Dataskyddsbeskrivningar

Registrets namn

Studenternas hälsovårdsstiftelses patientregister

SHVS har ett gemensamt register som omfattar alla våra serviceställen, inklusive våra samarbetspartners serviceställen. Dina patientuppgifter som har antecknats i det gemensamma registret på olika serviceställen får lämnas ut utan ditt samtycke, när du har en vårdrelation med den enhet som behöver uppgifterna. Du har också rätt att förbjuda att dina uppgifter lämnas ut inom det gemensamma registret.

Personuppgiftsansvarig och kontaktpersoner

Studenternas hälsovårdsstiftelse (SHVS), Tölögatan 37 A, 00260 Helsingfors.

Ansvarig person för registret

Chefsöverläkaren

Kontaktpersoner

SHVS dataskyddsansvariga Marjo Tipuri och Aleksi Schrey

Dataskyddsansvariga

E-postadress för frågor på allmän nivå angående ifrågavarande register: tietosuojavastaava(at)yths.fi

Skyddad kanal för kontakt med dataskyddsansvariga: Kontakt med dataskyddsansvariga

Syfte med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund

Behandlingen av uppgifter i patientregistret grundar sig på lagstadgad skyldighet att upprätthålla journalhandlingar. Vi behandlar personuppgifter endast för på förhand definierade användningsändamål. Dessa är:

• Planering och genomförande av undersökningar och vård av patienten: Vi erbjuder tjänster inom allmän hälsa, mental hälsa och oral hälsa för högskolestuderande. En del av våra tjänster genomförs genom köp från underleverantörer. Då förmedlar vi de uppgifter som behövs för vården till underleverantören. Med våra underleverantörer använder vi för tjänster inom allmän och mental hälsa fullmakt för köpta tjänster, varvid underleverantören lagrar anteckningar i patientdatasystemet direkt i SHVS register.
• Främjande av studerandes hälsa och planering av detta: Vi följer upp och främjar studerandes välbefinnande, hälsa och studieförmåga. Vi organiserar en elektronisk hälsoenkät för alla förstaårsstuderande i enlighet med hälso- och sjukvårdslagen (1326/2010). Dessutom ordnar vi individuella hälsoundersökningar enligt behov.
• Fakturering
• Tillsyn över den verksamhet som bedrivs av yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården
• Vetenskaplig forskningsverksamhet
• Tillsyn och statistikföring som grundar sig på lagstiftning inom hälso- och sjukvården: Vi har skyldighet att producera lagstadgade rapporter och statistik om vår verksamhet till tillsynsmyndigheter såsom Institutet för hälsa och välfärd.
• Statistikföring och planering av SHVS verksamhet: Vi utvecklar våra tjänster kontinuerligt. Vi utarbetar rapporter och enkäter som stöd för vårt beslutsfattande. Vi pseudonymiserar uppgifterna för statistikföring, dvs. vi avlägsnar sådan information med vilken uppgifterna skulle kunna kopplas till en enskild person.
• Operativ kvalitetskontroll: en del inkommande samtal för bedömning av vårdbehovet bandas.

Lagring av personuppgifter

Elektroniska uppgifter lagras enligt de lagstadgade lagringstiderna i SHVS patientdatasystem och elektroniska arkiv samt i det nationella Patientdataarkivet.

Pappersmaterial lagras enligt de lagstadgade lagringstiderna i SHVS patient- och kunduppgiftsarkiv.

Skydd av registeruppgifter och säkerställande av dataskydd

Skydd av informationsnät och datasystem, säkerställande av lokalsäkerhet, kontrollerat beviljande av åtkomsträttigheter och övervakning av användningen av informationssystem samt riskhantering.

Den ansvariga personen för registret, SHVS chefsläkare, ansvarar för skyddet, lagringen och förstöringen av uppgifterna.

På grund av kvalitetskontroll kan vi lagra samtalsuppgifter i tre månader. Vi informerar om lagringen i samband med telefonsamtalet.

Registrets informationsinnehåll

Vi samlar in personuppgifter om studerande (registrerade) som är nödvändiga för användningsändamålen i enlighet med lagstadgade skyldigheter. Vilka uppgifter som insamlas i olika situationer beror på användningsändamålet.

Alla uppgifter som förmedlas om den studerande av universitetet eller högskolan (för att kunna ordna hälsoundersökning under första studieåret):

• Namn och personbeteckning
• Kön
• Uppgifter om läroanstalt, matrikelnummer, typ av studierätt och när rätten har getts, uppgifter om närvaro (terminsanmälan, närvarande), läroanstalt, utbildningskod, studieort, studierättens ämnesområde

Dessutom uppgifter som den studerande har gett eller som identifierar den studerande samt tillstånd för utlämnande av uppgifter i MittKanta:

• Kontaktuppgifter, såsom adress, telefonnummer och e-postadress.
• Demografiska uppgifter, såsom ålder, kön, modersmål, kontaktspråk och hemland.
• Uppgifter som behövs för att erbjuda tillgänglig service, såsom funktionshinder och behov av tolk.
• Tillståndsuppgifter, såsom samtycke till användning av textmeddelande och påminnelser om mottagningstider, säkra meddelanden och blanketter i serviceportalen.
• Spärrmarkering
• Kontaktperson som utsetts av den studerande.
• Tidsboknings- och faktureringsuppgifter.
• Uppgifter om hälsotillståndet som är nödvändiga med tanke på vården, inklusive uppgifter som patienten har lämnat på elektroniska blanketter eller motsvarande.
• Uppgifter om informering, samtycken till och förbud mot utlämning av uppgifter som krävs av det nationella hälsoarkivet, dvs. Kanta-tjänsterna.
• Uppgifter om det land som ansvarar för sjukvårdskostnader
  • Lag om gränsöverskridande hälso- och sjukvård (finlex.fi)
  • Lag om ändring av lagen om gränsöverskridande hälso- och sjukvård (finlex.fi)

Uppgifter som härletts ur det ovan beskrivna:

• Med härledda uppgifter avses uppgifter som har härletts från den studerandes uppgifter, till exempel segmentering till en grupp användare av en viss typ av tjänster i statistikförings- och planeringssyfte.

Alla uppgifter som gäller hälsotillståndet utgör s.k. särskilda personuppgifter, vilket betyder att uppgifterna är känsliga. Vi fäster särskild uppmärksamhet vid skyddande av dessa uppgifter.

Vi ordnar patienthandlingarna i logiska helheter och följer myndigheternas föreskrifter när vi upprättar dem. På så sätt kan vi använda uppgifterna och vid behov överlåta dem till utomstående enligt villkoren som nämns i punkt 6, till exempel för fortsatt vård, utan att äventyra uppgifternas tillgänglighet, användbarhet, sekretess, enhetlighet och oföränderlighet.

Personuppgiftsbiträden

Uppgifterna kan behandlas endast av de personer i vars arbetsuppgifter behandlingen av dessa uppgifter ingår.

Regelmässiga informationskällor

Personuppgifterna har i huvudsak getts av studerandena själva i samband med bedömning av vårdbehovet eller en vårdsituation. Andra informationskällor är elektroniska blanketter (portalen) som den studerande har fyllt i själv eller andra utredningar som studerande har gett till stöd för bedömningen av vårdbehovet eller vården.

Vår personal antecknar också andra uppgifter som har uppkommit under undersökningar och vård. Vi lagrar också vårduppgifter som har uppkommit vid användning av underleverantörs­tjänster i vårt eget register.

Med den studerandes samtycke och i den omfattning som anges i tillståndet mottar vi uppgifter från andra verksamhetsenheter inom hälso- och sjukvården och Kanta-arkivet.

Vi tar emot ovannämnda uppgifter om demografi och läroanstalt från informationsresursen Virta, som är undervisnings- och kulturministeriets tjänst.

Regelmässig utlämning av uppgifter

Uppgifter överlåts inte regelmässigt till andra aktörer.

Uppgifter som gäller hälsotillståndet är sekretessbelagda. Utifrån den lagstiftning som reglerar användning, utlämnande och skydd av sådana uppgifter har vi utformat SHVS Anvisning för journalhandlingar, med vilken vi säkerställer enhetlig praxis vid hantering av patientuppgifter.

Vi överlåter uppgifter endast i följande fall:

• Vi kan överlåta en studerandes uppgifter till tredje part om den studerande har gett sitt samtycke till detta muntligt, skriftligt eller elektroniskt. Samtycke krävs för att uppgifter ska kunna lämnas ut till andra aktörer inom hälso- och sjukvården för ordnande av fortsatt vård. Angående köpta tjänster tolkas ett godkännande av tjänsten som ett samtycke till utlämning av uppgifter. Om en studerande till exempel på grund av sitt hälsotillstånd inte kan bedöma samtyckets betydelse får vi överlåta uppgifter med samtycke av den studerandes lagliga företrädare. För utlämning av uppgifter till försäkringsbolag krävs i en del fall ett skriftligt samtycke.
• Vi kan överlåta studerandes personuppgifter på det sätt som behöriga myndigheters eller andra aktörers krav förutsätter i enlighet med gällande lagstiftning.
• Vi kan överlåta uppgifter för vetenskaplig eller historisk forskning förutsatt att uppgifterna har omvandlats till en sådan form att den person som uppgifterna gäller inte kan identifieras ur dem eller med tillstånd av Institutet för hälsa och välfärd.
• För att utveckla vår verksamhet kan vi överlåta segmentuppgifter om studerande till våra samarbetspartner. Samarbetspartnerna får inte sammanfoga dessa uppgifter så att det blir möjligt att identifiera enskilda studerande.
• Vi överlåter uppgifter till myndigheter som upprätthåller nationella hälso- och sjukvårdsregister i den omfattning som behövs för registren enligt lagstiftningen. De register som avses ovan är till exempel:
  • vårdanmälningsregistret
  • Finlands cancerregister
  • läkemedelsbiverkningsregistret
  • vaccinbiverkningsregistret
  • registret över smittsamma sjukdomar.

