Plan för egenkontroll

Publicerad 1.1.2024.

1 Uppgifter om tjänsteproducenten
1.1 Värden och verksamhetsprinciper
1.2 Verksamhetsidé och grunduppgift
1.3 Serviceområden och serviceställen
2 Organisering och ledning av egenkontrollen
3 Personal
4 Lokaliteter, produkter, utrustning och hygienpraxis
4.1 Städning, avfallshantering och behandling av farligt avfall
4.2 Produkter och utrustning för hälso- och sjukvården
4.3 Användning av strålning inom sjuk- och hälsovård
4.4 Laboratorieverksamheten
4.5 Hygienpraxis
5 Patientombud
6 Läkemedelsbehandling
7 Identifiering av risker och missförhållanden samt korrigerande åtgärder
8 Journalhandlingar och behandling av personuppgifter
8.1 Dataskyddsansvarigas namn och kontaktuppgifter
9 Stärkande av patientens delaktighet samt behandling av anmärkningar
9.1 Behandling av anmärkningar, klagomål och misstankar om patientskada
10 Uppföljning och bedömning av egenkontrollen

På SHVS egenkontroll utförs genom att följä olika instruktioner och praxis denna egenkontrollplanen beskriver instruktioner detaljrikt. Planen mål är att förebygga och korrigera risker, farliga situationer och bristfällig service i verksamheten samt förstyrka professionella kunskap av vår personal.

Vår allmän plan för egenkontroll kontrolleras årligen och uppdaterad vid behov. Det här gäller också egenkontrollplaner av varje SHVS serviceställe.

Uppgifter om tjänsteproducenten

Tjänsteproducentens namn
Studenternas hälsovårdsstiftelse (SHVS)

Tjänsteproducentens FO-nummer
Y-0202637-8

Verksamhetsställets namn
Studenternas hälsovårdsstiftelse (SHVS)

Postadress
Tölögatan 37 A
00260
Helsingfors
FINLAND

Föreståndare som ansvarar för tjänsterna
Föreståndare som ansvarar för hälso- och sjukvårdstjänsterna, chefsöverläkare Teija Kulmala
Föreståndare som ansvarar för tjänsterna inom oral hälsa, chefstandläkare Krista Brander-Aalto

Telefon till ansvariga föreståndare
+35841 7319 420
+35841 7322 165

Postadress till ansvariga föreståndare
Tölögatan 37 A
00260
Helsingfors
FINLAND

Epostadress till ansvariga föreståndare
teija.kulmala(at)ths.fi
krista.brander-aalto(at)yths.fi

Organisering och ledning av egenkontrollen

Ansvariga föreståndare för hälso- och sjukvårdstjänster ansvarar för verksamhetens innehåll enligt lagen om lagom ordnande av social- och hälsovård.

Därtill ansvarar de för styrningen, planeringen och utvecklandet av serviceverksamheten på stiftelsenivå samt för att förenhetliga dessa. Chefsöverläkaren ansvarar också för det hälsofrämjande arbetet och forskningsverksamheten på stiftelsenivå.

Ansvaret för SHVS egenkontroll är lagt på stiftelsens ledning och serviceområdenas ledning som är underställd regiondirektörerna: regionöverläkare, regionala övertandläkare, regionala avdelningsskötare och chefer. I praktiken är egenkontrollen organiserad så att de ansvariga föreståndarna för hälso- och sjukvårds­tjänster har utsett ansvariga regionöverläkare och/eller ansvariga regionala övertandläkare på SHVS service­ställen, och de ansvarar för den medicinska kvaliteten och patientsäkerheten på respektive serviceområde och serviceställe i enlighet med denna plan för egenkontroll. SHVS team för serviceutveckling ansvarar för att uppdatera och koordinera egenkontrollplanen på så sätt att den föreståndare eller chef som ansvarar för uppgifterna inom respektive ansvarsområde uppdaterar den del som hör till det egna ansvarsområdet. Personaldirektören skriver texten till avsnittet om personalen och sammanställer personalbokslutet. Egenkontrollplanen behandlas och godkänns i teamet för serviceutveckling och publiceras på SHVS webbplats och intranät, där alla har läsrätt. Serviceställena uppdaterar sina egna egenkontrollplaner, som finns offentligt framlagda på serviceställena.

