Tietosuojaselosteet

Rekisterin nimi

Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiön potilasrekisteri

YTHS muodostaa yhteisrekisterin, johon kuuluvat kaikki palvelupisteemme, mukaan lukien ostopalvelupisteet. Yhteisrekisterissä olevia eri toimintayksiköissä kirjattuja potilastietojasi saa luovuttaa ilman antamaasi suostumusta, kun sinulla on hoitosuhde tietoja tarvitsevaan yksikköön. Sinulla on myös oikeus kieltää tietojesi luovutus yhteisrekisterin sisällä.

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt

Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö (YTHS), Töölönkatu 37 A 00260 Helsinki.

Rekisterin vastuuhenkilö

Johtajaylilääkäri

Yhteyshenkilöt

YTHS:n tietosuojavastaavat Marjo Tipuri ja Aleksi Schrey

Tietosuojavastaava

Sähköposti yleistason kysymyksiin liittyen kyseessä olevaan rekisteriin: tietosuojavastaava(at)yths.fi

Suojattu kanava tietosuojavastaavan yhteydenottoihin: Yhteydenottopyyntö tietosuojavastaavaan

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Potilasrekisterin tietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen ylläpitää potilasasiakirjoja. Käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyjä käyttötarkoituksia varten. Niitä ovat:

• Potilaan tutkimuksien ja hoidon suunnittelu ja toteutus: tarjoamme yleisterveyden, mielenterveyden ja suunterveyden palveluja korkeakouluopiskelijoille. Osa palveluistamme toteutetaan alihankintana. Tällöin välitämme alihankintakumppanille hoitoa varten tarvittavat tiedot. Alihankintakumppaneiden kanssa yleis- ja mielenterveyspalveluissa käytämme ostopalveluvaltuutusta (OSVA), jolloin alihankintakumppani tallentaa potilastietojärjestelmäkirjaukset suoraan YTHS:n rekisteriin.
• Opiskelijan terveyden edistäminen ja sen suunnittelu: Seuraamme ja edistämme opiskelijoiden hyvinvointia, terveyttä ja opiskelukykyä. Järjestämme kaikille ensimmäisen vuoden opiskelijoille sähköisen terveyskyselyn perustuen terveydenhuoltolakiin (1326/2010). Lisäksi järjestämme yksilöllisiä terveystarkastuksia tarpeen mukaan.
• Laskutus
• Terveydenhuollon ammattihenkilöiden toiminnan valvonta
• Tieteellinen tutkimustoiminta
• Terveydenhuollon lainsäädäntöön perustuva valvonta ja tilastointi: Olemme velvoitetut tuottamaan lakisääteisiä raportteja ja tilastoja toiminnastamme valvoville viranomaisille kuten Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle.
• YTHS:n oman toiminnan tilastointi ja suunnittelu: Kehitämme palvelujamme jatkuvasti. Teemme raportteja ja kyselyitä päätöksenteon tueksi. Tilastointia varten pseudonymisoimme tiedot, eli poistamme sellaisen tiedon, jolla se voidaan yhdistää yksittäiseen henkilöön.
• Toiminnan laadun valvonta: osa hoidon tarpeen arviointiin saapuvista puheluista nauhoitetaan.

Henkilötietojen säilytys

Sähköiset tiedot säilytetään lakisääteisten säilytysaikojen mukaisesti YTHS:n potilastietojärjestelmissä ja sähköisessä arkistossa sekä kansallisessa Kanta-arkistossa.

Paperiaineisto säilytetään lakisääteisten säilytysaikojen mukaisesti YTHS:n potilas- ja asiakastietoarkistoissa.

Rekisteritietojen suojauksen ja tietoturvan toteutus

Tietoverkkojen ja -järjestelmien suojaus, tilaturvallisuuden varmistaminen, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja tietojärjestelmien käytön valvonta sekä riskienhallinta.

Tietojen suojauksesta, säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa rekisterin vastuuhenkilö, YTHS:n johtajaylilääkäri.

Laadun tarkkailun vuoksi tallennettuja puhelutietoja saatamme säilyttää kolmen kuukauden ajan, tallennuksesta informoimme puhelun yhteydessä.

Rekisterin tietosisältö

Keräämme opiskelijoista (rekisteröidyistä) lakisääteiseen velvoitteeseen perustuen käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Käyttötarkoitus määrittää, mitä tietoa kerätään eri tilanteissa.

