Instruktion för studenternas hälsovårdstiftelse

1. Allmänt

I Studenternas hälsovårdsstiftelses verksamhet iakttas gällande lagstiftning, stiftelsens stadgar, bestämmelserna i denna instruktion samt andra anvisningar och bestämmelser utfärdade av styrelsen eller en aktör som styrelsen har befullmäktigat. Dessutom har stiftelsen en ekonomistadga för ekonomiskt beslutsfattande.

Inbördes tolkningsordning för dessa är

1.  Stiftelsens stadgar
2. Instruktionen
3. Ekonomistadgan
4. Andra eventuella anvisningar och bestämmelser

2. Delegationen, styrelsen

2.1 Delegationen

Stiftelsens stadgar innehåller bestämmelser om uppgifterna och sammansättningen för stiftelsens delegation.

2.2 Stiftelsens styrelse

Stiftelsens stadgar innehåller bestämmelser om sammansättningen för stiftelsens styrelse. Stiftelsens styrelse leder och utvecklar stiftelsens verksamhet. Enligt stiftelselagen (487/2015) sköter styrelsen förvaltningen av stiftelsen och svarar för att stiftelsens verksamhet organiseras på ett ändamålsenligt sätt för fullgörandet av ändamålet (styrelsens allmänna behörighet). Styrelsen svarar för att tillsynen över stiftelsens bokföring och medelsförvaltning är ordnad på behörigt sätt.

Styrelsens uppgifter:

• Styr och övervakar stiftelsens operativa ledning
• Beslutar om stiftelsens strategi och följer upp förverkligandet av den
• Godkänner verksamhetsplanen, budgeten och utvecklings- och investeringsprojekt samt övervakar genomförandet av dem
• Behandlar i förväg strategiskt viktiga utlåtanden och ärenden som ska behandlas med FPA
• Fastställer verksamhetsprinciperna för intern övervakning
• Behandlar ärenden som styrelseordförande eller verkställande direktören har framfört på föredragningslistan
• Utvärderar årligen sin verksamhet och det samarbete som ska genomföras med lednings­gruppen.  

Stiftelsens styrelse väljer verkställande direktör. Styrelsen väljer också direktör för hälso- och sjukvårdstjänster (chefsläkare), CFO, HR‑direktör, direktör för digitala tjänster och IT samt direktör för kommunikation och partnerskap på föredragning av verkställande direktören.

Styrelseordförandes huvuduppgift är att leda, koordinera och utveckla styrelsens arbete så att dess uppgifter genomförs på ett effektivt sätt. Ordförande har till uppgift att övervaka att de beslut som styrelsen fattar verkställs. Ordförande har också till uppgift att representera styrelsen i kontakten med verkställande direktören och övriga medlemmar i ledningsgruppen och att i denna uppgift hålla regelbunden kontakt med verkställande direktören och ledningsgruppen.

2.3 Stiftelsestyrelsens arbetsutskott

Styrelsen väljer inom sig ett arbetsutskott. Arbetsutskottet är ett förberedande organ som tillsätts av styrelsen, och dess uppgift är att effektivisera styrelsens arbete genom att förbereda ärenden som ska tas upp till behandling i styrelsen samt stödja styrelseordföranden och stiftelsens ledning i koordineringen av ärenden. Styrelsen kan i samband med att arbetsutskottet utses besluta vilka ärenden som ska delegeras till arbetsutskottet (till exempel förberedelser inför nyrekryteringar till ledningsgruppen, löner och personalförmåner samt kollektivavtalsförhandlingar). Styrelsen kan därtill besluta om andra eventuella ärenden där den väljer att delegera beslutsfattandet till arbetsutskottet.

3. Verkställande direktören och ledning

3.1 Verkställande direktören 

Verk­ställande direktören svarar för fullgörandet av stiftelsens ändamål och sköter stiftelsens övrig daglig förvaltning i enlighet med styrelsens riktlinjer och föreskrifter (verkställande direktörens allmänna behörighet). Verkställande direktören svarar för att stiftelsens bok­föring är lagenlig och medelsförvaltningen ordnad på ett betryggande sätt. Verk­ställande direktören ska ge styrelsen och dess medlemmar de upplysningar som styrelsen behöver för att sköta sitt uppdrag.

