Instruktion för studenternas hälsovårdstiftelse

1. Allmänt

I Studenternas hälsovårdsstiftelses verksamhet iakttas gällande lagstiftning, stiftelsens stadgar, bestämmelserna i denna instruktion samt andra anvisningar och bestämmelser utfärdade av styrelsen eller en aktör som styrelsen har befullmäktigat. Dessutom har stiftelsen en ekonomistadga för ekonomiskt beslutsfattande.

Inbördes tolkningsordning för dessa är

1.  Stiftelsens stadgar
2. Instruktionen
3. Ekonomistadgan
4. Andra eventuella anvisningar och bestämmelser

2. Delegationen, styrelsen

2.1 Delegationen

Stiftelsens stadgar innehåller bestämmelser om uppgifterna och sammansättningen för stiftelsens delegation.

2.2 Stiftelsens styrelse

Stiftelsens stadgar innehåller bestämmelser om sammansättningen för stiftelsens styrelse. Stiftelsens styrelse leder och utvecklar stiftelsens verksamhet. Enligt stiftelselagen (487/2015) sköter styrelsen förvaltningen av stiftelsen och svarar för att stiftelsens verksamhet organiseras på ett ändamålsenligt sätt för fullgörandet av ändamålet (styrelsens allmänna behörighet). Styrelsen svarar för att tillsynen över stiftelsens bokföring och medelsförvaltning är ordnad på behörigt sätt.

Styrelsens uppgifter:

• Styr och övervakar stiftelsens operativa ledning
• Beslutar om stiftelsens strategi och följer upp förverkligandet av den
• Godkänner verksamhetsplanen, budgeten och utvecklings- och investeringsprojekt samt övervakar genomförandet av dem
• Behandlar i förväg strategiskt viktiga utlåtanden och ärenden som ska behandlas med FPA
• Fastställer verksamhetsprinciperna för intern övervakning
• Behandlar ärenden som styrelseordförande och verkställande direktören har framfört på föredragningslistan
• Utvärderar årligen sin verksamhet och det samarbete som ska genomföras med lednings­gruppen.  

Stiftelsens styrelse väljer verkställande direktör. Stiftelsens styrelse väljer dessutom chefs­överläkare, ekonomi- och IT-chef, personaldirektör samt regiondirektörer på föredragning av verkställande direktören.

Styrelseordförandes huvuduppgift är att leda, koordinera och utveckla styrelsens arbete så att dess uppgifter genomförs på ett effektivt sätt. Ordförande har till uppgift att övervaka att de beslut som styrelsen fattar verkställs. Ordförande har också till uppgift att representera styrelsen i kontakten med verkställande direktören och övriga medlemmar i ledningsgruppen och att i denna uppgift hålla regelbunden kontakt med verkställande direktören och ledningsgruppen.

2.3 Stiftelsestyrelsens arbetsutskott

Arbetsutskottet har till uppgift att bereda de ärenden som ska behandlas av styrelsen. Styrelsen väljer arbetsutskottet inom sig.

3. Verkställande direktören och ledning

3.1 Verkställande direktören 

Verk­ställande direktören svarar för fullgörandet av stiftelsens ändamål och sköter stiftelsens övriga dagliga förvaltning i enlighet med styrelsens riktlinjer och föreskrifter (verkställande direktörens allmänna behörighet). Verkställande direktören svarar för att stiftelsens bok­föring är lagenlig och medelsförvaltningen ordnad på ett betryggande sätt. Verk­ställande direktören ska ge styrelsen och dess medlemmar de upplysningar som styrelsen behöver för att sköta sitt uppdrag.

Verkställande direktören får vidta åtgärder som med beaktande av omfattningen och arten av stiftelsens verksamhet är exceptionella eller av stor betydelse endast om hen har styrelsens bemyndigande eller om styrelsens beslut inte kan inväntas utan väsentlig olägenhet för stiftelsens verksamhet. I det sistnämnda fallet ska styrelsen så snart som möjligt underrättas om åtgärderna.

Styrelsen och verkställande direktören kommer årligen överens om målen för verkställande direktörens arbete och uppföljningen av dem. 

Verkställande direktören föredrar ärendena vid styrelsens möten. Verkställande direktören kan delegera uppgiften som föredragande.

Chefsöverläkaren fungerar som verkställande direktörens ställföreträdare.

3.2 Stiftelsens ledande tjänstemän

Chefsöverläkaren är underställd verkställande direktören och fungerar i enlighet med lagstiftningen om privat hälso- och sjukvård som ansvarig föreståndare för stiftelsens hälso- och sjukvårdstjänster. Chefsöverläkaren ansvarar också för den övergripande ledningen och samordningen av hälso- och sjukvården samt ledningen, planeringen och utvecklingen av stiftelsens hälso- och sjukvårdssektor på stiftelsenivå samt harmoni­seringen av funktionerna och rapportering av verksamheten i siffror. Dessutom leder chefsöverläkaren stiftelsens centraliserade distanstjänster och digitala tjänster och ansvarar för det hälsofrämjande arbetet bland studerande på stiftelsenivå. Chefs­överläkaren ansvarar också för stiftelsens forskningsverksamhet. Chefstandläkaren är underställd chefsöverläkaren och fungerar i enlighet med lagstiftningen om privat hälso- och sjukvård som ansvarig föreståndare för stiftelsens tjänster inom oral hälsa.

