Siirry sisältöön

YTHS:n tietosuojalauseke

Rekisterin nimi: Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiön potilasrekisteri

Tietosuojalauseke on laadittu: 1.5.2018

Tietosuojalauseke on päivitetty: 31.1.2023

Päivittäjä: tietosuojavastaavat Marjo Tipuri ja Aleksi Schrey, johtajaylilääkäri Teija Kulmala

Versionumero: 1.07

Tietosuojalausekkeen tiivistelmä

  • Olemme sitoutuneet suojaamaan palvelujemme piirissä olevien opiskelijoiden yksityisyyttä. Luottamuksesi on meille ensiarvoisen tärkeää!
  • Käytämme henkilötietoja terveyden- ja sairaanhoitopalvelujen tuottamiseen, lakisääteiseen valvontaan ja tilastointiin, oman toimintamme tilastointiin ja suunnitteluun sekä tieteellisen tutkimuksen tekemiseksi ja mahdollistamiseksi.
  • Käsittelemämme tiedot ovat peräisin opiskelijoilta itseltään, henkilökuntamme havainnoista, oppilaitoksilta tai johdettu edellä mainituista.
  • Tarjoamme opiskelijoille tarvittavat vaikutusmahdollisuudet tietojensa käsittelyyn. Kohdasta 8 löydät listan käytössäsi olevista oikeuksista. Tarvittavat lomakkeet mm. potilasasiakirjojen tilaamista, tarkastus- ja oikaisupyyntöjä varten löydät myös yths.fi sivuilta.
  • YTHS muodostaa yhteisrekisterin, johon kuuluvat kaikki palvelupisteemme, mukaan lukien ostopalvelupisteet. Yhteisrekisterissä olevia eri toimintayksiköissä kirjattuja potilastietojasi saa luovuttaa ilman antamaasi suostumusta, kun sinulla on hoitosuhde tietoja tarvitsevaan yksikköön. Sinulla on myös oikeus kieltää tietojesi luovutus yhteisrekisterin sisällä.

Tietosuojalausekkeen sisältö

YTHS on sitoutunut suojaamaan korkeakouluopiskelijoiden yksityisyyttä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679), potilaslain (1992/785), sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain (2007/159) ja muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Rekisterinpitäjänä toimii Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö (YTHS), Töölönkatu 37 A, 00260 Helsinki.

YTHS:n tietosuojavastaavina toimivat ylilääkäri Aleksi Schrey ja hammaslääkäri Marjo Tipuri. Tavoitat heidät verkkolomakkeella. Heidän puoleensa voi kääntyä kaikissa tietojen käsittelyä ja tätä tietosuojalauseketta koskevissa kysymyksissä.

Ethän lähetä sähköpostitse terveydentilaasi tai hoitoasi koskevaa, salassa pidettävää tietoa.

Potilasrekisterin tietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen ylläpitää potilasasiakirjoja. Käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyjä käyttötarkoituksia varten. Niitä ovat:

  • Potilaan tutkimuksien ja hoidon suunnittelu ja toteutus: tarjoamme yleisterveyden, mielenterveyden ja suunterveyden palveluja korkeakouluopiskelijoille. Osa palveluistamme toteutetaan alihankintana. Tällöin välitämme alihankintakumppanille hoitoa varten tarvittavat tiedot. Alihankintakumppaneiden kanssa yleis- ja mielenterveyspalveluissa käytämme ostopalveluvaltuutusta (OSVA), jolloin alihankintakumppani tallentaa potilastietojärjestelmäkirjaukset suoraan YTHS:n rekisteriin.
  • Opiskelijan terveyden edistäminen ja sen suunnittelu: Seuraamme ja edistämme opiskelijoiden hyvinvointia, terveyttä ja opiskelukykyä. Järjestämme kaikille ensimmäisen vuoden opiskelijoille sähköisen terveyskyselyn perustuen terveydenhuoltolakiin (1326/2010). Tietosuojavaltuutetun päätöksen perusteella YTHS saa lähettää ensimmäisen vuoden opiskelijoille ilmoituksen sähköisestä terveyskyselystä tekstiviestillä. Lisäksi järjestämme yksilöllisiä terveystarkastuksia tarpeen mukaan.
  • Terveydenhuollon lainsäädäntöön perustuva valvonta ja tilastointi: Olemme velvoitetut tuottamaan lakisääteisiä raportteja ja tilastoja toiminnastamme valvoville viranomaisille kuten Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle.
  • YTHS:n oman toiminnan tilastointi ja suunnittelu: Kehitämme palvelujamme jatkuvasti. Teemme raportteja ja kyselyitä päätöksenteon tueksi.
  • Potilasmaksujen laskutus: Perimme maksun varatuilta ajoilta perumatta pois jäämisestä.
  • Tieteellinen tutkimus: Teemme tieteellistä tutkimusta korkeakouluopiskelijoiden terveydestä, hyvinvoinnista ja opiskelukyvystä. Teemme myös tutkimusyhteistyötä ulkopuolisten tutkijoiden ja tutkimuslaitosten kanssa. Potilastietojen käyttö tutkimukseen edellyttää aina tutkimuslupaa. Rekisteritutkimuksissa luvan myöntämisestä päättää Sosiaali- ja terveysalan tietolupaviranomainen Findata. YTHS myöntää muihin tutkimuksiin luvat.
  • Toiminnan laadun valvonta: osa hoidon tarpeen arviointiin saapuvista puheluista nauhoitetaan.

