Hoppa till verktygsfältet

Uppdaterad 16.6.2020

Projektet SHVS 2021 har nu pågått i drygt ett år. Vi håller fortfarande den planerade tidtabellen och har inte stött på några betydande problem. Under våren har vi tagit stora kliv från planering till konkret handling.

Information om tjänsterna har spridits i samarbete med FPA genom en gemensam kampanj riktad till de studerande. I kampanjen ingick exempelvis att producera videor riktade till tutorer och arrangera informationstillfällen för de studerande via Skype. Vad tjänsterna beträffar har beredningen av servicemodellen fortsatt, och yrkeshögskolornas specialbehov och särdrag i förhållande till universiteten har kartlagts. Servicemodellen påverkar i väsentlig grad också dimensioneringen av personalstyrkan som planeras just nu.

Flera upphandlingar är under beredning. Den mest betydande är konkurrensutsättningen av samarbetspartnernas serviceställen som offentliggörs under juni månad. Anskaffningen och renoveringen av lokaler är inne i ett intensivt skede, då vårt mål är att de största renoveringsprojekten ska inledas i juli när vi håller sommarstängt och att också de sista hyresavtalen ska bekräftas.

Efter semestrarna blir de viktigaste uppgifterna under slutet av året att slutföra renoveringen av och anskaffningen av utrustning till serviceställena, skapa ett tätare samarbete med yrkeshögskolorna och de nuvarande aktörerna inom yrkeshögskolornas studerandehälsovård, rekrytera och introducera personal i arbetet samt anpassa de nuvarande systemen, tillstånden och planerna till det utvidgade servicenätverket. Också kommunikationen om utbudet av tjänster som är riktad till de studerande intensifieras mot slutet av året.

********

Uppdaterad 14.4.2020

Projektet har framskridit enligt planen och hållit tidtabellen. En betydande helhet som vi arbetar med nu är valet av samarbetspartner på de orter där SHVS inte kommer att ha ett serviceställe som drivs i egen regi. Vi utformar konkurrensutsättningen enligt upphandlingslagen tillsammans med Sansia. Vårt mål är att kunna bekräfta valet av samarbetspartner och var deras serviceställen är belägna senast i september.

När det gäller planeringen av tjänsterna har vi koncentrerat oss på att utforma servicemodellen mer i detalj. Vi har också kartlagt utvidgningens inverkan på personalens kompetensbehov och gjort en uppskattning av det kommande servicebehovet på de olika orterna. Vi har fortsatt med rekryteringskommunikationen och planeringen av hur rekryteringen ska genomföras samt förberett introduktionen av både nuvarande och nya anställda. Kommunikationen och materialen riktade till studerande har vi utarbetat tillsammans med FPA. Anskaffningen av nya lokaler och projektplaneringen som gäller renoveringarna fortskrider planenligt.

Arbetet med projektet fortsätter enligt planen trots coronaviruspandemin. Projektets tidtabell klarar kortare avbrott bra. De mest kritiska helheterna med tanke på längre förseningar är anskaffningen av lokaler samt rekryteringen. I vår beredskapsplan har vi gjort upp planer med tanke på eventuella förseningar och andra utmaningar som pandemin kan medföra.

********

Uppdaterad 13.2.2020

Inom projektet har vi under början av året jobbat med detaljer som gäller servicenätverket och produktionen av tjänster. Vi har exempelvis kartlagt hur studierna på de olika orterna arrangeras och beaktat bland annat särdrag som flerformsstudier medför. Genom att samla information om vilka examen som kan avläggas och hur antalet studerande fördelas försöker vi så noggrant som möjligt kartlägga de studerandes behov av tjänster och vilka kompetenser personalen behöver ha. Vi har också utrett orternas nuvarande studerandehälsovård och planerat hur tjänsterna ska överföras smidigt.