Kaikista opiskelijoista yliopiston tai korkeakoulun välittämät tiedot (ensimmäisen opiskeluvuoden terveystarkastuksen järjestämistä varten):

• Nimi ja henkilötunnus
• Sukupuoli
• Oppilaitostiedot, oppijanumero, opiskeluoikeuden tyyppi ja alkamispäivä, läsnäolotiedot (lukukausi-ilmoittautuminen, läsnäolevat), oppilaitos, koulutuskoodi, opiskelupaikkakunta, opiskeluoikeuden ohjauksenala

Lisäksi opiskelijan antamat tai henkilökohtaisesti tunnistavat tiedot sekä Omakannan luovutuslupatiedot:

• Yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
• Demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli, äidinkieli, asiointikieli ja kotimaa.
• Esteettömän palvelun turvaamiseksi tarvittavat tiedot, kuten liikuntarajoitteet ja tulkin tarve.
• Lupatiedot, kuten suostumus tekstiviestin käyttöön ja muistutukset hoitoajoista, turvallisista viesteistä ja lomakkeista palveluportaalissa.
• Turvakielto
• Opiskelijan nimeämä yhteyshenkilö.
• Ajanvaraus- ja laskutustiedot.
• Hoidon kannalta välttämättömät terveydentilatiedot, mukaan lukien potilaan tuottamien ja antamien sähköisten lomakkeiden tai vastaavien sisältämät tiedot.
• Kansallisen terveysarkiston eli Kanta-palvelujen edellyttämät informointi, luovutusluvat ja -kiellot.
• Sairaanhoitokustannuksista vastaavan maan tieto
  • Laki rajat ylittävästä terveydenhuollosta (finlex.fi)
  • Laki rajat ylittävästä terveydenhuollosta annetun lain muuttamisesta (finlex.fi)

Edellä olevista johdetut tiedot:

• Johdetulla tiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on päätelty opiskelijan tiedoista, esimerkiksi segmentointi tietynlaisten palveluiden käyttäjien ryhmään tilastointi- ja suunnittelutarkoituksessa.

Kaikki terveydentilaa koskeva tieto on ns. erityistä henkilötietoa, jolla tarkoitetaan tiedon arkaluonteisuutta. Tämän suojaamiseen kiinnitetään erityistä huomiota.

Järjestämme potilasasiakirjat loogisiksi kokonaisuuksiksi ja noudatamme niiden laatimisessa viranomaisten määräyksiä. Näin voimme käyttää tietoja ja tarvittaessa luovuttaa niitä ulkopuolisille kohdassa 6 mainituin ehdoin esimerkiksi jatkohoitoa varten vaarantamatta tietojen saatavuutta, käytettävyyttä, luottamuksellisuutta, eheyttä ja muuttumattomuutta.

Henkilötietojen käsittelijät

Tietoja pääsevät käyttämään vain ne henkilöt, joiden työtehtäviin kuuluu näiden tietojen käsittely.

Säännönmukaiset tietolähteet

Pääasiallisesti henkilötiedot ovat peräisin opiskelijalta itseltään hoidon tarpeen arvioinnin tai hoitotilanteen yhteydessä. Lisäksi tietolähteenä voivat olla opiskelijan täyttämät sähköiset lomakkeet (portaali) tai muut hoidon tarpeen arviointia tai hoitoa tukevat opiskelijan antamat selvitykset.

Henkilökuntamme kirjaa myös muuta tutkimusten ja hoidon edetessä muodostunutta tietoa. Tallennamme myös alihankintapalveluissa muodostuneet hoitotiedot omaan rekisteriimme.

Opiskelijan suostumuksella ja määritetyn luvan laajuudessa vastaanotamme tietoja muista terveydenhuollon toimintayksiköistä ja Kanta-arkistosta.

Vastaanotamme edellä mainittuja demografia- ja oppilaitostietoja Virta-tietovarannosta, joka on opetus- ja kulttuuriministeriön palvelu.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta muille tahoille.

Terveydentilaa koskevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Niiden käyttöä, luovuttamista ja suojaamista ohjaavan lainsäädännön pohjalta on muotoiltu YTHS:n Potilasasiakirjaohje, jolla varmistetaan yhtenäinen toiminta potilastietojen käsittelyssä.

Luovutamme niitä vain alla kuvatuissa tapauksissa:

• Voimme luovuttaa opiskelijan tietoja kolmansille osapuolille, mikäli opiskelija on antanut siihen suostumuksensa suullisesti, kirjallisesti tai sähköisesti. Suostumus edellytetään tietojen luovuttamiseen muille terveydenhuollon toimijoille jatkohoidon järjestämistä varten. Ostopalveluissa palvelun hyväksyminen katsotaan suostumukseksi tietojen luovuttamiseen. Jos opiskelija ei esimerkiksi terveydentilansa vuoksi pysty arvioimaan suostumuksen merkitystä, saamme luovuttaa tietoja hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Tietojen luovuttaminen vakuutusyhtiölle edellyttää osassa tapauksia kirjallisen suostumuksen.
• Voimme luovuttaa opiskelijan henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.
• Voimme luovuttaa tietoja tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa tai terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen luvalla.
• Toimintamme kehittämistä varten voimme luovuttaa yhteistyökumppaneillemme segmenttitietoja opiskelijoista. Yhteistyökumppanit eivät saa yhdistää näitä tietoja niin, että opiskelijan tunnistaminen olisi mahdollista.
• Luovutamme tietoja valtakunnallisia terveydenhuollon rekistereitä ylläpitäville viranomaisille kyseisten rekisterien tarvitsemassa laajuudessa lainsäädännön perusteella. Edellä tarkoitettuja rekistereitä ovat esimerkiksi:
  • hoitoilmoitusrekisteri
  • syöpärekisteri
  • lääkkeiden haittavaikutusrekisteri
  • rokotusten haittavaikutusrekisteri
  • tartuntatautirekisteri

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Emme siirrä tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Profiloinnilla tarkoitetaan mitä tahansa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa henkilötietoja käyttämällä arvioidaan, analysoidaan tai ennakoidaan piirteitä, jotka liittyvät kyseisen henkilön ominaisuuksiin, esimerkiksi käyttäytymiseen tai terveyteen. Emme profiloi opiskelijoita emmekä käytä automaattista päätöksentekoa opiskelijoiden tietoihin.