Keräämme opiskelijoista tämän tietosuojalausekkeen kohdassa 2 kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Käyttötarkoitus määrittää, mitä tietoa kerätään eri tilanteissa.

Kaikista opiskelijoista yliopiston tai korkeakoulun välittämät tiedot (ensimmäisen opiskeluvuoden terveystarkastuksen järjestämistä varten):

  • Nimi ja henkilötunnus
  • Sukupuoli
  • Oppilaitostiedot, oppijanumero, opiskeluoikeuden tyyppi ja alkamispäivä, läsnäolotiedot (lukukausi-ilmoittautuminen, läsnäolevat), oppilaitos, koulutuskoodi, opiskelupaikkakunta, opiskeluoikeuden ohjauksenala

Lisäksi opiskelijan antamat tai henkilökohtaisesti tunnistavat tiedot:

  • Yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
  • Demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli, äidinkieli, asiointikieli ja kotimaa.
  • Esteettömän palvelun turvaamiseksi tarvittavat tiedot, kuten liikuntarajoitteet ja tulkin tarve.
  • Lupatiedot, kuten suostumus tekstiviestin käyttöön ja muistutukset hoitoajoista, turvallisista viesteistä ja lomakkeista palveluportaalissa.
  • Turvakielto
  • Opiskelijan nimeämä yhteyshenkilö.
  • Ajanvaraus- ja laskutustiedot.
  • Hoidon kannalta välttämättömät terveydentilatiedot.
  • Kansallisen terveysarkiston eli Kanta-palvelujen edellyttämät informointi-, suostumus- ja kieltotiedot.
  • Edellä olevista johdetut tiedot: johdetulla tiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on päätelty opiskelijan tiedoista, esimerkiksi segmentointi tietynlaisten palveluiden käyttäjien ryhmään tilastointi- ja suunnittelutarkoituksessa.

Kaikki terveydentilaa koskeva tieto on ns. erityistä henkilötietoa, jolla tarkoitetaan tiedon arkaluonteisuutta. Tämän suojaamiseen kiinnitetään erityistä huomiota. Käyttämämme potilastietojärjestelmät kuuluvat A-luokan potilastietojärjestelmiin.

Järjestämme potilasasiakirjat loogisiksi kokonaisuuksiksi ja noudatamme niiden laatimisessa viranomaisten määräyksiä. Näin voimme käyttää tietoja ja tarvittaessa luovuttaa niitä ulkopuolisille kohdassa 6. mainituin ehdoin esimerkiksi jatkohoitoa varten vaarantamatta tietojen saatavuutta, käytettävyyttä, luottamuksellisuutta, eheyttä ja muuttumattomuutta.

Pääasiallisesti henkilötiedot ovat peräisin opiskelijalta itseltään hoidon tarpeen arvioinnin tai hoitotilanteen yhteydessä.

Henkilökuntamme kirjaa myös muuta tutkimusten ja hoidon edetessä muodostunutta tietoa. Tallennamme myös alihankintapalveluissa muodostuneet hoitotiedot omaan rekisteriimme.

Opiskelijan suostumuksella ja määritetyn luvan laajuudessa vastaanotamme tietoja muista terveydenhuollon toimintayksiköistä ja Kanta-arkistosta.

Vastaanotamme edellä mainittuja demografia- ja oppilaitostietoja Virta-tietovarannosta, joka on opetus- ja kulttuuriministeriön palvelu.

