Tietosuoja

YTHS POTILASREKISTERIN TIETOSUOJALAUSEKE

Rekisterin nimi: Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiön potilasrekisteri

Tietosuojalauseke on laadittu: 1.5.2018

Tietosuojalauseke on päivitetty: 16.5.2018

Päivittäjä: Pekka Koskivirta, Maisa Kuusela

Versionumero: 1.0

TIETOSUOJALAUSEKKEEN TIIVISTELMÄ

  • Olemme sitoutuneet suojaamaan palvelujemme piirissä olevien opiskelijoiden yksityisyyttä. Luottamuksesi on meille ensiarvoisen tärkeää!
  • Käytämme henkilötietoja terveyden- ja sairaanhoitopalvelujen tuottamiseen, lakisääteiseen valvontaan ja tilastointiin, oman toimintamme tilastointiin ja suunnitteluun sekä tieteellisen tutkimuksen tekemiseksi ja mahdollistamiseksi.
  • Käsittelemämme tiedot ovat peräisin opiskelijoilta itseltään, henkilökuntamme havainnoista, oppilaitoksilta tai johdettu edellä mainituista.
  • Tarjoamme opiskelijoille tarvittavat vaikutusmahdollisuudet tietojensa käsittelyyn. Kohdasta 8 löydät listan käytössäsi olevista oikeuksista.

TIETOSUOJALAUSEKKEEN SISÄLTÖ

YTHS on sitoutunut suojaamaan korkeakouluopiskelijoiden yksityisyyttä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679), potilaslain (1992/785), sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain (2007/159) ja muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

 

1. KUKA VASTAA TIETOJEN KÄSITTELYSTÄ, MIHIN VOIN OTTAA YHTEYTTÄ?

Rekisterinpitäjänä toimii Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö (YTHS), Töölönkatu 37 A 00260 Helsinki.

Potilasrekisteristä vastaava henkilö on ma. johtajaylilääkäri Maisa Kuusela, yhteydenotto verkkolomakkeella.

YTHS:n tietosuojavastaava on yleislääkäri Pekka Koskivirta, tavoitettavissa maanantaisin klo 12:30-14:30 puh 0468769152 tai verkkolomakkeella. Hänen puoleensa voi kääntyä kaikissa tietojen käsittelyä ja tätä tietosuojalauseketta koskevissa kysymyksissä.

Ethän lähetä sähköpostitse terveydentilaasi tai hoitoasi koskevaa, salassa pidettävää tietoa.

2. MIHIN TARKOITUKSEEN HENKILÖTIETOJANI KERÄTÄÄN?

Potilasrekisterin tietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen ylläpitää potilasasiakirjoja. Käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyjä käyttötarkoituksia varten. Niitä ovat:

  • Potilaan tutkimuksien ja hoidon suunnittelu ja toteutus: Järjestämme opiskelijoille terveyden- ja sairaanhoitopalveluita muun muassa mielenterveys- ja päihdetyön, seksuaaliterveyden ja suun terveydenhuollon aloilta.
  • Opiskelijan terveyden edistäminen ja sen suunnittelu: Seuraamme ja edistämme opiskelijoiden hyvinvointia, terveyttä ja opiskelukykyä. Järjestämme kaikille ensimmäisen vuoden opiskelijoille sähköisen terveyskyselyn. Lisäksi järjestämme yksilöllisiä terveystarkastuksia tarpeen mukaan.
  • Terveydenhuollon lainsäädäntöön perustuva valvonta ja tilastointi: Olemme velvoitetut tuottamaan lakisääteisiä raportteja ja tilastoja toiminnastamme valvoville viranomaisille kuten Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle.
  • YTHS:n oman toiminnan tilastointi ja suunnittelu: Kehitämme palvelujamme jatkuvasti. Teemme raportteja ja kyselyitä päätöksenteon tueksi.
  • Potilasmaksujen laskutus: Pienessä osassa palveluitamme perimme käyntimaksuja. Lisäksi maksuja peritään joistakin lääkärinlausunnoista ja varatuilta ajoilta perumatta pois jäämisestä.
  • Tieteellinen tutkimus: Teemme tieteellistä tutkimusta yliopisto-opiskelijoiden terveydestä, terveyskäyttäytymisestä, elämäntavoista, opiskeluympäristöstä ja terveyspalveluista. Teemme myös tutkimusyhteistyötä ulkopuolisten tutkijoiden ja tutkimuslaitosten kanssa. Potilastietojen käyttö tutkimukseen edellyttää aina viranomaislupaa. Ulkopuoliseen tutkimukseen luovutamme tietoja vain sinun tai terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) luvalla. 