Rekisteröidyn oikeudet

• Lisätietoa kohdasta: Rekisteröidyn oikeudet

Olemme sitoutuneita ottamaan vastaan opiskelijoiden tietojaan koskevat pyynnöt ja toteuttamaan ne silloin, kun ne ovat oikeutettuja. Käsittelemme pyynnöt kahden kuukauden kuluessa ja annamme tiedon siitä, mihin toimenpiteisiin on ryhdytty, tai tiedon pyynnön hylkäämisestä. Potilasrekisterin tietoihin voi käyttää alla mainittuja oikeuksia.

Tietojen tarkastaminen

Opiskelijalla on oikeus saada kopiot sairauskertomuksistaan ja tarkastaa hänestä kerätyt henkilötiedot. Omien potilastietojen katselu onnistuu helpoiten Kelan Omakanta-palvelussa. Omakannassa on yleis- ja mielenterveyden tiedot alkaen 30.6.2016 ja suunterveyden tiedot 21.12.2021 alkaen. Mikäli halutaan tätä vanhempia tietoja, tulee pyyntö kopioista tehdä verkkolomakkeella tai esittää henkilökohtaisesti tai potilasrekisterin tarkastuspyyntölomakkeella opiskelupaikkakunnan YTHS-palvelupisteeseen. Tietojen luovuttaminen edellyttää opiskelijan tunnistamista, joten kirjeitse esitetyn pyynnön perusteella annettavat tiedot on noudettava palvelupisteestä ja varauduttava esittämään kuvallinen henkilökortti. Kopioiden pyytäminen/tarkastusoikeuden käyttö on maksutonta kerran vuodessa opintojesi ajan ja kerran valmistumisesi jälkeen, hoitosuhteen päätyttyä. Tämän jälkeen veloitamme palveluhinnaston mukaisen maksun.

Epätarkan ja virheellisen tiedon oikaiseminen

Opiskelijalla on oikeus vaatia YTHS:ää oikaisemaan itseään koskevat epätarkat tai virheelliset tiedot. Myös meillä on velvollisuus oikaista havaitsemamme virheelliset henkilötiedot. Terveydenhuoltoalan luonteesta johtuen joudumme toisinaan tekemään päätöksiä puutteellisin tiedoin. Tästä johtuen voimme oikaista vain sellaisen tiedon, joka on objektiivisesti virheellinen kirjaushetkellä käytettävien tietojen perusteella. Opiskelijalla ei ole oikeutta päättää, mitä tietoja hänestä kirjataan. Oikaisupyynnön voi esittää suoraan merkinnän tehneelle työntekijälle hoitokontaktin yhteydessä. Mikäli yhteisymmärrykseen ei päästä, opiskelija voi esittää oikaisupyynnön kirjallisena joko sähköisellä lomakkeella (tunnistautuminen pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella) tai opiskelupaikkakunnan YTHS:n palvelupisteessä (esitettävä henkilöllisyystodistus). Oikaisupyynnön toteuttamisesta päättää YTHS:n alueylilääkäri tarvittaessa yhdessä alueylihammaslääkärin kanssa. Pyynnön hylkäämisen perustelemme kirjallisesti. Oikaistu tieto tulee oikaistuksi myös Kanta-arkistoon.

Puutteellisten tietojen täydentäminen

Opiskelijalla on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä. Yhteystiedot ja asiointikielen voi päivittää Self-verkkopalvelun kautta. Terveydentilaa koskevien tietojen osalta merkittävät puutteet käsittelemme kuin yllä kuvattu tietojen oikaisu.

Lokitietojen tarkastaminen

Keräämme lokitietoja potilasrekisterin tietojen käytöstä ja tietojen luovuttamisesta. Käytämme lokitietoja potilastietojen käytön asianmukaisuuden seurantaan. Mikäli opiskelija epäilee tietojensa väärinkäyttöä, hänellä on oikeus pyytää lokitietojen tarkastamista. Pyyntö tulee tehdä verkkolomakkeella tai potilasrekisterin lokitietopyyntölomakkeella opiskelupaikkakunnan YTHS-palvelupisteeseen (henkilöllisyystodistus esitettävä). Lokitietopyynnön toteuttamisesta päättää YTHS:n alueylilääkäri yhdessä tietosuojavastaavan kanssa. Loki tarkastetaan viimeisen kahden vuoden ajalta. Alueylilääkäri tai alueylihammaslääkäri antaa tarkastuksesta tarvittaessa selvityksen ja opiskelijalla on oikeus saada kopio lokitiedoista. Pyynnön hylkäämisen perustelemme kirjallisesti.

Tietyt yleiset rekisteröidyn oikeudet, kuten tietojen poistaminen, eivät ole käytettävissä potilasrekisteritietoon johtuen sen lakisääteisestä perustasta.