Verkställande direktören får vidta åtgärder som med beaktande av omfattningen och arten av stiftelsens verksamhet är exceptionella eller av stor betydelse endast om hen har styrelsens bemyndigande eller om styrelsens beslut inte kan inväntas utan väsentlig olägenhet för stiftelsens verksamhet. I det sistnämnda fallet ska styrelsen så snart som möjligt underrättas om åtgärderna.

Styrelseordförande ansvarar för att årliga mål- och utvärderingssamtal förs med verkställande direktören. Styrelsen fastställer verkställande direktörens årliga mål. Styrelseordföranden fungerar som verkställande direktörens närmaste chef i personalfrågor.

Verkställande direktören föredrar ärendena vid styrelsens möten. Verkställande direktören kan delegera uppgiften som föredragande.

Direktören för hälso- och sjukvårdstjänster fungerar som verkställande direktörens ställföreträdare.

3.2 Stiftelsens ledande tjänstemän

Direktören för hälso- och sjukvårdstjänster (chefsläkaren) är underställd verkställande direktören och fungerar i enlighet med gällande lagstiftning som ansvarig föreståndare för hälso- och sjukvårdstjänster samt ansvarar för den operativa och ekonomiska styrningen av hälsovårdstjänsterna. Direktören för hälso- och sjukvårdstjänster leder serviceproduktionen, säkerställer att stiftelsens tjänster uppfyller kraven samt ansvarar för kundupplevelse, kvalitet, produktivitet och kund‑ och personalprocesser inom hälsovårdstjänster. Direktören för hälso- och sjukvårdstjänster deltar i den strategienliga utvecklingen av stiftelsens verksamhet och ansvarar för den strategiska ledningen av hälsovårdstjänster. Direktören för hälso- och sjukvårdstjänster samarbetar också med FPA och andra intressentgrupper och ansvarar i sista hand för samarbetet med myndigheterna.

Chefstandläkaren är underställd direktören för hälso- och sjukvårdstjänster och fungerar som ansvarig föreståndare för stiftelsens tjänster inom oral hälsa.

Stiftelsens CFO är underställd verkställande direktören och ansvarar för ledningen av ekonomi och upphandling, den operativa och ekonomiska rapporteringen, för de relaterade processerna och utvecklingen av dem samt för verksamhetslokalerna. CFO deltar i den strategienliga utvecklingen av stiftelsens verksamhet och ansvarar för den strategiska ledningen av ekonomin.

HR‑direktören är underställd verkställande direktören och ansvarar för ledningen av personal‑ och löneadministrationen jämte de relaterade processerna och utvecklingen av dem. HR‑direktören deltar i den strategienliga utvecklingen av stiftelsens verksamhet och ansvarar för den strategiska ledningen av personaladministrationen.

Direktören för digitala tjänster och IT är underställd verkställande direktören och ansvarar för att säkerställa att personalen och kunderna har tillgång till moderna digitala lösningar. Direktören för digitala tjänster och IT deltar i den strategienliga utvecklingen av stiftelsens verksamhet och ansvarar för den strategiska ledningen av IT-arkitekturen och informationssäkerhetspolicyn.

Direktören för kommunikation och partnerskap är underställd verkställande direktören och ansvarar för kommunikationen, finslipningen av varumärket och samarbetet med intressentgrupper. Direktören för kommunikation och partnerskap deltar i den strategienliga utvecklingen av stiftelsens verksamhet och ansvarar för den strategiska ledningen av kommunikationsstrategin och samarbetet med intressentgrupper.