Työntekijämme ovat salassapitovelvollisia ja käsittelevät henkilötietoja vain työtehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Terveydentilaa koskevien tietojen käsittely edellyttää hoitosuhdetta tai muuta erityistä syytä käsittelylle. Voimme joissain tilanteissa ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä kolmansille osapuolille. Tällöin varmistamme sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja muun sovellettavan lainsäädännön mukaisesti ja muutenkin asianmukaisesti.

Emme siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ellei se ole pakollista esimerkiksi palvelimen sijainnista johtuen. Jos siirrämme tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen, ja muuten siten, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojalausekkeen mukaisesti. Emme siirrä tietoja kansainvälisille järjestöille.

Terveydentilaa koskevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Niiden käyttöä, luovuttamista ja suojaamista ohjaavan lainsäädännön pohjalta on muotoiltu YTHS:n Potilasasiakirjaohje, jolla varmistetaan yhtenäinen toiminta potilastietojen käsittelyssä. Emme koskaan myy tai vuokraa mitään henkilötietoja. Luovutamme niitä vain alla kuvatuissa tapauksissa:

  • Voimme luovuttaa opiskelijan tietoja kolmansille osapuolille, mikäli opiskelija on antanut siihen suostumuksensa suullisesti, kirjallisesti tai sähköisesti. Suostumus edellytetään tietojen luovuttamiseen muille terveydenhuollon toimijoille jatkohoidon järjestämistä varten. Ostopalveluissa palvelun hyväksyminen katsotaan suostumukseksi tietojen luovuttamiseen. Jos opiskelija ei esimerkiksi terveydentilansa vuoksi pysty arvioimaan suostumuksen merkitystä, saamme luovuttaa tietoja hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Tietojen luovuttaminen vakuutusyhtiölle edellyttää osassa tapauksia kirjallisen suostumuksen.
  • Voimme luovuttaa opiskelijan henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
  • Voimme luovuttaa tietoja tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa tai terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen luvalla.
  • Toimintamme kehittämistä varten voimme luovuttaa yhteistyökumppaneillemme segmenttitietoja opiskelijoista. Yhteistyökumppanit eivät saa yhdistää näitä tietoja niin, että opiskelijan tunnistaminen olisi mahdollista.
  • Luovutamme tietoja valtakunnallisia terveydenhuollon rekistereitä ylläpitäville viranomaisille kyseisten rekisterien tarvitsemassa laajuudessa lainsäädännön perusteella. Edellä tarkoitettuja rekistereitä ovat esimerkiksi:
    • hoitoilmoitusrekisteri
    • syöpärekisteri
    • lääkkeiden haittavaikutusrekisteri
    • rokotusten haittavaikutusrekisteri
    • tartuntatautirekisteri

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti yllä kohdassa 2 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Opiskelijoiden perustietoja sähköisen terveyskyselyn toteuttamiseksi säilytetään kuten potilastietoja, vaikka opiskelija ei olisi kyselyä täyttänyt.

Potilastiedon säilytysaika on säädetty potilasasiakirja-asetuksessa (2009/298) Yleensä säilytysaika on 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta syntymästä. Säilytysajan päätyttyä hävitämme tiedot. Jos tarvitsemme tietoa esimerkiksi tilastointia varten, pseudonymisoimme sen, eli poistamme sellaisen tiedon, jolla se voidaan yhdistää yksittäiseen henkilöön.

Laadun tarkkailun vuoksi tallennettuja puhelutietoja säilytetään 3 kk:n ajan.

Olemme sitoutuneita ottamaan vastaan opiskelijoiden tietojaan koskevat pyynnöt ja toteuttamaan ne silloin, kun ne ovat oikeutettuja. Käsittelemme pyynnöt kuukauden kuluessa ja annamme tiedon siitä, mihin toimenpiteisiin on ryhdytty, tai tiedon pyynnön hylkäämisestä. Potilasrekisterin tietoihin voi käyttää alla mainittuja oikeuksia.