Personal

På den sista dagen av år 2022 hade SHVS totalt 984 (960) anställda. De flesta, 889 (870), hade en stadigvarande anställning, medan 95 (78) personer var visstidsanställda. I personalbokslutet anges motsvarande uppgifter för föregående räkenskapsår, år 2021, inom parentes.

På SHVS är majoriteten av arbetskraften kvinnor, vilket är typiskt för hälso- och sjukvårdsorganisationer. Kvinnornas andel av arbetskraften var 90 % i december 2022. Av resten var majoriteten män. Icke-binära var i minoritet.

 Antalet anställda 31.12.2022

Av stiftelsens personal jobbade 28,68 % (27,6 %) deltid år 2022. Deltidsarbete var vanligast bland läkare, tandläkare och psykologer.

Personal efter yrkesgrupp och arbetstid 31.12.2022

Enligt 18 a § i lagen om yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården ska en yrkesutbildad person inom hälso- och sjukvården ha sådana tillräckliga språkkunskaper som förutsätts i de uppgifter han eller hon sköter. Arbetsgivaren är skyldig att säkerställa att den yrkesutbildade personens språkkunskaper är på en tillräcklig nivå. Som arbetsgivare bedömer SHVS om de personer som ska anställas har tillräcklig yrkes­kompetens genom att kontrollera deras formella kompetens utifrån examensbevis och register över yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården samt att personerna har de språkkunskaper som krävs för uppgiften. Yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården ska kunna finska eller svenska tillräckligt bra för att klara av att utföra sitt arbete. Kunskaper i engelska och/eller samiska är en merit.

Läs vidare om SHVS språkstrategi

Den rekryterande chefen ansvarar för att kontrollera att en yrkesutbildad person inom hälso- och sjukvården har rätt att vara verksam i uppgifter inom branschen enligt Valviras register JulkiTerhikki innan ett arbetsavtal ingås. Chefen registrerar registreringsnumret som Valvira beviljat den anställda i HR-systemet Sympa. Om personens rätt att utöva ett yrke inom hälso- och sjukvården är begränsad ska saken utredas genom att Valvira kontaktas.

SHVS utbildar och handleder alla nyanställda vid stiftelsen. Introduktionen i arbetet sker på en digital utbildningsplattform (YTHS Akatemia) och ordnas av den närmaste chefen. Syftet med introduktionen är att främja förmågan att utföra arbetet samt anpassningen till arbetet och arbetsgemenskapen. Den nyanställda får en presentation av stiftelsens organisation, mål och verksamhet samt instruktioner om arbetsuppgifterna och den utrustning som ska användas.

Anställda som återvänder efter en långvarig ledighet eller får nya arbetsuppgifter erbjuds också introduktion i arbetsuppgifterna Nya chefer introduceras i chefsuppgifterna. Syftet med introduktionen är att fördjupa chefskompetenserna och kunskaperna om anställningsfrågor hos personerna som ansvarar för personalhandledning.

Alla yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården som utför läkemedelsbehandlingar på SHVS ska skaffa ett Laatupassi-certifikat via YTHS Akatemia som en del av SHVS introduktionsprogram, som innefattar introduktion i planer för läkemedelsbehandling och urvalet av basläkemedel. För den praktiska introduktionen har en särskild checklista utarbetats för den anställda och chefen. Introduktionen innefattar också att sätta sig in i SHVS plan för läkemedelsbehandling och serviceställets egen plan för läkemedelsbehandling. Också alla anställda som varit frånvarande en längre tid genomgår introduktionen. Anställda som återvänder till arbetet efter mer än 3 års frånvaro ska dessutom genomgå en teoriutbildning och eventuella praktiska prov relaterade till tillstånd för läkemedelsbehandling, även om det gått mindre än 5 år sedan de erhållit ett sådant tillstånd.