Jos potilasrekisterin tietoja tuhoutuu, vahingoittuu, katoaa, luovutetaan ilman oikeutta siihen tai varastetaan, ilmoitamme asiasta viipymättä, viimeistään 72 tunnin kuluessa tietosuojavirastolle. Mikäli opiskelijoille on todennäköisesti odotettavissa haitallisia seuraamuksia, ilmoitamme myös heille tapahtuneesta tietoturvaloukkauksesta.

Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle henkilötietojen käsittelyyn liittyen.

Lisätietoa löydät tietosuojavaltuutetun ohjeista.

Kun rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja, sen on toteutettava asianmukaiset toimenpiteet rekisteröityjen tietosuojaoikeuksien toteuttamiseksi. Sen on myös helpotettava rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä.

Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus:

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• saada tutustua tietoihinsa
• tehdä oikaisupyyntö tiedoistaan
• tarkastaa tietonsa

Sosiaali- ja terveydenhuollossa henkilötietojen käsittelyä ohjaa lisäksi kansallinen yleis- ja erityislainsäädäntö.

Olemme sitoutuneita ottamaan vastaan opiskelijoiden tietojaan koskevat pyynnöt ja toteuttamaan ne silloin, kun ne ovat oikeutettuja. Käsittelemme pyynnöt kahden kuukauden kuluessa ja annamme tiedon siitä, mihin toimenpiteisiin on ryhdytty, tai tiedon pyynnön hylkäämisestä. Potilasrekisterin tietoihin voi käyttää alla mainittuja oikeuksia.

Tietojen tarkastaminen

Opiskelijalla on oikeus saada kopiot rekisterinpitäjän kirjaamista sairauskertomuksistaan ja tarkastaa hänestä kerätyt henkilötiedot. Omien potilastietojen katselu onnistuu helpoiten Kelan Omakanta-palvelussa. Omakannassa on yleis- ja mielenterveyden tiedot alkaen 30.6.2016 ja suunterveyden tiedot 21.12.2021 alkaen. Mikäli halutaan tätä vanhempia tietoja, tulee pyyntö kopioista tehdä verkkolomakkeella tai esittää henkilökohtaisesti tai potilasrekisterin tarkastuspyyntölomakkeella opiskelupaikkakunnan YTHS-palvelupisteeseen. Tietojen luovuttaminen edellyttää opiskelijan tunnistamista, joten kirjeitse esitetyn pyynnön perusteella annettavat tiedot on noudettava palvelupisteestä ja varauduttava esittämään kuvallinen henkilökortti. Kopioiden pyytäminen/tarkastusoikeuden käyttö on maksutonta kerran vuodessa opintojesi ajan ja kerran valmistumisesi jälkeen, hoitosuhteen päätyttyä. Tämän jälkeen veloitamme palveluhinnaston mukaisen maksun.

Epätarkan ja virheellisen tiedon oikaiseminen

Opiskelijalla on oikeus vaatia YTHS:ää oikaisemaan itseään koskevat epätarkat tai virheelliset tiedot. Myös meillä on velvollisuus oikaista havaitsemamme virheelliset henkilötiedot. Terveydenhuoltoalan luonteesta johtuen joudumme toisinaan tekemään päätöksiä puutteellisin tiedoin. Tästä johtuen voimme oikaista vain sellaisen tiedon, joka on objektiivisesti virheellinen kirjaushetkellä käytettävien tietojen perusteella. Opiskelijalla ei ole oikeutta päättää, mitä tietoja hänestä kirjataan. Oikaisupyynnön voi esittää suoraan merkinnän tehneelle työntekijälle hoitokontaktin yhteydessä. Mikäli yhteisymmärrykseen ei päästä tai hoitosuhdetta kyseiseen työntekijään ei enää ole, opiskelija voi esittää oikaisupyynnön kirjallisena joko sähköisellä lomakkeella (tunnistautuminen pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella) tai opiskelupaikkakunnan YTHS:n palvelupisteessä (esitettävä henkilöllisyystodistus). Oikaisupyynnön toteuttamisesta päättää YTHS:n alueylilääkäri tarvittaessa yhdessä alueylihammaslääkärin kanssa. Pyynnön hylkäämisen perustelemme kirjallisesti. Oikaistu tieto tulee oikaistuksi myös Kanta-arkistoon.

Puutteellisten tietojen täydentäminen

Opiskelijalla on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä. Yhteystiedot ja asiointikielen voi päivittää Self-verkkopalvelun kautta. Terveydentilaa koskevien tietojen osalta merkittävät puutteet käsittelemme kuin yllä kuvattu tietojen oikaisu.