Tietojen tarkastaminen

Opiskelijalla on oikeus saada kopiot sairauskertomuksistaan ja tarkastaa hänestä kerätyt henkilötiedot. Omien potilastietojen katselu onnistuu helpoiten Kelan OmaKanta-palvelussa. OmaKannassa on yleis- ja mielenterveyden tiedot alkaen 30.6.2016 ja suunterveyden tiedot 21.12.2021 alkaen. Mikäli halutaan tätä vanhempia tietoja, tulee pyyntö kopioista tehdä verkkolomakkeella tai esittää henkilökohtaisesti tai potilasrekisterin tarkastuspyyntölomakkeella opiskelupaikkakunnan YTHS-palvelupisteeseen. Tietojen luovuttaminen edellyttää opiskelijan tunnistamista, joten kirjeitse esitetyn pyynnön perusteella annettavat tiedot on noudettava palvelupisteestä ja varauduttava esittämään kuvallinen henkilökortti. Kopioiden pyytäminen/tarkastusoikeuden käyttö on maksutonta kerran vuodessa opintojesi ajan ja kerran valmistumisesi jälkeen, hoitosuhteen päätyttyä. Tämän jälkeen veloitamme palveluhinnaston mukaisen maksun.

Epätarkan ja virheellisen tiedon oikaiseminen

Opiskelijalla on oikeus vaatia YTHS:ää oikaisemaan itseään koskevat epätarkat tai virheelliset tiedot. Myös meillä on velvollisuus oikaista havaitsemamme virheelliset henkilötiedot. Terveydenhuoltoalan luonteesta johtuen joudumme toisinaan tekemään päätöksiä puutteellisin tiedoin. Tästä johtuen voimme oikaista vain sellaisen tiedon, joka on objektiivisesti virheellinen kirjaushetkellä käytettävien tietojen perusteella. Opiskelijalla ei ole oikeutta päättää, mitä tietoja hänestä kirjataan. Oikaisupyynnön voi esittää suoraan merkinnän tehneelle työntekijälle hoitokontaktin yhteydessä. Mikäli yhteisymmärrykseen ei päästä, opiskelija voi esittää oikaisupyynnön kirjallisena joko sähköisellä lomakkeella (tunnistautuminen pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella) tai opiskelupaikkakunnan YTHS:n palvelupisteessä (esitettävä henkilöllisyystodistus). Oikaisupyynnön toteuttamisesta päättää YTHS:n alueylilääkäri tarvittaessa yhdessä alueylihammaslääkärin kanssa. Pyynnön hylkäämisen perustelemme kirjallisesti. Oikaistu tieto tulee oikaistuksi myös Kanta-arkistoon.

Puutteellisten tietojen täydentäminen

Opiskelijalla on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä. Yhteystiedot ja asiointikielen voi päivittää Self-verkkopalvelun kautta. Terveydentilaa koskevien tietojen osalta merkittävät puutteet käsittelemme kuin yllä kuvattu tietojen oikaisu.

Lokitietojen tarkastaminen

Keräämme lokitietoja potilasrekisterin tietojen käytöstä ja tietojen luovuttamisesta. Käytämme lokitietoja potilastietojen käytön asianmukaisuuden seurantaan. Mikäli opiskelija epäilee tietojensa väärinkäyttöä, hänellä on oikeus pyytää lokitietojen tarkastamista. Pyyntö tulee tehdä verkkolomakkeella tai potilasrekisterin lokitietopyyntölomakkeella opiskelupaikkakunnan YTHS-palvelupisteeseen (henkilöllisyystodistus esitettävä). Lokitietopyynnön toteuttamisesta päättää YTHS:n alueylilääkäri yhdessä tietosuojavastaavan kanssa. Loki tarkastetaan viimeisen kahden vuoden ajalta. Opiskelijalla on oikeus saada kopio lokitiedoista, ja tarvittaessa alueylilääkäri tai alueylihammaslääkäri antaa selvityksen niistä. Pyynnön hylkäämisen perustelemme kirjallisesti.

Tietyt yleiset rekisteröidyn oikeudet, kuten tietojen poistaminen, eivät ole käytettävissä potilasrekisteritietoon johtuen sen lakisääteisestä perustasta.

Jos potilasrekisterin tietoja tuhoutuu, vahingoittuu, katoaa, luovutetaan ilman oikeutta siihen tai varastetaan, ilmoitamme asiasta viipymättä, viimeistään 72 tunnin kuluessa tietosuojavaltuutetulle. Mikäli opiskelijoille on todennäköisesti odotettavissa haitallisia seuraamuksia, ilmoitamme myös heille tapahtuneesta tietoturvaloukkauksesta.