Kompetensutvecklingen baserar sig på SHVS kompetensbehov och bedömning av de nuvarande kompetenserna. Personliga kompetenskartläggningar och utbildningsplaner görs i samband med utvecklingssamtal. Genomförandet av utvecklingssamtalen följs upp, och personalen deltar i utbildningar på basis av utbildningsplanerna.

Med personalutbildning avses kort- och långvarig fortbildning som stiftelsen som arbetsgivare ordnar för stiftelsens anställda. Fortbildningen innefattar all utbildning som stöder de anställdas kompetens och utveckling som yrkespersoner och som en del av arbetsgemenskapen. Fortbildningen genomförs som en intern eller extern utbildning.

Utarbetandet av en utbildningsplan på stiftelsenivå är en del av stiftelsens verksamhetsplan och budget. Den innefattar de generella utbildningsmålen för personalen och en personalutbildningsplan baserad på dessa mål för följande budgetperiod.

I den årliga utbildningsplanen utvärderas hela personalens utbildningsbehov för att de uppställda målen ska nås. Planeringen av personalutbildningen gör det möjligt att anpassa utbildningen efter såväl förändringar i verksamhetsmiljön som de tillgängliga ekonomiska resurserna. I personalbokslutet beskrivs hur utbildningen genomförts årligen efter yrkesgrupp.

Yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården på SHVS (nya anställda, personer som länge varit borta från arbetslivet, visstidsanställda och studerande) ska avlägga den fjärde delen av Laatupassi-certifikatet som en del av SHVS introduktionsprogram. Denna del innefattar verksamhetens centrala dokument om vårdkvalitet, patientsäkerhet och egenkontroll. Laatupassi-certifikatet avläggs via YTHS Akatemia.

Legitimerade yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården (utom läkare och tandläkare) samt yrkesutbildade personer med skyddad yrkesbeteckning inom hälso- och sjukvården ska genomföra en webbutbildning i läkemedelsbehandling vart femte år och visa prov på sitt kunnande enligt behov.

Lokaliteter, produkter, utrustning och hygienpraxis

SHVS ansvarar för att lokalerna är lämpliga för sitt användningsändamål, och vid behov renoveras de för att anpassas till verksamheten. SHVS ansvarar själv för passerkontroll, inbrotts- och brandskydd. SHVS bedriver sin verksamhet i hyrda lokaler på alla orter. Serviceställenas lokaler har planerats och renoverats för att vara lämpliga för sitt användningsändamål med beaktande av patientsäkerheten.

Alla brister som noteras av arbetarskyddsförvaltningen eller andra aktörer ska åtgärdas i samarbete med hyresvärdarna. Regionförvaltningsverken har granskat alla lokaler.

Patientombud

Välfärdsområdena ansvarar för att ordna patientombudets verksamhet. Vilket välfärdsområde som ansvarar för anordnandet av patientombudens verksamhet bestäms enligt inom vilket välfärdsområde SHVS tjänst produceras.

Patientombudet har till uppgift att

1. ge patienter råd i frågor som gäller tillämpningen av lagen om patientens ställning och rättigheter (785/1992), nedan patientlagen;
2. ge patienten eller patientens lagliga företrädare, en anhörig eller någon annan närstående råd och vid behov bistå med att framställa en anmärkning som avses i 10 § i patientlagen;
3. ge råd om hur klagomål, omprövningsbegäran, besvär, skadeståndsyrkande, ersättningsyrkande som gäller patient- eller läkemedelsskador, eller något annat ärende som gäller patientens rättsskydd inom hälso- och sjukvården kan inledas hos en behörig myndighet;
4. informera om patientens rättigheter;
5. samla information om patienternas kontakter och följa hur patienternas rättigheter och ställning utvecklas;
6. utöver sina uppgifter enligt 1–5 punkten även i övrigt arbeta för att främja och tillgodose patientens rättigheter.

Patientombudets kontaktuppgifter är tillgängliga på varje serviceställe och på SHVS webbplats.