Lokitietojen tarkastaminen

Keräämme lokitietoja potilasrekisterin tietojen käytöstä ja tietojen luovuttamisesta. Käytämme lokitietoja potilastietojen käytön asianmukaisuuden seurantaan. Mikäli opiskelija epäilee tietojensa väärinkäyttöä, hänellä on oikeus pyytää lokitietojen tarkastamista. Pyyntö tulee tehdä verkkolomakkeella tai potilasrekisterin lokitietopyyntölomakkeella opiskelupaikkakunnan YTHS-palvelupisteeseen (rekisteröidyn on esitettävä henkilöllisyystodistuksensa). Lokitietopyynnön toteuttamisesta päättää tietosuojavastaava. Lokitiedot tarkastetaan viimeisen kahden vuoden ajalta. Tietosuojavastaava antaa tarkastuksesta tarvittaessa selvityksen ja opiskelijalla on oikeus saada kopio lokitiedoista. Pyynnön hylkäämisen perustelemme kirjallisesti.

Muuta huomioitavaa

Tietyt yleiset rekisteröidyn oikeudet, kuten tietojen poistaminen, eivät ole käytettävissä potilasrekisteritietoon johtuen sen lakisääteisestä perustasta.

Jos potilasrekisterin tietoja tuhoutuu, vahingoittuu, katoaa, luovutetaan ilman oikeutta siihen tai varastetaan, ilmoitamme asiasta viipymättä, viimeistään 72 tunnin kuluessa tietosuojaviranomaiselle. Mikäli opiskelijoille on todennäköisesti odotettavissa haitallisia seuraamuksia, ilmoitamme myös heille tapahtuneesta tietoturvaloukkauksesta.

Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle henkilötietojen käsittelyyn liittyen.

Lisätietoa löydät tietosuojavaltuutetun ohjeista.

Rekisterin nimi

Sähköisten palveluiden rekisteri

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt

Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö (YTHS), Töölönkatu 37 A 00260 Helsinki.

Yhteyshenkilöt: YTHS:n tietosuojavastaavat Marjo Tipuri ja Aleksi Schrey

Tietosuojavastaava

Sähköposti yleistason kysymyksiin liittyen kyseessä olevaan rekisteriin: tietosuojavastaava(at)yths.fi

Suojattu kanava tietosuojavastaavan yhteydenottoihin: Yhteydenottopyyntö tietosuojavastaavaan

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on antaa opiskelijalle henkilökohtaista hoidon- ja palveluiden ohjausta sekä hänen hyvinvointiinsa liittyvää tietoa. Opiskelija voi vahvan tunnistautumisen jälkeen tallentaa omia tietojaan, viestiä terveydenhuollon ammattilaisen kanssa ja vastaanottaa ilmoituksia palveluihin liittyen.

Rekisterin tietoja voidaan siirtää erilliseen potilastietojärjestelmään, jolloin henkilötietojen käsittely perustuu sosiaali- ja terveydenhuollon asiakassuhteeseen, jota ohjaa terveydenhuollon lainsäädäntö.

Sähköisissä palveluissa hallinnoidaan opiskelijan itsestään kirjaamia tietoja.

Sähköisten palveluiden käyttämisestä syntyviä tilastotietoja voidaan käyttää palveluiden kehittämiseen, tilastointiin, raportointiin sekä palautteen keräämiseen.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Henkilötietojen säilytysaika

Tietojen säilytysajat vastaavat potilastietojen säilytysaikoja.

Rekisterin tietosisältö

Self-palvelu

Opiskelija voi tallentaa YTHS:n sähköisten palveluiden rekisteriin seuraavia tietoja. Self-palveluun kirjatut henkilötiedot välittyvät potilastietojärjestelmään automaattisesti, lomakkeiden tiedot ammattilaisen välityksellä:

• Opiskelijan yksilöinti- ja yhteystiedot (henkilötunnus, etunimi, sukunimi, osoite, kotikunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• Ajanvarausmuistutuksiin liittyvät suostumukset ja kiellot
• Opiskelijan tallentamat tiedot (lomakkeet)

SelfChat

Palveluiden kautta ei synny potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) tarkoittamaa hoitosuhdetta eikä potilastietoja, lukuun ottamatta asiointipalvelua silloin, kun vastaajana on terveydenhuollon ammattihenkilö käsittelemässä terveyteen liittyvää asiaa.

Henkilötietojen käsittelijät

Tietoja pääsevät käyttämään vain ne henkilöt, joiden työtehtäviin kuuluu näiden tietojen käsittely.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot opiskelijoilta itseltään.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Emme luovuta säännönmukaisesti tietojasi. Tietoja voidaan luovuttaa vain rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella tai viranomaisille, joilla on siihen lakisääteinen oikeus.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Emme siirrä tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisteritietojen suojauksen ja tietoturvan toteutus

Sähköisten palveluiden käyttö edellyttää käyttäjän vahvaa tunnistautumista. Tähän käytetään Suomi.fi-tunnistautumista, joka on kansalaisille tarkoitettu verkkotunnistusjärjestelmä.

YTHS:n henkilöstö voi käyttää palveluiden ammattilaisosioita työtehtäviensä mukaisesti potilastietojärjestelmän kautta. Heiltä edellytetään käyttövaltuushallinnan käytäntöjen mukaisia käyttöoikeuksia ja tunnistautumista.

Sovelluksen rekisterit sijaitsevat tietoturvallisessa ympäristössä YTHS:n palveluntuottajalla. Sähköisen asioinnin käyttäjän ja palvelun välinen tietoliikenne on salattua.