Överföring av uppgifter utanför EU och EES

Vi överför inte uppgifter till länder utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Automatiskt beslutsfattande och profilering

Med profilering avses all automatisk behandling av personuppgifter där personuppgifter används för att bedöma, analysera eller förutspå drag som är förknippade med personens egenskaper, till exempel beteende eller hälsa. Vi profilerar inte studerande och använder inte automatiskt beslutsfattande för studerandes uppgifter.

Den registrerades rättigheter

• Mer information i avsnittet: Den registrerades rättigheter

Vi har förbundit oss till att motta studerandes begäran som gäller deras uppgifter och genomföra dem när de är berättigade. Vi behandlar begäran inom två månader och ger information om vilka åtgärder som vidtagits eller om att begäran avslagits. Nedan nämnda rättigheter kan användas för patientregistrets uppgifter.

Granskning av uppgifter

Studerande har rätt att få kopior på sina patientjournaler och kontrollera de personuppgifter som har samlats in om dem. Det enklaste sättet att granska sina patientuppgifter är via FPA:s tjänst MittKanta. I MittKanta finns uppgifter om allmän hälsa och mental hälsa från och med 30.6.2016 och uppgifter om oral hälsa från och med 21.12.2021. Om du vill ha äldre uppgifter ska du be om en kopia med vår webblankett eller personligen eller med patientregistrets blankett för begäran om granskning som riktas till SHVS serviceställe på din studieort. För överlåtelse av uppgifter krävs att den studerande identifieras, och därför måste uppgifter som ges ut enligt begäran per brev hämtas på servicestället, där den studerande ska kunna uppvisa ett identitetskort försett med fotografi. Begäran om kopior/användning av granskningsrätten är avgiftsfri en gång per år under studietiden och en gång efter utexamineringen, när vårdrelationen har upphört. Därefter debiterar vi enligt den gällande serviceavgiften.

Rättelse av inexakta och felaktiga uppgifter

Studerande har rätt att kräva att SHVS rättar inexakta eller felaktiga uppgifter som gäller dem själva. Vi är också skyldiga att rätta fel som vi observerar i personuppgifterna. På grund av hälso- och sjukvårdsområdets natur måste vi ibland fatta beslut med bristfälliga uppgifter. Därför kan vi rätta endast sådana uppgifter som är objektivt felaktiga utifrån de uppgifter som finns tillgängliga vid tidpunkten för anteckningen. Studerande har inte rätt att besluta vilka uppgifter som antecknas om dem. En begäran om rättelse kan riktas direkt till den person som har gjort anteckningen i samband med vårdkontakten. Om samförstånd inte nås kan den studerande lämna in en skriftlig begäran om rättelse antingen med en elektronisk blankett (identifiering med nätsbankskoder eller mobilcertifikat) eller vid SHVS serviceställe på studieorten (identitetsbevis ska uppvisas). Beslutet om genomförandet av begäran om rättelse fattas av SHVS regionala överläkare och vid behov i samråd med den regionala övertandläkaren. Vi ger en skriftlig motivering till avslag på begäran. Den rättade uppgiften rättas också i Kanta-arkivet.

Komplettering av bristfälliga uppgifter

Studerande har rätt att få bristfälliga personuppgifter kompletterade. Kontaktuppgifter och kontaktspråk kan uppdateras via webbtjänsten Self. Betydande brister i uppgifter om hälsotillståndet behandlas på samma sätt som vid rättelse av de uppgifter som beskrivs ovan.

Granskning av logguppgifter

Vi samlar in logguppgifter om användning och utlämning av uppgifter i patientregistret. Vi använder logguppgifter för att följa upp att patientuppgifterna används på korrekt sätt. Om en studerande misstänker att hens uppgifter missbrukas har hen rätt att begära en granskning av logguppgifterna. Begäran ska göras med vår webblankett eller med patientregistrets blankett för begäran om logguppgifter och riktas till SHVS serviceställe på studieorten (identitetsbevis ska uppvisas). Beslutet om genomförandet av begäran om logguppgifter fattas av SHVS regionala överläkare i samråd med dataskyddsansvariga. De två senaste åren granskas i loggen. Vid behov ger SHVS regionala överläkare eller regionala övertandläkare en redogörelse för granskningen, och den studerande har rätt att få en kopia av sina logguppgifter. Vi ger en skriftlig motivering till avslag på begäran.

Vissa allmänna rättigheter för registrerade, såsom radering av uppgifter, kan inte tillämpas på patientregisteruppgifter av lagstadgade orsaker.

Om uppgifter i patientregistret förstörs, skadas, försvinner, överlåts utan rättigheter till detta eller stjäls, informerar vi dataskyddsmyndigheten om saken utan dröjsmål, senast inom 72 timmar. Om det är sannolikt att detta medför skadliga konsekvenser för studerande informerar vi också dem om personuppgiftsincidenten.