Läkemedelsbehandling

YTHS har utarbetat en plan för läkemedelsbehandling och planer för läkemedelsbehandling på serviceställena enligt social- och hälsovårdsministeriets handbok Säker läkemedelsbehandling (2021:6). Ansvariga föreståndare för hälso- och sjukvårdstjänster godkänner planen för läkemedelsbehandling på stiftelsenivå samt serviceställenas planer för läkemedelsbehandling. De ansvarar för läkemedels-behandlingens och läkemedelsförsörjningens processer på stiftelsenivå och för att de är uppdaterade och följer bestämmelserna. Serviceställenas planer för läkemedelsbehandling utarbetas utifrån SHVS plan för läkemedelsbehandling på stiftelsenivå. Regionöverläkarna eller de regionala övertandläkarna, som är ansvariga läkare för läkemedelsbehandlingen på serviceställena, ansvarar för planeringen och organiseringen, för fördelningen av uppgifter och för att läkemedelsförsörjningen på servicestället fungerar i enlighet med serviceställets plan för läkemedelsbehandling. Cheferna leder och övervakar att läkemedelsbehandling genomförs i enlighet med planen för läkemedelsbehandling. Planen för läkemedelsbehandling på stiftelsenivå samt serviceställenas planer för läkemedelsbehandling uppdateras vid behov, minst en gång om året. Läkemedlen som används inom SHVS beskrivs i SHVS urval av basläkemedel.

Inom oral hälsovård deltar tandläkare, munhygienister och tandskötare/närvårdare i läkemedelsbehandling. Läkemedelsbehandlingen innefattar förskrivning, dosering och administrering av läkemedel samt rådgivning och uppföljning av läkemedelsbehandlingens effekt. Den vanligaste formen av läkemedelsbehandling inom oral hälsovård är administrering av injektioner (bedövning), vilket görs av tandläkare samt munhygienister som fått tilläggsutbildning. Därtill används läkemedel som administreras på vanligt sätt (tabletter och läkemedelslösningar). Inom övrig hälsovård deltar allmänläkare, hälsovårdare och sjukskötare samt primärskötare eller närvårdare i läkemedelsbehandlingen. Läkemedelsbehandlingen innefattar förskrivning, dosering och administrering av läkemedel samt rådgivning och uppföljning av läkemedelsbehandlingens effekt. Läkemedelsbehandlingarna innefattar vaccinationer (p.o., i.m., s.c., i.d.), injektioner (i.m., s.c., ventrogluteala) och läkemedel som administreras på vanligt sätt: tabletter, ögondroppar, krämer, lösningar och smärtstillande läkemedel.

Personalens kompetens att utföra läkemedelsbehandlingar säkerställs genom grundutbildning och fortbildning. Vårdpersonalen genomgår fortbildning i läkemedelsbehandling och visar prov på sitt kunnande vart femte år. Tillstånd för läkemedelsbehandling godkänns av läkaren som ansvarar för läkemedelsbehandlingen (regionöverläkare/regional övertandläkare). Tillståndet gäller inom SHVS.

Farliga händelser relaterade till läkemedelsbehandling kan handla om nära ögat-situationer eller negativa händelser. På serviceställena strävar man efter att identifiera och förutse risken för avvikelser eller farliga händelser i samband med läkemedelsbehandling. Serviceställena har planer för hur man ska agera i olika situationer och förebygga farliga händelser. Dessa går man regelbundet igenom med personalen, och de ingår också i introduktionen i arbetet. På samtliga serviceställen har man beredskap för första hjälpen -situationer. Personalens beredskap för och kunskaper i första hjälpen upprätthålls kontinuerligt. I händelse av avvikelser och farliga händelser vidtar personalen omedelbara åtgärder för att säkerställa patienternas säkerhet. Tydliga anvisningar för första hjälpen-situationer och farliga händelser samt akutläkemedel är lättillgängliga på alla serviceställen.

