Hoppa till verktygsfältet

DATASKYDDSBESKRIVNING FÖR SHVS

Registrets namn: Studenternas hälsovårdsstiftelses patientregister

Dataskyddsbeskrivningen har utarbetats: 1.5.2018

Dataskyddsbeskrivningen har uppdaterats: 16.12.2019

Uppdaterare: dataskyddsansvariga Marjo Tipuri, chefsöverläkare Päivi Metsäniemi

Versionsnummer: 1.01

SAMMANFATTNING AV DATASKYDDSBESKRIVNINGEN

  • Vi har förbundit oss att skydda integriteten av studerande som omfattas av våra tjänster. Ditt förtroende är ytterst viktigt för oss.
  • Vi använder personuppgifter för producering av hälso- och sjukvårdstjänster, lagstadgad övervakning och statistikföring, statistikföring och planering av vår verksamhet samt genomförande och möjliggörande av forskning.
  • Uppgifterna vi behandlar härstammar från studerandena själva, vår personals iakttagelser och läroanstalter eller har härletts från dessa.
  • Vi erbjuder studerandena nödvändiga möjligheter att påverka behandlingen av sina uppgifter. I avsnitt 8 hittar du en lista över dina rättigheter. Du hittar formulär till exempel för begäran om kopior på dina patientjournaler och begäran om rättelse på yths.fi/sv sidan.

DATASKYDDSBESKRIVNINGENS INNEHÅLL

SHVS har förbundit sig att skydda högskolestuderandes integritet enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679), patientlagen (1992/785), lagen om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården (2007/159) och övrig tillämplig lagstiftning.

Registerförare är Studenternas hälsovårdsstiftelse (SHVS), Tölögatan 37 A, 00260 Helsingfors.

SHVS dataskyddsansvariga är Marjo Tipuri som nås med ett webbformulär. Till henne kan du vända dig i alla frågor som gäller behandling av uppgifter och denna dataskyddsbeskrivning.

Skicka inte konfidentiell information som gäller ditt hälsotillstånd eller din behandling per e-post.

Behandlingen av uppgifter i patientregistret baserar sig på det lagstadgade kravet att upprätthålla patientdokument. Vi behandlar personuppgifter endast för på förhand definierade användningsändamål. Dessa är:
• Planering och genomförande av undersökningar och behandling av patienten: Vi erbjuder tjänster inom allmän hälsa, mental hälsa och oral hälsa för universitets- och högskolestuderande.
• Främjande av studerandes hälsa och planering av detta: Vi uppföljer och främjar studerandes välbefinnande, hälsa och studieförmåga. Vi organiserar en elektronisk hälsoenkät för alla förstaårsstuderande. Dessutom ordnar vi individuella hälsokontroller enligt behov.
• Övervakning och statistikföring som grundar sig på hälsovårdslagstiftning. Vi har skyldighet att producera lagstadgade rapporter och statistik om vår verksamhet för övervakande myndigheter såsom Institutet för hälsa och välfärd.
• Statistikföring och planering av SHVS verksamhet: Vi utvecklar våra tjänster kontinuerligt. Vi skapar rapporter och enkäter som stöd för vårt beslutsfattande.
• Fakturering av patientavgifter: För en liten del av våra tjänster debiterar vi besöksavgifter. Dessutom debiterar vi avgifter för vissa läkarutlåtanden och bokade tider som varken använts eller avbokats.
• Forskning: Vi producerar forskning om universitetsstuderandes hälsa, hälsobeteende, levnadsvanor, studiemiljö och hälsotjänster. Vi gör också forskningssamarbete med externa forskare och forskningsinstitut. Användning av patientuppgifter för forskning kräver alltid myndighetstillstånd. För extern forskning överlåter vi uppgifter endast med tillstånd från dig eller Institutet för hälsa och välfärd (THL).

Vi insamlar personuppgifter om studerande som är nödvändiga för användningsändamålen som beskrivs i avsnitt 2 av denna dataskyddsbeskrivning. Vilka uppgifter som insamlas i olika situationer beror på användningsändamålet.