Den registrerades rätt att framföra klagomål till tillsynsmyndigheten

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till Dataombudsmannens byrå angående behandling av personuppgifter.

Mer information finns i dataombudsmannens anvisningar.

När den personuppgiftsansvarige behandlar personuppgifter ska den vidta ändamålsenliga åtgärder för att tillgodose den registrerades rätt till integritetsskydd. Den personuppgifts­ansvarige ska också underlätta utövandet av den registrerades rättigheter.

Enligt dataskyddsförordningen har en registrerad rätt att:

• få information om behandlingen av egna personuppgifter
• få tillgång till sina uppgifter
• begära rättelse av sina uppgifter
• granska sina uppgifter.

Inom social- och hälsovården regleras behandlingen av personuppgifter också i nationell allmän lagstiftning och speciallagstiftning.

Vi har förbundit oss till att motta studerandes begäran som gäller deras uppgifter och genomföra dem när de är berättigade. Vi behandlar begäran inom två månader och ger information om vilka åtgärder som vidtagits eller om att begäran avslagits. Nedan nämnda rättigheter kan användas för patientregistrets uppgifter.

Granskning av uppgifter

Studerande har rätt att få kopior på den personuppgiftsansvariges anteckningar i deras patientjournaler och kontrollera de personuppgifter som har samlats in om dem. Det enklaste sättet att granska sina patientuppgifter är via FPA:s tjänst MittKanta. I MittKanta finns uppgifter om allmän hälsa och mental hälsa från och med 30.6.2016 och uppgifter om oral hälsa från och med 21.12.2021. Om du vill ha äldre uppgifter ska du be om en kopia med vår webblankett eller personligen eller med patientregistrets blankett för begäran om granskning som riktas till SHVS serviceställe på din studieort. För överlåtelse av uppgifter krävs att den studerande identifieras, och därför måste uppgifter som ges ut enligt begäran per brev hämtas på servicestället, där den studerande ska kunna uppvisa ett identitetskort försett med fotografi. Begäran om kopior/användning av granskningsrätten är avgiftsfri en gång per år under studietiden och en gång efter utexamineringen, när vårdrelationen har upphört. Därefter debiterar vi enligt den gällande serviceavgiften.

Rättelse av inexakta och felaktiga uppgifter

Studerande har rätt att kräva att SHVS rättar inexakta eller felaktiga uppgifter som gäller dem själva. Vi är också skyldiga att rätta fel som vi observerar i personuppgifterna. På grund av hälso- och sjukvårdsområdets natur måste vi ibland fatta beslut med bristfälliga uppgifter. Därför kan vi rätta endast sådana uppgifter som är objektivt felaktiga utifrån de uppgifter som finns tillgängliga vid tidpunkten för anteckningen. Studerande har inte rätt att besluta vilka uppgifter som antecknas om dem. En begäran om rättelse kan riktas direkt till den person som har gjort anteckningen i samband med vårdkontakten. Om samförstånd inte nås eller det inte längre finns en vårdrelation till den ifrågavarande anställda kan den studerande lämna in en skriftlig begäran om rättelse antingen med en elektronisk blankett (identifiering med nätsbankskoder eller mobilcertifikat) eller vid SHVS serviceställe på studieorten (identitetsbevis ska uppvisas). Beslutet om genomförandet av begäran om rättelse fattas av SHVS regionala överläkare och vid behov i samråd med den regionala övertandläkaren. Vi ger en skriftlig motivering till avslag på begäran. Den rättade uppgiften rättas också i Kanta-arkivet.

Komplettering av bristfälliga uppgifter

Studerande har rätt att få bristfälliga personuppgifter kompletterade. Kontaktuppgifter och kontaktspråk kan uppdateras via webbtjänsten Self. Betydande brister i uppgifter om hälsotillståndet behandlas på samma sätt som vid rättelse av de uppgifter som beskrivs ovan.

Granskning av logguppgifter

Vi samlar in logguppgifter om användning och utlämning av uppgifter i patientregistret. Vi använder logguppgifter för att följa upp att patientuppgifterna används på korrekt sätt. Om en studerande misstänker att hens uppgifter missbrukas har hen rätt att begära en granskning av logguppgifterna. Begäran ska göras med vår webblankett eller med patientregistrets blankett för begäran om logguppgifter och riktas till SHVS serviceställe på studieorten (den registrerade ska uppvisa identitetsbevis). Beslutet om genomförandet av begäran om logguppgifter fattas av SHVS regionala överläkare i samråd dataskyddsansvariga. Logguppgifterna från de två senaste åren granskas. Vid behov ger dataskyddsansvariga en redogörelse för granskningen, och den studerande har rätt att få en kopia av sina logguppgifter. Vi ger en skriftlig motivering till avslag på begäran.