Efter en farlig händelse rapporterar den anställda incidenten eller den avvikande situationen som uppkommit i samband med läkemedelsbehandling genom att en göra en anmälan i Majakka (intern länk). Händelserna rapporteras också till patienten och till chefen. Cheferna ansvarar för att anmälningarna om farliga händelser behandlas med regiondirektören eller under ledningsmöten, och vid behov utvecklas arbetssätten för att undvika motsvarande farliga händelser i framtiden. De farliga händelserna behandlas regelbundet i kvalitetsgruppen, och verksamheten utvecklas utifrån dem. Sammanfattningar av de farliga händelserna presenteras två gånger om året i ledningens och styrelsens kvalitetsrapport.

Biverkningar av läkemedel rapporteras till Säkerhets- och utvecklingscentret för läkemedelsområdet (Fimea). Detta gäller även biverkningar av vacciner och vaccinationer.

Läkemedelsförbrukningen och kostnaderna för läkemedel uppföljs på respektive serviceställe och på stiftelsenivå. SHVS följer med förbrukningen av HCI-läkemedel genom användning av förpackningsspecifika förbrukningskort, där de uppgifter som är väsentliga för uppföljningen antecknas. Förbrukningskorten för HCI-läkemedel sparas på servicestället i 6 år från och med slutet av ifrågavarande kalenderår. När läkemedlet är slut antecknas eventuella mätförluster på kortet. Serviceställets ansvariga skötare och regionala avdelningsskötare eller ansvariga munhygienist kontrollerar uppgifterna om läkemedelsförbrukningen på förbrukningskorten för HCI-läkemedel varje månad. När läkemedlet är slut undertecknas förbrukningskortet av regionöverläkaren/den regionala övertandläkaren som ansvarar för läkemedelsbehandlingen. Eventuella problem rapporteras till chefsöverläkaren eller chefstandläkaren.

Identifiering av risker och missförhållanden samt korrigerande åtgärder

SHVS ledning ansvarar för hur riskhanteringen och säkerheten organiseras som helhet. Föreståndarna som ansvarar för tjänsterna, regiondirektörerna och cheferna ansvarar i enlighet med sina egna ansvarsuppgifter för att förhållandena på serviceställena gör det möjligt att arbeta och betjäna kunder på ett säkert sätt och att ge en säker vård av hög kvalitet. Riskhantering är en del av arbetet på alla nivåer i organisationen, för alla arbetstagare i deras respektive roller. Ledningen och personalen är insatta i de viktigaste lagarna, anvisningarna, reglerna och tillvägagångssätten som påverkar deras arbete. De centrala processerna beskrivs i Majakka.

SHVS iakttar förpliktelserna i Statsrådets förordning om kemiska agenser i arbetet (715/2001). SHVS har identifierat de faror som de kemiska agenser som förekommer i arbetet medför och de hälso- och säkerhetsrisker som de utgör för personalen. På SHVS genomförs varje år en bedömning av kemiska risker vid enheterna i samband med övriga arbetsrelaterade riskbedömningar. På basis av bedömningarna utarbetas utvecklingsplaner, och utifrån dessa vidtas åtgärder. Skyddsinformationsblad om kemikalierna i produkterna som används finns tillgängliga för personalen på serviceställena antingen i elektronisk eller tryckt form. Leverantörerna förutsätts tillhandahålla skyddsinformationsblad i samband med att materialanskaffningar görs. Kemikalierna som de använda produkterna innehåller listas i SHVS kemikalieförteckning. Kemikalieförteckningarna har uppdaterats på serviceställena under år 2023. För bedömning av biologiska faror har SHVS tagit i bruk ett formulär där de biologiska farorna klassificeras i enlighet med Social- och hälsovårdsministeriets klassificering (förordning om klassificering av biologiska agenser [748/2020]).

Varje anställd och praktikant på SHVS kan göra en anmälan om en farlig händelse beträffande vårdrelaterade säkerhetsavvikelser som de observerat och som har orsakat eller kunde ha orsakat en patient eller anställd skada. Det primära målet med behandlingen av anmälningar om farliga händelser är att utveckla verksamheten och lära sig av begångna misstag för att förhindra att liknande händelser inträffar i framtiden.