Uppgifter som en studerande gett eller som identifierar den studerande:
• Namn och personbeteckning.
• Kontaktuppgifter, såsom adress, telefonnummer och e-postadress.
• Demografiska uppgifter, såsom ålder, kön, modersmål, kontaktspråk och hemland.
• Läroanstaltuppgifter, såsom högskola, studieort, studieprogram, studieområde, studiernas inledningsår och betalning av hälsovårdsavgiften (rätt att anlita SHVS tjänster).
• Uppgifter som behövs för att erbjuda obehindrad service, såsom rörelsebegränsningar och behov av tolk.
• Tillståndsuppgifter, såsom samtycke till användning av textmeddelande och påminnelser om mottagningstider, säkra meddelanden och formulär i serviceportalen.
• Säkerhetsförbud
• Kontaktperson som utsetts av den studerande.
• Tidsbeställnings- och faktureringsuppgifter.
• Uppgifter om hälsotillståndet som är nödvändiga för behandlingen.
• Uppgifter om informering, samtycke och förbud som krävs av Nationella hälsoarkivets Kanta-tjänster.
Uppgifter som härletts ur det ovan beskrivna:
• Härledda uppgifter avser uppgifter som härletts från den studerandes uppgifter, t.ex. segmentering till en grupp av användare av en viss typs tjänster i statistikförings- och planeringssyfte.

Alla uppgifter som gäller hälsotillståndet utgör s.k. särskilda personuppgifter, vilket betyder att uppgifterna är känsliga. Vi fäster särskild uppmärksamhet vid skyddande av dessa uppgifter.

Vi ordnar patientdokument i logiska helheter och följer myndigheternas krav när vi skapar dem. På detta sätt kan vi använda uppgifterna och vid behov överlåta dem till externa parter enligt villkoren som nämns i punkt 6 t.ex. för fortsatt behandling utan att äventyra uppgifternas tillgänglighet, användbarhet, sekretess, enhetlighet och oföränderlighet.

Personuppgifterna har främst getts av studerandena själva i samband med bedömning av vårdbehovet och behandling.
Vår personal antecknar också andra uppgifter som uppstått i samband med framskridande av undersökningarna och behandlingen. I vårt register sparar vi också behandlingsuppgifter som uppstått i underleverantörtjänster.

Med den studerandes samtycke och i den utsträckning det angivna tillståndet tillåter mottar vi uppgifter från andra verksamhetsenheter inom hälso- och sjukvården och Kanta-arkivet.

Vi mottar ovannämnda demografiska och läroanstaltuppgifter från Virta-databasen som sköts av utbildnings- och kulturministeriet.

Vår personal har tystnadsplikt och behandlar personuppgifter endast i den utsträckning som deras arbetsuppgifter kräver. Behandling av uppgifter som gäller hälsotillståndet kräver ett vårdförhållande eller någon annan orsak till behandlingen av uppgifter. I vissa situationer kan vi externalisera behandlingen av personuppgifter till tredje parter. Då säkerställer vi med avtalsarrangemang att uppgifterna behandlas enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning och övrig tillämplig lagstiftning och i övrigt på lämpligt sätt.

Vi överför inte uppgifter utanför EU eller EES om det inte är obligatoriskt t.ex. på grund av serverns läge. Om vi överför uppgifter utanför EU eller EES, ser vi till att skyddet av personuppgifter har en tillräcklig nivå bland annat genom att avtala om frågor som gäller personuppgifters konfidentialitet och behandling på det sätt som lagstiftningen kräver, t.ex. genom att använda standardsavtalsfraser som godkänts av Europeiska kommissionen, och i övrigt så att behandlingen av personuppgifterna sker enligt denna dataskyddsbeskrivning. Vi överför inte uppgifter till internationella organisationer.

Uppgifter som gäller hälsotillståndet är konfidentiella. På basis av den lagstiftning som reglerar användning, överlåtelse och skyddande av dem har vi formulerat SHVS patientdokumentanvisning som garanterar enhetlig praxis vid hantering av patientuppgifter. Vi säljer aldrig och hyr aldrig ut några personuppgifter.