Annat att observera

Vissa allmänna rättigheter för registrerade, såsom radering av uppgifter, kan inte tillämpas på patientregisteruppgifter av lagstadgade orsaker.

Om uppgifter i patientregistret förstörs, skadas, försvinner, överlåts utan rättigheter till detta eller stjäls, informerar vi dataskyddsmyndigheten om saken utan dröjsmål, senast inom 72 timmar. Om det är sannolikt att detta medför skadliga konsekvenser för studerande informerar vi också dem om personuppgiftsincidenten.

Den registrerades rätt att framföra klagomål till tillsynsmyndigheten

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till Dataombudsmannens byrå angående behandling av personuppgifter. Mer information finns i dataombudsmannens anvisningar.

Registrets namn

Register för elektroniska tjänster

Personuppgiftsansvarig och kontaktpersoner

Studenternas hälsovårdsstiftelse (SHVS), Tölögatan 37 A, 00260 Helsingfors.

Kontaktpersoner:

Dataskyddsansvariga Marjo Tipuri och Aleksi Schrey

Dataskyddsansvariga

E-postadress för frågor på allmän nivå angående ifrågavarande register: tietosuojavastaava(at)yths.fi

Skyddad kanal för kontakt med dataskyddsansvariga: Kontakt med dataskyddsansvariga

Syfte med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att erbjuda studerande personlig vägledning om vård och tjänster samt hälsoinformation. Den studerande kan efter stark autentisering lagra egna uppgifter, kommunicera med yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården och ta emot meddelanden om tjänsterna.

Registeruppgifter kan överföras till ett separat patientdatasystem, varvid behandlingen av personuppgifter grundar sig på en kundrelation inom social- och hälsovården, som regleras av hälso- och sjukvårdslagstiftningen.

I de elektroniska tjänsterna administreras uppgifter som den studerande har antecknat om sig själv.

De statistikuppgifter som uppkommer vid användningen av de elektroniska tjänsterna kan användas för utveckling av tjänsterna, statistikföring, rapportering samt insamling av respons.

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på ett samtycke som den registrerade har gett.

Lagringstid för personuppgifter

Lagringstiden för uppgifterna motsvarar lagringstiden för patientuppgifter.

Registrets informationsinnehåll

Webbtjänsten Self

Studerande kan lagra följande uppgifter i SHVS register för elektroniska tjänster. De personuppgifter som antecknas i webbtjänsten Self överförs automatiskt till patientdata­systemet, uppgifter på blanketter överförs av en yrkesutbildad person:

• Den studerandes identifierings- och kontaktuppgifter (personbeteckning, förnamn, efternamn, adress, hemkommun, telefonnummer, e-postadress)
• Samtycken och förbud gällande påminnelser om tidsbokningar
• Uppgifter som studerande lagrar (blanketter)

SelfChat

Via tjänsterna uppkommer inte en sådan vårdrelation eller patientuppgifter som avses i lagen om patientens ställning och rättigheter (785/1992), förutom i tjänster då den som svarar är en yrkesutbildad person inom hälso- och sjukvården som behandlar ett ärende relaterat till hälsan.

Personuppgiftsbiträden

Uppgifterna kan behandlas endast av de personer i vars arbetsuppgifter behandlingen av dessa uppgifter ingår.

Regelmässiga informationskällor

Uppgifter av den studerande själv.

Regelmässig utlämning av uppgifter

Vi lämnar inte ut dina uppgifter regelmässigt. Uppgifter kan lämnas ut endast med den registrerades uttryckliga samtycke eller till myndigheter som har lagstadgad rätt till uppgifterna.

Överföring av uppgifter utanför EU och EES

Vi överför inte uppgifter till länder utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Skydd av registeruppgifter och säkerställande av dataskydd

Användning av de elektroniska tjänsterna kräver stark autentisering. För detta används Suomi.fi-identifiering, som är ett webbaserat identifieringssystem för medborgarna.

SHVS personal kan använda de delar av tjänsterna som är avsedda för personalen enligt sina arbetsuppgifter via patientdatasystemet. Användarrättigheter och identifiering krävs av dem enligt praxis för behörighetshantering.

Applikationens register finns i en datasäker miljö hos SHVS tjänsteproducent. Datakommunikationen mellan den som använder elektroniska tjänster och tjänsterna är krypterad.

Den ansvariga personen för registret ansvarar för skyddet, lagringen och förstöringen av uppgifterna.

Automatiskt beslutsfattande och profilering

Med profilering avses all automatisk behandling av personuppgifter där personuppgifter används för att bedöma, analysera eller förutspå drag som är förknippade med personens egenskaper, till exempel beteende eller hälsa. Vi profilerar inte studerande och använder inte automatiskt beslutsfattande för studerandes uppgifter.

Den registrerades rättigheter

Vi har förbundit oss till att motta studerandes begäran som gäller deras uppgifter och genomföra dem när de är berättigade. Vi behandlar begäran inom två månader och ger information om vilka åtgärder som vidtagits eller om att begäran avslagits.