Tietojen suojauksesta, säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa rekisterin vastuuhenkilö.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Profiloinnilla tarkoitetaan mitä tahansa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa henkilötietoja käyttämällä arvioidaan, analysoidaan tai ennakoidaan piirteitä, jotka liittyvät kyseisen henkilön ominaisuuksiin, esimerkiksi käyttäytymiseen tai terveyteen. Emme profiloi opiskelijoita emmekä käytä automaattista päätöksentekoa opiskelijoiden tietoihin.

Rekisteröidyn oikeudet

Olemme sitoutuneita ottamaan vastaan opiskelijoiden tietojaan koskevat pyynnöt ja toteuttamaan ne silloin, kun ne ovat oikeutettuja. Käsittelemme pyynnöt kahden kuukauden kuluessa ja annamme tiedon siitä, mihin toimenpiteisiin on ryhdytty, tai tiedon pyynnön hylkäämisestä.

• Katso Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Lisätietoa löydät tietosuojavaltuutetun ohjeista.

Rekisterin nimi

Rajat ylittävä terveydenhuolto

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt

Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö (YTHS), Töölönkatu 37 A 00260 Helsinki.

Yhteyshenkilöt: YTHS:n tietosuojavastaavat Marjo Tipuri ja Aleksi Schrey

Tietosuojavastaava

Sähköposti yleistason kysymyksiin liittyen kyseessä olevaan rekisteriin: tietosuojavastaava(at)yths.fi

Suojattu kanava tietosuojavastaavan yhteydenottoihin: Yhteydenottopyyntö tietosuojavastaavaan

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Tietojenkäsittely perustuu Terveydenhuollon rajat ylittävään lakiin:

• Laki rajat ylittävästä terveydenhuollosta (finlex.fi)
• Laki rajat ylittävästä terveydenhuollosta annetun lain muuttamisesta (finlex.fi)

Henkilötietojen säilytysaika

Potilastietojärjestelmässä laskutus- ja kustannukset korvaava maa -tiedot säilytetään, kuten muutkin potilasrekisteritiedot.

EU-sairaanhoitokorttien ja passien kopioita säilytetään tietoturvallisesti laskutustapahtumia varten, tiedot poistetaan viimeistään 12 kuukautta kortin vanhenemiskuukauden jälkeen.

Rekisterin tietosisältö

Jos sosiaaliturvastasi vastaa toinen EU- tai Eta-maa, Sveitsi, Iso-Britannia tai Pohjois-Irlanti, YTHS:n palvelujen yhteydessä opiskeluterveydenhuollon kulujen korvaamisen perusteeksi tarvitaan eurooppalainen sairaanhoitokortti (EHIC-tai GHIC-kortti tai näitä vastaava väliaikainen todistus) ja laskutuksen liitteeksi sairaanhoitokortistasi tarvitaan kopio. Pohjoismaisilla opiskelijoilla sairaanhoitokulujen korvauksen dokumentiksi käyvät myös passi tai henkilökortti.

Henkilötietojen käsittelijät

Tietoja pääsevät käyttämään vain ne henkilöt, joiden työtehtäviin kuuluu näiden tietojen käsittely.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan opiskelijalta itseltään.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Kopio EU-sairaanhoitokortista (EHIC tai GHIC-kortti tai näitä vastaava väliaikainen todistus) toimitetaan laskutuksen yhteydessä säännönmukaisesti Kelaan.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Emme siirrä tietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Profiloinnilla tarkoitetaan mitä tahansa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa henkilötietoja käyttämällä arvioidaan, analysoidaan tai ennakoidaan piirteitä, jotka liittyvät kyseisen henkilön ominaisuuksiin, esimerkiksi käyttäytymiseen tai terveyteen. Emme profiloi opiskelijoita emmekä käytä automaattista päätöksentekoa opiskelijoiden tietoihin.

Rekisteröidyn oikeudet

Olemme sitoutuneita ottamaan vastaan opiskelijoiden tietojaan koskevat pyynnöt ja toteuttamaan ne silloin, kun ne ovat oikeutettuja.

Yhteydenotot: Yhteydenottopyyntö tietosuojavastaavaan

Rekisterin nimi

YTHS OPY-tarkastukseen liittyvän hyvinvointikysely

Rekisterinpitäjä

Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö (YTHS), Töölönkatu 37 A 00260 Helsinki.

Tietosuojavastaava

Sähköposti yleistason kysymyksiin liittyen kyseessä olevaan rekisteriin: tietosuojavastaava(at)yths.fi

Suojattu kanava tietosuojavastaavan yhteydenottoihin: Yhteydenottopyyntö tietosuojavastaavaan

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Hyvinvointikyselyn vastauksia käytetään opiskeluympäristön (OPY) tarkastuksen yhteydessä kuvaamaan tarkastettavan kohteen opiskelijoiden hyvinvoinnin tilaa. Vastaaja saa kyselystä automatisoidun palautteen.

Henkilötietojen käsittelijät

Tietojen käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. Käyttöoikeudet tietojärjestelmiin ovat vain niillä palveluntarjoajan työntekijöillä, jotka tarvitsevat näitä tietoja tuottaakseen opiskeluterveydenhuollon palveluita. Kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.