Vi överlåter dem endast i följande fall:
• Vi kan överlåta en studerandes uppgifter till tredje parter om den studerande har samtycket till detta muntligt, skriftligt eller elektroniskt. Samtycke krävs för att uppgifter ska kunna överlåtas till andra aktörer inom hälso- och sjukvården för ordnande av fortsatt vård. Om en studerande t.ex. på grund av sitt hälsotillstånd inte kan bedöma samtyckets betydelse, får vi överlåta uppgifter med samtycke från personens juridiska representant. Överlåtelse av uppgifter till försäkringsbolag kräver i vissa fall ett skriftligt samtycke.
• Vi kan överlåta studerandes personuppgifter på det sätt som behöriga myndigheters eller andra parters krav förutsätter enligt gällande lagstiftning.
• Vi kan överlåta uppgifter för vetenskaplig eller historisk forskning förutsatt att uppgifterna har omvandlats till en sådan form att den person uppgifterna gäller inte kan identifieras ur dem eller med tillstånd från Institutet för hälsa och välfärd.
• För att utveckla vår verksamhet kan vi överlåta segmentuppgifter om studerande till våra samarbetsparter. Samarbetsparterna får inte koppla ihop dessa uppgifter så att det blir möjligt att identifiera den studerande.
• Vi överlåter uppgifter till myndigheter som upprätthåller nationella hälso- och sjukvårdsregister i den utsträckning registren i fråga kräver enligt lagstiftning. De här avsedda registren omfattar t.ex.:
o vårdanmälningsregistret
o cancerregistret
o läkemedelsbiverkningsregistret
o vaccinbiverkningsregistret
o registret över smittsamma sjukdomar

Vi sparar personuppgifter endast så länge det är nödvändigt enligt gällande lagstiftning för att genomföra ändamålen som nämnts ovan i avsnitt 2.

Lagringstiden för patientuppgifter regleras i förordningen om journalhandlingar (2009/298). Vanligen är lagringstiden 12 år efter patientens död eller 120 år från födseln. När lagringstiden gått ut förstör vi uppgifterna. Om vi behöver uppgifter t.ex. för statistikföring, pseudoanonymiserar vi uppgifterna, d.v.s. avlägsnar sådana uppgifter som kan koppla uppgifterna till en enskild person.

Vi har förbundit oss till att motta studerandes begäran som gäller deras uppgifter och genomföra dem när de är berättigade. Vi behandlar begäran inom en månad och ger information om vilka åtgärder som vidtagits, eller information om att begäran avslagits. Nedan nämnda rättigheter kan användas på patientregistrets uppgifter.

Granskning av uppgifter

Studerande har rätt att få kopior på sina sjukjournaler och kontrollera personuppgifterna som insamlats om dem. Enklast kan du granska dina patientuppgifter via Fpa:s tjänst Mina Kanta-sidor. Tjänsten Mina Kanta-sidor innehåller uppgifter om allmän hälsa och mental hälsa fr.o.m. 30.6.2018. Uppgifter om oral hälsa börjar vi överföra till Kanta vid en tidpunkt som meddelas senare. Om du vill ha äldre uppgifter ska du be om en kopia med vårt webbformulär eller personligen eller med patientregistrets formulär för begäran om granskning som riktas till SHVS serviceställe på din studieort. Överlåtelse av uppgifter kräver att den studerande identifieras, så uppgifter som ges ut på basis av begäran per brev måste hämtas från servicestället. Begäran om kopior/användning av granskningsrätten är avgiftsfri en gång om året, separat för uppgifter om oral hälsa samt allmän och mental hälsa.

Rättelse av inexakta och felaktiga uppgifter

Studerande har rätt att kräva att SHVS rättar inexakta eller felaktiga uppgifter om sig själv. Också vi har skyldighet att rätta fel vi märker i personuppgifter. På grund av hälso- och sjukvårdsbranschens natur måste vi ibland fatta beslut med bristfälliga uppgifter. Därför kan vi endast rätta sådana uppgifter som är objektivt felaktiga på basis de uppgifter som finns tillgängliga vid registreringstidpunkten. Studerande har inte rätt att besluta, vilka uppgifter som registreras om dem. En begäran om rättelse kan i samband med en vårdkontakt riktas direkt till personen som fört in anteckningen. Om samförstånd inte nås, kan den studerande lämna in en skriftlig begäran om rättelse elektronisk (autentisering med nätsbankskoder eller mobilcertifikat) eller vid SHVS serviceställe på studieorten (legitimation måste uppvisas). Beslutet om genomförandet av begäran om rättelse fattas av chefen för SHVS hälsovårdstjänstenhet vid behov i samråd med den ledande överläkaren. Avslag av begäran motiverar vi skriftligt. Den rättade uppgiften rättas också i Kanta-arkivet.