Nära ögat-situationer och farliga händelser relaterade till patientsäkerhet och arbetssäkerhet samt utvecklingsförslag rapporteras via ett formulär för nära ögat-situationer och negativa händelser i Majakka. Dataskyddsavvikelser rapporteras via ett formulär för dataskyddsanmälan i Majakka.

Serviceområdets chefer eller regionöverläkaren behandlar anmälningarna och utvecklar verksamheten vid behov. Anmälningar om nära ögat-situationer och negativa händelser godkänns av SHVS administration, och anvisningar uppdateras vid behov. Antalet anmälningar relaterade till kvalitets- och patientsäkerhet samt anmärkningar, klagomål och dataskyddsavvikelser uppföljs månatligen och rapporteras till FPA. De behandlas också regelbundet under kvalitetsgruppens möten, och vid behov vidtas åtgärder. Två gånger om året presenteras uppgifterna i en kvalitetsrapport för ledningsgruppen och styrelsen.

Journalhandlingar och behandling av personuppgifter

SHVS är skyldig att föra journalhandlingar i enlighet med 16 § i lagen om yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården samt 12 § i lagen om patientens ställning och rättigheter (785/1992, patientlagen). I enlighet med vad lagen förutsätter antecknar yrkesutbildade personer på SHVS sådana uppgifter i journalhandlingar som behövs för att ordna, planera, tillhandahålla och följa upp vården och behandlingen av en patient.

SHVS upprätthåller elektroniska journalhandlingar. Systemet som används är Acute-WinHit, som levereras av Vitec Acute Oy och InNet Oy. SHVS håller regelbunden kontakt med systemleverantörerna. Journalhandlingar överförs till Kanta-arkivet från alla tjänster.

Föreståndaren som ansvarar för hälso- och sjukvårdstjänsterna har gjort skriftliga anvisningar om behandlingen av uppgifter i journalhandlingarna och därmed relaterade tillvägagångssätt i enlighet med förordningen om journalhandlingar (94/2022). Journalhandlingarna bildar ett gemensamt uppdaterat patientdataregister enligt vad som avses i EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679).

Informationsskyldigheten som förutsätts i EU:s allmänna dataskyddsförordning fullgörs genom dataskyddsbeskrivningen på SHVS webbplats. SHVS vidtar tekniska och organisatoriska åtgärder för att följa förordningen. Dessa åtgärder dokumenteras och gäller också den behandling av personuppgifter som är utlagd på entreprenad.

En informationssäkerhetsgrupp som utsetts av vd:n ansvarar för att utarbeta principer och anvisningar för datasäkerhet och dataskydd på SHVS. Informationssäkerhetsgruppen övervakar att olika delområden av informationssäkerheten är uppdaterade samt behandlar informationssäkerhetsprinciper och -anvisningar innan de behandlas av ledningsgruppen. Informationssäkerhetsgruppen har möten varannan vecka.

Dataadministrationschef Sauli Kleemola fungerar som informationssäkerhetsansvarig på SHVS och även som ordförande för informationssäkerhetsgruppen. I enlighet med lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (784/2021) och EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679, 37. art) fungerar överläkaren för digitala tjänster, Aleksi Schrey, och tandläkaren Marjo Tipuri som dataskyddsansvariga. Dataskyddsansvariga kan kontaktas via e-post YTHS.tietosuojavastaava[at]yths.fi eller via formuläret Kontakt med dataskyddsansvariga, som kräver stark autentisering.

Information som gäller informationssäkerhet och dataskydd på SHVS har dokumenterats i en separat informationssäkerhetsplan (engligt lagen 703/2023), som informationssäkerhetsgruppen uppdaterar årligen och i samband med väsentliga ändringar. En lista över de system innehållande patientuppgifter som är i användning bifogas till informationssäkerhetsplanen. IT-avdelningen ansvarar för uppdateringen av listan.

Syftet med informationssäkerhetsplanen är att säkerställa att tjänsteleverantörernas personal behärskar de informationssystem som de använder och kan beakta kraven som gäller informationssäkerhet och sekretess kring kund- och patientuppgifter. I informationssäkerhetsplanen beaktas dessutom frågor som gäller patientdatasystemens miljö samt upprätthållande och uppdatering av dem.