• Se Den registrerades rättigheter.

Den registrerades rätt att framföra klagomål till tillsynsmyndigheten

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till Dataombudsmannens byrå angående behandling av personuppgifter. Mer information finns i Dataombudsmannens anvisningar.

Registrets namn

Gränsöverskridande hälso- och sjukvård

Personuppgiftsansvarig och kontaktpersoner

Studenternas hälsovårdsstiftelse (SHVS), Tölögatan 37 A, 00260 Helsingfors.

Kontaktpersoner: Dataskyddsansvariga Marjo Tipuri och Aleksi Schrey

Dataskyddsansvariga

E-postadress för frågor på allmän nivå angående ifrågavarande register: tietosuojavastaava(at)yths.fi

Skyddad kanal för kontakt med dataskyddsansvariga: Kontakt med dataskyddsansvariga

Syfte med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund

Behandlingen av uppgifter grundar sig på lagen om gränsöverskridande hälso- och sjukvård:

• Lag om gränsöverskridande hälso- och sjukvård (finlex.fi)
• Lag om ändring av lagen om gränsöverskridande hälso- och sjukvård (finlex.fi)

Lagringstid för personuppgifter

Uppgifter för fakturering och om det land som ersätter kostnader lagras på samma sätt som andra uppgifter i patientregistret.

Kopior av de europeiska sjukförsäkringskorten och passen lagras datasäkert för fakturerings­ändamål, och uppgifterna raderas senast 12 månader efter den månad då kortets giltighetstid gått ut.

Registrets informationsinnehåll

Om ett annat EU- eller EES-land, Schweiz, Storbritannien eller Nordirland ansvarar för din sociala trygghet behövs ett europeiskt sjukförsäkringskort (ett EHIC-kort eller GHIC-kort eller ett motsvarande provisoriskt intyg) som grund för ersättning av studerandehälsovårdens kostnader när du använder SHVS tjänster, och för faktureringen behövs en kopia av ditt sjukförsäkringskort. För studerande från de nordiska länderna duger också pass eller identitetskort som dokument för ersättning av sjukvårdskostnader.

Personuppgiftsbiträden

Uppgifterna kan behandlas endast av de personer i vars arbetsuppgifter behandlingen av dessa uppgifter ingår.

Regelmässiga informationskällor

Uppgifter fås av den studerande själv.

Regelmässig utlämning av uppgifter

En kopia av det europeiska sjukförsäkringskortet (eller EHIC-kortet eller GHIC-kortet eller motsvarande provisoriska intyg) lämnas regelmässigt till FPA i samband med faktureringen.

Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Vi överför inte dina uppgifter till länder utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Automatiskt beslutsfattande och profilering

Med profilering avses all automatisk behandling av personuppgifter där personuppgifter används för att bedöma, analysera eller förutspå drag som är förknippade med personens egenskaper, till exempel beteende eller hälsa. Vi profilerar inte studerande och använder inte automatiskt beslutsfattande för studerandes uppgifter.

Den registrerades rättigheter

Vi har förbundit oss till att motta studerandes begäran som gäller deras uppgifter och genomföra dem när de är berättigade.

Du kan kontakta SHVS dataskyddsansvariga med en webblankett.

Registrets namn

SHVS hälsoenkät i samband med inspektioner av studiemiljön

Personuppgiftsansvarig och kontaktpersoner

Studenternas hälsovårdsstiftelse (SHVS), Tölögatan 37 A, 00260 Helsingfors.

Dataskyddsansvariga

E-postadress för frågor på allmän nivå angående ifrågavarande register: tietosuojavastaava(at)yths.fi

Skyddad kanal för kontakt med dataskyddsansvariga: Kontakt med dataskyddsansvariga

Syfte med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund

Svaren från hälsoenkäten används i samband med inspektioner av studiemiljön (OPY) för att beskriva hälsotillståndet hos de studerande vid det objekt som inspekteras. Svarspersonen får automatiserad respons på enkäten.

Personuppgiftsbiträden

Åtkomsten till uppgifter är skyddad med användarspecifika användarnamn, lösenord och behörigheter. Endast anställda hos tjänsteleverantören som behöver dessa uppgifter för att producera tjänster inom studerandehälsovården har användarrättigheter till informationssystemen. Till varje användare beviljas användarrättigheter som är tillräckliga för att kunna sköta uppgiften men samtidigt så begränsade som möjligt.

Den systemansvariges rättigheter innehas dessutom endast av de personer hos informationssystemets leverantör (Movendos Oy) som behöver åtkomst till registreringar för att säkerställa korrekt funktion i systemet.

Systemet lagrar logguppgifter för användare av enkätuppgifter om vem som har laddat ner uppgifter. Dessutom samlar loggen in uppgifter om vilka uppgifter som har laddats ner och när de har laddats ner.

Regelmässiga informationskällor

Uppgifterna i hälsoenkäten samlas in av studerandena själva utifrån enkätsvaren.

Hur behandlas och lagras dina uppgifter?