Komplettering av bristfälliga uppgifter

Studerande har rätt till komplettering av bristfälliga uppgifter. Kontaktuppgifter och kontaktspråk kan uppdateras via Self-tjänst. Betydande brister som gäller uppgifter om hälsotillståndet behandlas på samma sätt som vid rättelse av uppgifter som beskrivs ovan.

Granskning av logguppgifter

Vi samlar in logguppgifter om användning av uppgifter i patientregistret och överlåtelse av uppgifter. Vi använder logguppgifter för att uppfölja att patientuppgifterna används på ett lämpligt sätt. Om studerande misstänker att deras uppgifter missbrukas, har de rätt att be att logguppgifterna kontrolleras. Begäran ska göras med vårt webbformulär eller med patientregistrets formulär för begäran om logguppgifter och riktas till SHVS serviceställe på studieorten (legitimation måste uppvisas). Beslutet om genomförandet av begäran om logguppgifter fattas av chefen för SHVS:s hälsovårdstjänstenhet i samråd med den dataskyddsansvariga. Loggen granskas för de två föregående åren. Chefen för hälsovårdstjänstenheten ger en redogörelse av granskningen. Studerande kan få en kopia på logguppgifterna om de vill. Avslag av begäran motiverar vi skriftligt.

Vissa allmänna registrerades rättigheter, såsom avlägsnande av uppgifter, kan inte användas på patientregisteruppgifter på grund av lagstadgade orsaker.

Om uppgifter i patientregistret förstörs, skadas, försvinner, överlåts utan rättighet till det eller stjäls, informerar vi dataskyddsmyndigheten om saken utan dröjsmål, senast inom 72 timmar. Om detta sannolikt förväntas ha skadliga konsekvenser för studerande, informerar vi också dem om datasäkerhetsbrottet.

Kakor är små textfiler som din webbläsare sparar på din enhet. Dessa kakor innehåller en unik identifierare som identifierar din webbläsare. Uppgifter insamlas enligt besökta sidor, och kakorna i sig innehåller inga personuppgifter. Med hjälp av kakorna kan dina intressen följas utgående från vilka webbsidor du har besökt och vad du har tittat på.
När du använder våra webbsidor godkänner du användningen av kakor.

Varför använder vi kakor?

Vi använder kakor för att uppfölja och analysera användningen av våra sidor. Med hjälp av kakor samlar vi in information bland annat om hur många som besöker våra webbsidor, hur lång tid som spenderas på våra sidor och vad som söks på våra sidor. Vi använder kakor för att utveckla våra webbsidor, erbjuda dig så intressant innehåll som möjligt och skapa en bra klientupplevelse. Kakorna berättar också från vilken webbsida du har kommit till SHVS sidor.

Uppgifterna används inte för identifiering av enskilda personer.

Personen som ansvarar för patientregistret är chefsöverläkare Päivi Metsäniemi.

Rådgivning om användningen av dina rättigheter ges vid behov av den dataskyddsansvariga Marjo Tipuri via ett webbformuläret, eller patientombudsmannen Katariina Ikävalko via ett webbformuläret.

Studerande har också rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå om de anser att personuppgifter har behandlats i strid med EU:s allmänna dataskyddsförordning eller övrig gällande dataskyddslagstiftning. Dataombudsmannens byrå informerar personen som lämnat in klagomålet om framskridande, avgörande och överklagande av klagomålet.

Profilering avser all automatisk behandling av personuppgifter, där personuppgifter används för att bedöma, analysera eller förutspå drag som gäller personens egenskaper, t.ex. beteende eller hälsa. Vi profilerar inte studerande och använder inte automatiskt beslutsfattande på studerandes uppgifter.

Vi utvecklar våra tjänster kontinuerligt och förbehåller oss rätten att ändra denna dataskyddsbeskrivning utan att informera om det i våra tjänster. Ändringar kan också grunda sig på ändringar i lagstiftningen. Vi rekommenderar att du läser dataskyddsbeskrivningen regelbundet.