3.3 Övrig förvaltningspersonal i stiftelsen

Verkställande direktören utser övriga medlemmar i ledningen för hälsovårdstjänster. Hälso- och sjukvårdspersonal väljs enligt en‑över‑en‑principen i enlighet med de anvisningar och föreskrifter som verkställande direktören har gett.

Den totala personalramen bestäms årligen av styrelsen i samband med budgeten.

3.4 Ledningsgruppen

Verkställande direktören utser ledningsgruppen och styrelsen fastställer den.

Verkställande direktören beslutar om experter i ledningsgruppen och detaljer i arbets­ordningen för mötena.

3.5 Stiftelsens arbetsgivarrepresentanter

Som arbetsgivarrepresentanter för stiftelsens del fungerar utöver verkställande direktören även medlemmarna i stiftelsens ledningsgrupp och regiondirektörerna.

4. Stiftelsens övriga organ

4.1 Stiftelsens samarbetsnätverk

Stiftelsen har samarbetsnätverk som stöder samarbete och växelverkan på lokal nivå. Verkställande direktören fattar beslut om samarbetsnätverkens verksamhetsområden, sammansättning och verksamhetsmål.

Samarbetsnätverkens verksamhetsperiod är två kalenderår.

Varje samarbetsnätverk består av en ordförande och vice ordförande samt minst sex andra medlemmar. Av medlemmarna ska minst två och högst det antal som motsvarar antalet högskolor på nätverkets verksamhetsområde företräda studentkårerna och studerandekårerna som faller under nätverkets ansvar. I varje samarbetsnätverk ska minst en medlem företräda stiftelsens personal, minst två medlemmar ska företräda högskolor på nätverkets verksamhetsområde och minst en medlem ska företräda tjänsteproducenter inom den offentliga hälso- och sjukvården. Varje samarbetsnätverk ska dessutom inkludera en av stiftelsens anställda inom studiesamfundsarbete, som ska ansvara för studiesamfundsarbetet som utförs i samarbete med högskolorna.

Varje samarbetsnätverk utser inom sig en ordförande och vice ordförande och kallar en sekreterare.

Varje samarbetsnätverk ansvarar för att övervaka stiftelsens lokala verksamhet och dela information samt praxis mellan olika högskolesamfund för att främja studerandes hälsa och välbefinnande, studiesamfundsarbetet och andra relaterade teman. Samarbetsnätverken ska informeras om eventuella förändringar i serviceställen som påverkar stiftelsens lokala verksamhet samt eventuella övriga frågor som väsentligt påverkar studerandehälsovården och högskolesamfunden som hör till nätverket. Varje nätverk samarbetar med högskolorna, studentkårerna och studerandekårerna på dess verksamhetsområde samt med den offentliga hälso- och sjukvården och andra aktörer som är involverade i studerandehälsovården.

Samarbetsnätverken har rätt att under sina möten framlägga motioner till stiftelsens verkställande direktör och vidare till stiftelsens styrelse för behandling. Utgångspunkten är att motionerna ska behandlas inom sex (6) månader efter att de framlagts.

Medlemmar i ett samarbetsnätverk har rätt att ta upp ärenden som rör stiftelsens lokala verksamhet till diskussion under nätverkets möten.

Samarbetsnätverken behandlar också andra ärenden som styrelsen, verkställande direktören eller företrädare för SHVS lyft upp för behandling. Samarbetsnätverken behandlar ärendena på föredragning av SHVS företrädare.

Samarbetsnätverkets ordförande beslutar om kallelse av gäster och andra tillfälliga deltagare till enskilda möten.   

5. Överföring av ärenden för beslut av styrelsen

Verkställande direktören kan gällande vilket ärende som helst, förutom i fråga om vård­beslut som gäller enskilda studerandes hälso- och sjukvård, meddela att hen överför ett ärende för behandling av styrelsen.

6. Tillämpning av instruktionen

Styrelsen och verkställande direktören ger vid behov anvisningar om tillämpningen av denna instruktion.

7. Ikraftträdande

Denna instruktion har godkänts på styrelsens möte den 28 april 2026.

Stiftelses stadgar