De svarsuppgifter som du ger i hälsoenkäten lagras i ett skyddat och konfidentiellt informationssystem som upprätthålls av Movendos Oy. I utvecklandet av systemet följer vi upp och iakttar alla lagar och bestämmelser inom branschen samt lagar som reglerar användningen av personuppgifter.

Vi har sörjt för att informationssystemet uppfyller de krav som ställs på datasäkerhet och dataskydd.

Regelmässig utlämning av uppgifter

Hälsoenkätens uppgifter lagras inom EU/EES-området. En allmän rapport om enkätuppgifterna sammanställs när antalet svarspersoner är minst 100/enkät eller 10 % av dem som har fått enkäten. Individuella enkätsvar avlägsnas när OPY-granskningen har utförts. Rapportuppgifterna ingår i OPY-granskningsberättelsen.

SHVS kan dock lämna ut uppgifter för forskningsändamål, men de överlåts alltid i en sådan form att ingen svarsperson kan identifieras.

Överföring av uppgifter utanför EU och EES

Vi överför inte dina uppgifter till länder utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Automatiskt beslutsfattande och profilering

Med profilering avses all automatisk behandling av personuppgifter där personuppgifter används för att bedöma, analysera eller förutspå drag som är förknippade med personens egenskaper, till exempel beteende eller hälsa. Vi profilerar inte studerande och använder inte automatiskt beslutsfattande för studerandes uppgifter.

Den registrerades rättigheter

Frågor om användningen av uppgifter och datasäkerheten kan skickas till dataskyddsansvariga.

Den personuppgiftsansvarige är Studenternas hälsovårdsstiftelse (SHVS), Tölögatan 37 A, 00260 Helsingfors.

Du kan kontakta SHVS dataskyddsansvariga med en webblankett.

Den registrerades rätt att framföra klagomål till tillsynsmyndigheten

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till Dataombudsmannens byrå angående behandling av personuppgifter.

Mer information finns i dataombudsmannens anvisningar.

Vi använder personuppgifter för produktion av hälso- och sjukvårdstjänster, lagstadgad övervakning och statistikföring, statistikföring och planering av vår verksamhet samt genomförande och möjliggörande av forskning.

• Lag om sekundär användning av personuppgifter inom social- och hälsovården (finlex.fi)

Vi bedriver vetenskaplig forskning om högskolestuderandes hälsa, hälsobeteende, levnads­vanor, studiemiljö och hälsotjänster. Vi har också forskningssamarbete med utomstående forskare och forskningsinstitut. Vid användning av patientuppgifter för forskning krävs alltid tillstånd av myndigheter. Vi lämnar ut uppgifter till utomstående forskning endast med tillstånd av dig och Institutet för hälsa och välfärd (THL).

Ombesörjande av dataskyddet är en förutsättning för lyckad vetenskaplig forskning som säkerställer de undersöktas förtroende. Det är viktigt att behandlingen av personuppgifter planeras för uppgiftens hela livscykel innan behandlingen inleds.

• Besök också sidan på Dataombudsmannens byrås webbplats Vetenskaplig forskning och dataskydd (tietosuoja.fi)

Den som utför forskningen ansvarar för upprättandet av en dataskyddsbeskrivning, behandlingen av personuppgifter och att de registrerades rättigheter uppfylls.

Dataskyddsansvariga

E-postadress för frågor på allmän nivå angående ifrågavarande register: tietosuojavastaava(at)yths.fi

Skyddad kanal för kontakt med dataskyddsansvariga:

Kontakt med dataskyddsansvariga

Den registrerades rätt att framföra klagomål till tillsynsmyndigheten

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till Dataombudsmannens byrå angående behandling av personuppgifter.

Mer information finns i dataombudsmannens anvisningar.

Registrets namn

Webbseminarier

Dataskyddsansvariga

Kontakt: Kontakt med dataskyddsansvariga

Syfte med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund

Personuppgifter används för att genomföra de praktiska arrangemangen för webbseminariet. Registret bildas av personuppgifter om de som har anmält sig till och deltagit i webbseminarier som ordnas av SHVS.

Behandlingen av uppgifter grundar sig på personens samtycke.

Lagringstid för personuppgifter

Uppgifterna lagras högst tre månader efter evenemanget.

Registrets informationsinnehåll

Namn, e-post, organisation, ort.

Regelmässiga informationskällor

Personer som har anmält sig till och deltagit i webbseminariet.

Regelmässig utlämning av uppgifter

Vi lämnar inte ut uppgifter för andra ändamål.

Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Vi överför inte uppgifter utanför EU och EES

Automatiskt beslutsfattande och profilering

Med profilering avses all automatisk behandling av personuppgifter där personuppgifter används för att bedöma, analysera eller förutspå drag som är förknippade med personens egenskaper, till exempel beteende eller hälsa. Vi profilerar inte studerande och använder inte automatiskt beslutsfattande för studerandes uppgifter.