Lisäksi tietojärjestelmän ylläpitäjän oikeudet ovat vain niillä tietojärjestelmän toimittajan (Movendos Oy) henkilöillä, jotka tarvitsevat pääsyn tallenteisiin järjestelmän oikean toiminnallisuuden varmistamiseksi.

Järjestelmä tallentaa kyselytietojen käyttäjistä lokitietoja siitä, kuka on tietoja ladannut. Lisäksi lokiin kertyy tieto siitä, mitä tietoja ja milloin niitä on ladattu.

Säännönmukaiset tietolähteet

Hyvinvointikyselyn tiedot kerätään opiskelijoilta itseltään kyselyvastausten perusteella.

Miten tietojasi käsitellään ja säilytetään?

Hyvinvointikyselyssä antamasi vastaustiedot tallentuvat Movendos Oy:n ylläpitämään suojattuun ja luottamukselliseen tietojärjestelmään. Järjestelmän kehittämisessä seurataan ja noudatetaan kaikkia alaan liittyviä lakeja ja määräyksiä sekä henkilötietojen käyttöä sääteleviä lakeja.

Olemme huolehtineet siitä, että tietojärjestelmä täyttää tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvät vaatimukset.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Hyvinvointikyselyn tietoja säilytetään EU/ETA-alueella. Kyselytiedoista koostetaan yleisraportti, kun vastaajia on vähintään 100 kpl/kysely tai 10 % kyselyn saaneista. Yksilölliset kyselyvastaukset poistetaan, kun OPY-tarkastus on tehty. Raporttitiedot sisältyvät OPY-tarkastuskertomukseen.

YTHS saattaa kuitenkin luovuttaa tietoja tutkimuskäyttöön, mutta aina sellaisessa muodossa, että kenenkään henkilöllisyyttä ei voi tunnistaa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Emme siirrä tietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Profiloinnilla tarkoitetaan mitä tahansa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa henkilötietoja käyttämällä arvioidaan, analysoidaan tai ennakoidaan piirteitä, jotka liittyvät kyseisen henkilön ominaisuuksiin, esimerkiksi käyttäytymiseen tai terveyteen. Emme profiloi opiskelijoita emmekä käytä automaattista päätöksentekoa opiskelijoiden tietoihin.

Rekisteröidyn oikeudet

Tietojen käyttöön ja tietoturvaan liittyvät kysymykset voit lähettää tietosuojavastaavalle.

Rekisterinpitäjänä toimii Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö (YTHS), Töölönkatu 37 A, 00260 Helsinki.

YTHS:n tietosuojavastaavat tavoitat verkkolomakkeella.

Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle henkilötietojen käsittelyyn liittyen.

Lisätietoa löydät tietosuojavaltuutetun ohjeista.

Käytämme henkilötietoja terveyden- ja sairaanhoitopalvelujen tuottamisen, lakisääteisen valvonnan ja tilastoinnin, oman toimintamme tilastoinnin ja suunnittelun lisäksi tieteellisen tutkimuksen tekemiseen ja mahdollistamiseen.

• Laki sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä (finlex.fi)

Teemme tieteellistä tutkimusta yliopisto-opiskelijoiden terveydestä, terveyskäyttäytymisestä, elämäntavoista, opiskeluympäristöstä ja terveyspalveluista. Teemme myös tutkimusyhteistyötä ulkopuolisten tutkijoiden ja tutkimuslaitosten kanssa. Potilastietojen käyttö tutkimukseen edellyttää aina viranomaislupaa. Ulkopuoliseen tutkimukseen luovutamme tietoja vain sinun tai terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) luvalla.

Tietosuojasta huolehtiminen on tieteellisen tutkimuksen menestymisen edellytys, joka turvaa tutkittavien luottamusta. Keskeistä on, että henkilötietojen käsittely suunnitellaan koko tiedon elinkaaren ajalta ennen käsittelyn aloittamista.

• Tutustu myös Tietosuojavaltuutetun toimiston tieteellistä tutkimusta koskevaan sivuun (tietosuoja.fi).

Tutkimuksen tekijä vastaa tietosuojaselosteen tekemisestä, henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisesta.

Tietosuojavastaava

Sähköposti yleistason kysymyksiin liittyen kyseessä olevaan rekisteriin: tietosuojavastaava(at)yths.fi

Suojattu kanava tietosuojavastaavan yhteydenottoihin: Yhteydenottopyyntö tietosuojavastaavaan

Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Lisätietoa löydät tietosuojavaltuutetun ohjeista.

Rekisterin nimi

Verkkoseminaarit

Tietosuojavastaava

Yhteydenotot: Yhteydenottopyyntö tietosuojavastaavaan

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käytetään verkkoseminaarin käytännön järjestelyiden toteuttamiseksi. Rekisteri muodostuu YTHS:n järjestämiin verkkoseminaareihin ilmoittautuneiden ja osallistuneiden henkilötiedoista.

Tietojen käsittely perustuu henkilön suostumukseen.

Henkilötietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään korkeintaan kolme kuukautta tilaisuuden jälkeen.