Alla data som produceras eller lagras i SHVS datasystem ska uppfylla grundkriterierna för informationssäkra system, till exempel att data är tillförlitliga, tillgängliga, oföränderliga och obestridliga. Stiftelsens centrala system är utformade så att de data som produceras sparas på servrar. Kritiska patientuppgifter eller administrativa uppgifter sparas inte permanent på arbetsstationerna.

Användarna har fått systemspecifika anvisningar för hur de ska agera i problemsituationer, till exempel vid avbrott i datatrafiken eller fel i utrustningen. Huvudprincipen är att pågående processer inte ska avbrytas trots störningar, utan att uppgifterna ska genomföras genom provisoriska arrangemang. När felen har åtgärdats sparas data som producerats under avbrottet i de egentliga systemen enligt systemspecifika anvisningar. SHVS har separata anvisningar om processer och kommunikation i störningssituationer.

För alla system och tekniska enheter har det fastställts en responstid inom vilken de igen ska fungera och kunna användas. Systemen och enheterna har klassificerats enligt hur kritiska de är för stiftelsens verksamhet, och responstiderna för service av enheterna har fastställts i enlighet med det.

För att garantera säkerheten beträffande SHVS interna nätverk, servrar, system och arbetsstationer har datatrafiken mellan fastigheterna lagts ut på entreprenad, och ett avtal har ingåtts med operatören om underhåll, service och övervakning av denna. Det är inte tillåtet att ansluta enheter till det interna nätverket utan IT-avdelningens tillstånd. Stiftelsens servrar är placerade i låsta utrymmen. Stiftelsen har avtalat separat om placeringen av och informationssäkerheten beträffande de externa servrarna. Användarrättigheterna till servrarna på operativsystemnivå har begränsats och innehas endast av personalen som upprätthåller dem. Servrarna och systemen säkras regelbundet. Arbetsstationerna har utöver krypterade hårddiskar också programvara som skyddar mot virus- och spionprogram.

Administratörsrättigheterna till systemen är begränsade till huvudanvändarna, som har tillräcklig yrkeskunskap för att underhålla, installera och uppdatera datasystemen. Datasystemen underhålls och uppdateras i enlighet med tillverkarens anvisningar. Integrationsgränssnitt och programvaror som ansluts till datasystemen auditeras för att säkerställa att de inte äventyrar datasystemens prestationsförmåga eller deras informationssäkerhets- och dataskyddsegenskaper. Användarnamn och lösenord krävs för användning av stiftelsens alla datasystem och arbetsstationer. Gränssnittet mellan stiftelsens interna nätverk och alla externa nätverk (bland annat internet) övervakas genom utomstående aktörers tjänster, till exempel brandväggar och övervakning av trafiken, viruskontroller av datatrafiken, skräppostfilter och stark elektronisk autentisering. Användningsmiljön är lämpad för ändamålsenlig användning av datasystemen, så att både dataskyddet och informationssäkerheten säkerställs.

Den lokala chefen sköter om användarrättigheterna till datasystemen när ett anställningsförhållande börjar, avslutas eller i samband med förändringar. De användargruppsspecifika användarrättigheterna till patientdatasystemet bestäms i enlighet med de grundprinciper som godkänns av de ansvariga föreståndarna för hälso- och sjukvårdstjänster. När ett anställningsförhållande inleds kan regiondirektören vid behov begära utökade systemrättigheter av dataadministrationschefen. De utökade användarrättigheterna som beviljats på chefens begäran dras in när behovet upphör. Användarnamn till datasystem beviljas till program som är nödvändiga med tanke på arbetsuppgifterna via ett formulär för användarrättigheter som godkänns och undertecknas av chefen. Avtalspartnern ansvarar för upprätthållandet av användarnamn.