Den registrerades rättigheter

Den registrerade kan när som helst annullera sin anmälan.

Den registrerade har rätt att:

• granska vilka personuppgifter som har lagrats om den registrerade i registret
• få en felaktig personuppgift korrigerad
• få sina uppgifter raderade från registret
• begränsa behandlingen av uppgifter
• överföra uppgifter från ett system till ett annat.

Den registrerades rätt att framföra klagomål till tillsynsmyndigheten

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till Dataombudsmannens byrå angående behandling av personuppgifter.

Mer information finns i dataombudsmannens anvisningar.

Registrets namn

Främjande av studerandes hälsa och planering av detta

Dataskyddsansvariga

Kontakt: Kontakt med dataskyddsansvariga

Syfte med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund

Vi utvecklar och använder digitala tjänster för att främja studerandes hälsa och välbefinnande. Genom att ta i bruk tjänsten/applikationen godkänner användaren behandlingen av personuppgifter.

Lagringstid för personuppgifter

När du har slutat använda tjänsten lagras de uppgifter som du har sparat i två år.

Registrets informationsinnehåll

I hälsotjänsterna kan vi i identifieringslösningarna använda personbeteckning och demografiska uppgifter samt uppgifter om studierna. Vi lagrar endast nödvändiga uppgifter för inriktning av tjänsten. I tjänsterna/applikationerna lagras dessutom enkätsvar och egna mätningsuppgifter som användaren själv har matat in. De uppgifter som kunden har sparat används för inriktning av digitala hälso- och välmåendetjänster.

Regelmässiga informationskällor

Av studerande själva.

Regelmässig utlämning av uppgifter

Vi lämnar inte ut dina uppgifter för andra ändamål.

Överföring av uppgifter utanför EU och EES

Vi överför inte uppgifter utanför EU eller EES-området.

Principer för skydd av registret

Uppgifternas konfidentialitet säkerställs genom stark autentisering i tjänsten. Identifikationsuppgifterna förmedlas från patientregistret via ett gränssnitt, och de bearbetas inte i en separat applikation.

Automatiskt beslutsfattande och profilering

Med profilering avses all automatisk behandling av personuppgifter där personuppgifter används för att bedöma, analysera eller förutspå drag som är förknippade med personens egenskaper, till exempel beteende eller hälsa. Vi profilerar inte studerande och använder inte automatiskt beslutsfattande för studerandes uppgifter.

Den registrerades rättigheter

Den registrerades rätt till radering av uppgifter, begränsning av behandlingen av uppgifter samt rätt att invända mot behandling av uppgifter genomförs genom att förstöra det ifrågavarande användarkontot. Vid behov kan uppgifterna raderas tidigare på separat begäran av användaren.

Den registrerades rättigheter

Den registrerades rätt till radering av uppgifter, begränsning av behandlingen av uppgifter samt rätt att invända mot behandling av uppgifter genomförs genom att förstöra det ifrågavarande användarkontot. Vid behov kan uppgifterna raderas tidigare på separat begäran av användaren.

Den registrerades rätt att framföra klagomål till tillsynsmyndigheten

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till Dataombudsmannens byrå angående behandling av personuppgifter.

Mer information finns i dataombudsmannens anvisningar.

Personuppgiftsansvarig och kontaktpersoner

Studenternas hälsovårdsstiftelse (SHVS), Tölögatan 37 A, 00260 Helsingfors.

Dataskyddsansvariga

Kontakt med dataskyddsansvariga

Syfte med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund

Fakturering (fakturor för uteblivna besök som inte har annullerats)

Information om fakturering gällande studerande från EU- och EES-länder finns på Gränsöverskridande hälso- och sjukvård

Lagringstid för personuppgifter

Lagringstiden för personuppgifter angående fakturering är sex år.

Registrets informationsinnehåll

Personens namn, personbeteckning, kontaktuppgifter

Personuppgiftsbiträden

Uppgifterna kan behandlas endast av de personer i vars arbetsuppgifter behandlingen av dessa uppgifter ingår.

Regelmässiga informationskällor

Uppgifter angående fakturering förmedlas från patientdatasystemet till faktureringsprogrammet.

Regelmässig utlämning av uppgifter

Angående obetalade fakturor överförs faktureringsuppgifterna till en indrivningsbyrå.

Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Vi överför inte uppgifter utanför EU eller EES-området.

Automatiskt beslutsfattande och profilering

Med profilering avses all automatisk behandling av personuppgifter där personuppgifter används för att bedöma, analysera eller förutspå drag som är förknippade med personens egenskaper, till exempel beteende eller hälsa. Vi profilerar inte studerande och använder inte automatiskt beslutsfattande för studerandes uppgifter.

Den registrerades rättigheter

Rättelse av fakturor via en blankett i webbtjänsten Self eller vid serviceställena.

Den registrerades rätt att framföra klagomål till tillsynsmyndigheten

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till Dataombudsmannens byrå angående behandling av personuppgifter.

Mer information finns i dataombudsmannens anvisningar.