Ekonomi- och IT-chefen ansvarar för ledningen av ekonomin och informationsförvaltningen samt ledningen av upphandlingsverksamheten jämte processerna och utvecklingen av dem samt verksamhetslokalerna. Ekonomi- och IT-chefen rapporterar om sin verksamhet till verk­ställande direktören.

Personaldirektören ansvarar för ledningen av personaladministrationen jämte processerna och utvecklingen av dem. Personaldirektören rapporterar om sin verksamhet till verk­ställande direktören.

3.3 Övrig förvaltningspersonal i stiftelsen

Verkställande direktören utser övrig förvaltningspersonal i stiftelsen.

3.4 Ledningsgruppen

Verkställande direktören utser ledningsgruppen och styrelsen fastställer den.

Verkställande direktören beslutar om experter i ledningsgruppen och detaljer i arbets­ordningen för mötena.

3.5 Stiftelsens arbetsgivarrepresentanter

Som arbetsgivarrepresentanter för stiftelsens del fungerar utöver verkställande direktören även medlemmarna i stiftelsens ledningsgrupp och regiondirektörerna.

4. Serviceområde

4.1 Definition

Stiftelsen utför sin grundläggande uppgift i fem serviceområden och genom riksomfattande centraliserade tjänster.

Det kan finnas flera serviceställen i ett serviceområde.

Stiftelsens styrelse fastställer områdesindelningen och serviceställena.

4.2 Regiondirektören

Varje serviceområde har en egen regiondirektör som ansvarar för dess verksamhet och ekonomi. Regiondirektören rapporterar till verkställande direktören.

Regiondirektören ansvarar för att de mål som ledningen har fastställt för området uppnås samt för verksamhetens resultat och utveckling i området i samarbete med områdets sektorsansvariga.

Regiondirektören ska också främja samarbetet med stiftelsens styrelse och andra service­områden.

Regiondirektören väljer serviceområdets personal och ansvarar för beslutsfattande gällande områdets personalförvaltning enligt de anvisningar och föreskrifter som verk­ställande direktören har gett.

Regiondirektören utser en ställföreträdare åt sig själv.

4.3 Serviceområdets direktion

Varje serviceområde har en direktion som utnämns av stiftelsens styrelse.

Direktionens mandatperiod är två kalenderår.

Till områdets direktion hör ordförande och vice ordförande samt minst sex och högst åtta andra medlemmar. Direktionen kan ha fler medlemmar enligt beslut av stiftelsens styrelse. Av medlemmarna ska minst två och högst det antal som motsvarar antalet studentkårer och studerandekårer i serviceområdet representera de studentkårer och studerandekårer som hör till verksamhetsområdet. I serviceområdets direktion ska en av medlemmarna representera områdets personal, minst två och högst fyra av medlemmarna ska representera de högskolor som hör till verksamhetsområdet, och minst en medlem ska representera tjänsteproducenterna inom områdets offentliga hälso- och sjukvård.

Direktionen utnämner ordförande och vice ordförande inom sig och kallar en sekreterare åt sig.

Direktionen har till uppgift att övervaka verksamheten i området och förändringar i verksamhetsmiljön samt det studiesamfundsarbete och hälsofrämjande arbete som utförs i området. Direktionen ska informeras om förändringar på de serviceställen som hör till serviceområdet samt andra sådana ärenden som har en väsentlig inverkan på områdets verksamhet. Direktionen samarbetar med högskolor, studentkårer, studerandekårer, områdets offentliga hälso- och sjukvård och andra aktörer som har anknytning till hälso- och sjukvården för studerande i verksamhetsområdet.

Direktionen har rätt att göra framställan om serviceområdets verksamhet och utveckling till stiftelsens styrelse samt att utse sin representant till styrelsens möte när styrelsen behandlar direktionens framställan.

Direktionens medlemmar har rätt att framföra ärenden relaterade till serviceområdet för diskussion på direktionens möten.

Direktionen behandlar också andra ärenden som styrelsen, verkställande direktören eller regiondirektören har lagt fram för behandling av direktionen.

Serviceområdets direktör föredrar de ärenden som behandlas av direktionen.

Regiondirektören beslutar om huruvida andra tjänstemän från serviceområdet kan delta i direktionens möten.

5. Överföring av ärenden för beslut av styrelsen

Verkställande direktören kan gällande vilket ärende som helst, förutom i fråga om vård­beslut som gäller enskilda studerandes hälso- och sjukvård, meddela att hen överför ett ärende för behandling av styrelsen.

6. Tillämpning av instruktionen

Styrelsen och verkställande direktören ger vid behov anvisningar om tillämpningen av denna instruktion.

7. Ikraftträdande

Denna instruktion har godkänts på styrelsens möte den 30 oktober 2023.

Stiftelses stadgar