Data i patientdatasystemen och de administrativa systemen säkras dagligen med separata säkerhetssystem. Dessa procedurer innefattar en backupcykel och anvisningar som avtalats separat. Av säkrade data tas regelbundet säkerhetskopior för permanent lagring. Principerna för säkrande av data är desamma oavsett om systemen upprätthålls externt eller internt. Den dokumentation som användarna skapar utanför systemen sparas i användarnas egna hemkataloger, som säkras dagligen. Användarnas arbetsstationer säkras inte. Användaren ansvarar personligen för att säkra arbetsstationen, om användaren i fråga sparar information på den. Anskaffning och ibruktagande av datasystem görs i samarbete med IT-avdelningen. Alla datasystem där personuppgifter sparas centraliserat förutsätter hantering av register.

Ända sedan dataskyddsförordningen började tillämpas har SHVS upprätthållit en beskrivning av behandlingen av personuppgifter. Av beskrivningen framgår praxisen för överlåtelse och förstörande av uppgifter samt tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som vidtagits för att skydda registret.

Alla som använder en arbetsstation ska läsa SHVS informationssäkerhetspolicy och underteckna ett avtal om användning och sekretess. Användning av datorer och alla separata system som innehåller personuppgifter kräver användarnamn och lösenord.

Genom introduktion och regelbunden tilläggsutbildning försäkrar sig SHVS om att användarna av systemen har den utbildning och kompetens som krävs och att datasystemen används i enlighet med tillverkarnas anvisningar. Bruksanvisningar som behövs vid användning av datasystemen finns i patientdatasystemet och i manualerna i YTHS Akatemia. SHVS verksamhetspraxis är tillgänglig för personalen via intranätet. Informationssäkerhetsgruppen uppdaterar SHVS informationssäkerhetsanvisningar regelbundet.

Stärkande av patientens delaktighet samt behandling av anmärkningar

På SHVS vårdas patienter i samråd med patienterna själva. Patienterna informeras på ett begripligt sätt om sitt hälsotillstånd, vilken behandling som kan ges och vilka risker den kan medföra. Patienterna är delaktiga i att göra upp en behandlingsplan och genomföra behandlingen.

Patienterna har möjlighet att ge omedelbar respons i servicesituationen. De kan kontakta personen som vårdat dem också via webbtjänsten Self. SHVS kunder kan ge respons via ett feedbackformulär på webbplatsen shvs.fi, antingen anonymt eller genom att först identifiera sig. Responsen behandlas på det serviceställe som den riktas till och besvaras ifall personen som gav respons har uppgett sina kontaktuppgifter. Respons som uppfyller kriterierna för en anmärkning behandlas som en sådan.

Uppföljning och bedömning av egenkontrollen

Egenkontroll är ett verktyg för att förbättra vårdens kvalitet och patienternas rättssäkerhet. På SHVS är syftet med egenkontrollen att säkerställa att patienten får säker studerandehälsovård av hög kvalitet. Egenkontrollen genomförs genom att agera i enlighet med givna instruktioner och förhållningsregler. I SHVS plan för egenkontroll beskrivs hur egenkontrollen tillämpas för att förebygga och åtgärda risker, farliga händelser och kvalitetsbrister samt säkerställa yrkeskompetensen hos de yrkesutbildade personerna inom hälso- och sjukvården. Egenkontrollen samt uppföljningen, utvärderingen och utvecklandet av den styr vår verksamhet.

Ansvariga föreståndare för hälso- och sjukvårdstjänster på SHVS ser till att planen för egenkontroll är uppdaterad. SHVS plan för egenkontroll och serviceställenas planer för egenkontroll granskas och uppdateras årligen. Planen för egenkontroll fastställs årligen, även om inga ändringar har gjorts under året. Eventuella ändringar i verksamhetsdirektiven ska utan dröjsmål skrivas in i planen för egenkontroll, och personalen ska informeras om dessa.

15.12.2023 Helsingfors
Ort och datum

Planen för egenkontroll godkänns och fastställs av föreståndaren som ansvarar för hälso- och sjukvårdstjänsterna.

Teija Kulmala

Läs vidare

SHVS egenkontrollprogram