Kehitämme ja käytämme digitaalisia palveluja opiskelijoiden terveyden ja hyvinvoinnin edistämiseksi. Ottamalla palvelun/sovelluksen käyttöön, käyttäjä hyväksyy henkilötietojen käsittelyn. Näissä palveluissa saatamme käyttää tunnistautumisratkaisuissa henkilötunnusta ja demografiatietoja sekä opiskeluun liittyviä tietoja. Potilastietojärjestelmien ulkopuolisiin sovelluksiin tallennamme vain palvelun kohdistamiseksi ja personoinniksi tarpeellisia tietoja. Lisäksi ohjelmiin/sovelluksiin tallennetaan käyttäjän itse syöttämiä kyselyvastauksia ja omia mittaustietoja. Asiakkaan tallentamia tietoja käytetään digitaalisten hyvinvointi- ja terveyspalvelujen kohdentamiseen.

Tallennettuja tietoja säilytetään käyttöönotosta palveluiden käyttöoikeuden loppumiseen ja siitä kaksi vuotta eteenpäin palveluiden jatkuvuuden turvaamiseksi (palveluiden käyttöoikeus uusiutuu lukukausittain, kun opiskelija ilmoittautuu läsnä olevaksi).

Tietojen luottamuksellisuus varmistetaan vahvalla kirjautumisella palveluun. Tunnistetiedot välittyvät potilasrekisteristä rajapinnan kautta, eikä niitä muokata erillisessä sovelluksessa.

Rekisteröidyn oikeus tietojen poistamiseen, tietojen käsittelyn rajaamiseen sekä oikeus vastustaa tietojen käsittelyä toteutuu tuhoamalla kyseinen käyttäjätili. Tarvittaessa tiedot voidaan poistaa aiemmin käyttäjän tätä erikseen vaatiessa.

Yhteydenotot tietosuojavastaavan yhteydenoton kautta

Henkilötietoja käsittelevät vain tehtävään määrätyt YTHS:n työntekijät ja sovellustoimittajan tukihenkilö. Henkilötietoja käsitellään vain EU/ETA-alueella.

Jos sosiaaliturvastasi vastaa toinen EU- tai Eta-maa, Sveitsi, Iso-Britannia tai Pohjois-Irlanti, YTHS:n palvelujen yhteydessä opiskeluterveydenhuollon kulujen korvaamisen perusteeksi tarvitaan EU-sairaanhoitokortti (tai EHIC-tai GHIC-korttti tai näitä vastaava väliaikainen todistus) ja laskutuksen liitteeksi sairaanhoitokortistasi tarvitaan kopio. Pohjoismaisilla opiskelijoilla sairaanhoitokulujen korvauksen dokumentiksi käyvät myös passi tai henkilökortti.

EU-sairaanhoitokorttien ja passien kopioita säilytetään tietoturvallisesti laskutustapahtumia varten, tiedot poistetaan viimeistään 12 kuukautta kortin vanhenemiskuukauden jälkeen. Tietoja pääsevät käyttämään vain ne henkilöt, joiden työtehtäviin kuuluu näiden tietojen käsittely.

Lisätietoja antavat tietosuojavastaavat yhteydenottolomakkeen kautta.

Potilasrekisteristä vastaava henkilö on johtajaylilääkäri Teija Kulmala.

Tarvittaessa oikeuksiesi käytöstä neuvontaa antavat tietosuojavastaavat Aleksi Schrey ja Marjo Tipuri, tavoitettavissa verkkolomakkeen kautta tai potilasasiamies Katriina Ikävalko, joka on tavoitettavissa verkkolomakkeen kautta.

Opiskelijalla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos hän katsoo, että henkilötietoja on käsitelty EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen tai muun voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vastaisesti. Tietosuojavaltuutetun toimisto ilmoittaa valituksen tekijälle valituksen etenemisestä, ratkaisusta ja muutoksenhausta ratkaisuun.

Profiloinnilla tarkoitetaan mitä tahansa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa henkilötietoja käyttämällä arvioidaan, analysoidaan tai ennakoidaan piirteitä, jotka liittyvät kyseisen henkilön ominaisuuksiin, esimerkiksi käyttäytymiseen tai terveyteen. Emme profiloi opiskelijoita emmekä käytä automaattista päätöksentekoa opiskelijoiden tietoihin.

Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojalauseketta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojalausekkeen sisältöön säännöllisesti.

Yhteydenotto tietosuojavastaavaan

YTHS:n tietosuojavastaavat ovat Marjo Tipuri ja Aleksi Schrey. Ota heihin yhteyttä alla olevalla verkkolomakkeella.

Täytä lomake
Yhteydenotto tietosuojavastaavaan

Verkkoseminaarien tietosuojaseloste

Teams-verkkoseminaarien tietosuojaseloste

Teams-verkkotapahtumiin liittyminen anonyymisti

Ohjeet liittymiseen