Rekisterin tietosisältö

Nimi, sähköposti, organisaatio, paikkakunta.

Säännönmukaiset tietolähteet

Verkkoseminaariin ilmoittautuneet ja osallistuneet.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Emme luovuta tietoja muihin tarkoituksiin.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Emme siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Profiloinnilla tarkoitetaan mitä tahansa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa henkilötietoja käyttämällä arvioidaan, analysoidaan tai ennakoidaan piirteitä, jotka liittyvät kyseisen henkilön ominaisuuksiin, esimerkiksi käyttäytymiseen tai terveyteen. Emme profiloi opiskelijoita emmekä käytä automaattista päätöksentekoa opiskelijoiden tietoihin.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity voi milloin tahansa peruuttaa ilmoittautumisensa.

Rekisteröidyllä on oikeus:

• tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on talletettu rekisteriin
• saada virheellinen henkilötieto korjattua
• saada tietonsa poistetuksi rekisteristä
• rajoittaa tietojen käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Lisätietoa löydät tietosuojavaltuutetun ohjeista.

Rekisterin nimi

Opiskelijan terveyden edistäminen ja sen suunnittelu

Tietosuojavastaava

Yhteydenotot: Yhteydenottopyyntö tietosuojavastaavaan

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kehitämme ja käytämme digitaalisia palveluja opiskelijoiden terveyden ja hyvinvoinnin edistämiseksi. Ottamalla palvelun/sovelluksen käyttöön, käyttäjä hyväksyy henkilötietojen käsittelyn.

Henkilötietojen säilytysaika

Lopetettuasi palvelun käytön tallentamiasi tietoja säilytetään kaksi vuotta.

Rekisterin tietosisältö

Hyvinvointipalveluissa saatamme käyttää tunnistautumisratkaisuissa henkilötunnusta ja demografiatietoja sekä opiskeluun liittyviä tietoja. Tallennamme vain palvelun kohdistamiseksi tarpeellisia tietoja. Lisäksi ohjelmiin/sovelluksiin tallennetaan käyttäjän itse syöttämiä kyselyvastauksia ja omia mittaustietoja. Asiakkaan tallentamia tietoja käytetään digitaalisten hyvinvointi- ja terveyspalvelujen kohdentamiseen.

Säännönmukaiset tietolähteet

Opiskelijoilta itseltään.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Emme luovuta tietojasi muihin tarkoituksiin.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Emme siirrä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietojen luottamuksellisuus varmistetaan vahvalla kirjautumisella palveluun. Tunnistetiedot välittyvät potilasrekisteristä rajapinnan kautta, eikä niitä muokata erillisessä sovelluksessa.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Profiloinnilla tarkoitetaan mitä tahansa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa henkilötietoja käyttämällä arvioidaan, analysoidaan tai ennakoidaan piirteitä, jotka liittyvät kyseisen henkilön ominaisuuksiin, esimerkiksi käyttäytymiseen tai terveyteen. Emme profiloi opiskelijoita emmekä käytä automaattista päätöksentekoa opiskelijoiden tietoihin.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeus tietojen poistamiseen, tietojen käsittelyn rajaamiseen sekä oikeus vastustaa tietojen käsittelyä toteutuu tuhoamalla kyseinen käyttäjätili. Tarvittaessa tiedot voidaan poistaa aiemmin käyttäjän tätä erikseen vaatiessa.

Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle henkilötietojen käsittelyyn liittyen.

Lisätietoa löydät tietosuojavaltuutetun ohjeista.

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt

Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö (YTHS), Töölönkatu 37 A 00260 Helsinki.

Tietosuojavastaava

Yhteydenottopyyntö tietosuojavastaavaan

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Laskutus (peruuttamattomien poisjääntien laskut)

EU ja ETA- maiden opiskelijoiden laskutuksen osalta tiedot löytyvät kohdasta Rajat ylittävä terveydenhuolto

Henkilötietojen säilytysaika

Laskutukseen liittyen henkilötietojen säilytysaika on kuusi vuotta.

Rekisterin tietosisältö

Henkilön nimi, henkilötunnus, yhteystiedot

Henkilötietojen käsittelijät

Tietoja pääsevät käyttämään vain ne henkilöt, joiden työtehtäviin kuuluu näiden tietojen käsittely.

Säännönmukaiset tietolähteet

Laskutukseen liittyvät tiedot välittyvät potilastietojärjestelmästä laskutusohjelmaan.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Maksamattomien laskujen osalta laskutustiedot siirretään perintätoimistolle.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Emme siirrä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Profiloinnilla tarkoitetaan mitä tahansa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa henkilötietoja käyttämällä arvioidaan, analysoidaan tai ennakoidaan piirteitä, jotka liittyvät kyseisen henkilön ominaisuuksiin, esimerkiksi käyttäytymiseen tai terveyteen. Emme profiloi opiskelijoita emmekä käytä automaattista päätöksentekoa opiskelijoiden tietoihin.

Rekisteröidyn oikeudet

Laskujen oikaisut Self-palvelun lomakkeen kautta tai palvelupisteissä.

Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle henkilötietojen käsittelyyn liittyen.

Lisätietoa löydät tietosuojavaltuutetun ohjeista.