Renoveringen av nuvarande och nya lokaler är också ett stort arbete som framskrider enligt planerna. Serviceställenas behov av lokaler har uträknats och vi håller på att planera hur lokalerna ska placeras på de nuvarande serviceställena. Vid en del serviceställen har arbetet framskridit till projektplaneringsfasen. Målet är att renoveringarna av de nuvarande serviceställena ska infalla under sommaren, så att mottagningsverksamheten inte påverkas. En del av renoveringarna kommer dock att fortsätta också under hösten och de kan leda till förändringar i serviceställenas verksamhet. Vi informerar om eventuella undantagssituationer på grund av renovering för de serviceställen som påverkas.

********

Uppdaterad 10.12.2019

Under slutet av året har projektet främst gått ut på att utforma avtalet mellan FPA och SHVS samt servicenätverket och servicebeskrivningen som hör samman med detta. Riktlinjerna för produktionen av tjänster har i stor utsträckning planerats för alla verksamheter och därtill har antalet anställda och fördelningen av personalen planerats. Vi har genom noggranna förberedelser satsat på lyckad rekrytering och anskaffning av lokaler, vilka utgör de främsta riskerna i projektet. Efter att servicenätverket har fastställts kan vi gå vidare till en mer konkret nivå med båda frågorna när vi vet hurdana lokaler och hurdan personal vi behöver på de olika studieorterna.

**********

Uppdaterad 15.10.2019

SHVS 2021-projektet består av flera helheter som är beroende av varandra, och en stor grupp SHVS-experter deltar i beredningen av dem. I sin helhet pågår projektet i minst två år, fram till sommaren 2021.

För planeringen, uppföljningen och rapporteringen ansvarar en projektchef som anställts för detta och som assisteras av en projektplanerare. Genomförandet övervakas av SHVS styrelse samt en uppföljningsgrupp som utsetts för projektet och där även Finlands studentkårers förbund (FSF) och Finlands studerandekårers förbund (SAMOK) är representerade.

År 2019 planeras och definieras ramarna för det som komma skall

Beredningen av projektet inleddes våren 2019 med planering av projekthelheten, budgeten och servicemodellen (hur tjänsterna produceras). Under slutet av året bereds servicenätverket samt planerna för lokaler, personal och regionmodeller. I praktiken innebär detta planering av på vilka orter, i vilka lokaler och med hurdan personal tjänsterna erbjuds i fortsättningen och hur denna helhet ska ledas administrativt. Ramarna för de tjänster som ska erbjudas planeras både inom projektet och i samarbete med FPA och Social- och hälsovårdsministeriet.

År 2020 uppställs ramarna för utvidgningen

I början av år 2020 ligger fokus starkt på att sprida information om tjänsterna. Kommunikationen som riktar sig till nuvarande och framtida klienter intensifieras ytterligare mot slutet av år 2020.

Rekryteringen inleds våren 2020, men mycket bakgrundsarbete har gjorts redan på förhand. De egentliga arbetsplatsannonserna ser ut att publiceras först efter semestrarna under sommaren 2020, men en möjlighet till kontakt för dem som är intresserade av anställningarna öppnas redan tidigare.

Entreprenader, avtal, lokalanskaffningar och renoveringsplaner som hör samman med det utvidgade servicenätverket genomförs under våren 2020 och under hösten planeras och anskaffas inredning och utrustning till serviceställena. De nya lokalerna inspekteras och tas i bruk före årsskiftet, så att SHVS står redo att betjäna sin utvidgade klientkrets genast i början av år 2021.

År 2021 etableras de nya tjänsterna

Utvidgningen träder i kraft i början av år 2021. Projektet slutar dock inte där utan arbetet fortsätter åtminstone fram till följande sommar. Det verkliga behovet av tjänster klarnar först under de första månaderna, liksom också var och hur våra nya klienter vill använda tjänsterna. Därför har hela projektet som mål att under våren 2021 vid behov kunna göra ändringar mycket flexibelt. Målet är att så fort som möjligt etablera nationellt likvärdiga och tillgängliga tjänster enligt SHVS strategi.