3. MILLAISIA TIETOJA MINUSTA KERÄTÄÄN?

Keräämme opiskelijoista tämän tietosuojalausekkeen kohdassa 2 kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Käyttötarkoitus määrittää, mitä tietoa kerätään eri tilanteissa.

Opiskelijan antamat tai henkilökohtaisesti tunnistavat tiedot:

  • Nimi ja henkilötunnus.
  • Yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
  • Demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli, äidinkieli, asiointikieli ja kotimaa.
  • Oppilaitostiedot, kuten korkeakoulu, opiskelupaikkakunta, koulutusohjelma, opetuksen ala, opintojen alkamisvuosi ja terveydenhoitomaksun maksaminen (YTHS:n palvelujen käyttöoikeus).
  • Esteettömän palvelun turvaamiseksi tarvittavat tiedot, kuten liikuntarajoitteet ja tulkin tarve.
  • Lupatiedot, kuten suostumus tekstiviestin käyttöön ja muistutukset hoitoajoista, turvallisista viesteistä ja lomakkeista palveluportaalissa.
  • Opiskelijan nimeämä yhteyshenkilö.
  • Ajanvaraus- ja laskutustiedot.
  • Hoidon kannalta välttämättömät terveydentilatiedot.
  • Kansallisen terveysarkiston eli Kanta-palvelujen edellyttämät informointi-, suostumus- ja kieltotiedot.

Edellä olevista johdetut tiedot:

  • Johdetulla tiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on päätelty opiskelijan tiedoista, esimerkiksi segmentointi tietynlaisten palveluiden käyttäjien ryhmään tilastointi- ja suunnittelutarkoituksessa.

Kaikki terveydentilaa koskeva tieto on ns. erityistä henkilötietoa, jolla tarkoitetaan tiedon arkaluonteisuutta. Tämän suojaamiseen kiinnitetään erityistä huomiota.

Järjestämme potilasasiakirjat loogisiksi kokonaisuuksiksi ja noudatamme niiden laatimisessa viranomaisten määräyksiä. Näin voimme käyttää tietoja ja tarvittaessa luovuttaa niitä ulkopuolisille esimerkiksi jatkohoitoa varten vaarantamatta tietojen saatavuutta, käytettävyyttä, luottamuksellisuutta, eheyttä ja muuttumattomuutta.

4. MISTÄ LÄHTEISTÄ TIETONI KERÄTÄÄN?

Pääasiallisesti henkilötiedot ovat peräisin opiskelijalta itseltään hoidon tarpeen arvioinnin tai hoitotilanteen yhteydessä.

Henkilökuntamme kirjaa myös muuta tutkimusten ja hoidon edetessä muodostunutta tietoa. Tallennamme myös alihankintapalveluissa muodostuneet hoitotiedot omaan rekisteriimme.

Opiskelijan suostumuksella ja määritetyn luvan laajuudessa vastaanotamme tietoja muista terveydenhuollon toimintayksiköistä ja Kanta-arkistosta.

Vastaanotamme edellä mainittuja demografia- ja oppilaitostietoja Virta-tietovarannosta, joka on opetus- ja kulttuuriministeriön palvelu.

5. KUKA KÄSITTELEE HENKILÖTIETOJANI?

Työntekijämme ovat salassapitovelvollisia ja käsittelevät henkilötietoja vain työtehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Terveydentilaa koskevien tietojen käsittely edellyttää hoitosuhdetta tai muuta erityistä syytä käsittelylle. Voimme joissain tilanteissa ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä kolmansille osapuolille. Tällöin varmistamme sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja muun sovellettavan lainsäädännön mukaisesti ja muutenkin asianmukaisesti.

Emme siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ellei se ole pakollista esimerkiksi palvelimen sijainnista johtuen. Jos siirrämme tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen, ja muuten siten, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojalausekkeeen mukaisesti. Emme siirrä tietoja kansainvälisille järjestöille.

6. LUOVUTETAANKO HENKILÖTIETOJANI KOLMANSILLE OSAPUOLILLE?

Terveydentilaa koskevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Niiden käyttöä, luovuttamista ja suojaamista ohjaavan lainsäädännön pohjalta on muotoiltu YTHS:n Potilasasiakirjaohje, jolla varmistetaan yhtenäinen toiminta potilastietojen käsittelyssä. Emme koskaan myy tai vuokraa mitään henkilötietoja. Luovutamme niitä vain alla kuvatuissa tapauksissa:

  • Voimme luovuttaa opiskelijan tietoja kolmansille osapuolille, mikäli opiskelija on antanut siihen suostumuksensa suullisesti, kirjallisesti tai sähköisesti. Suostumus edellytetään tietojen luovuttamiseen muille terveydenhuollon toimijoille jatkohoidon järjestämistä varten. Jos opiskelija ei esimerkiksi terveydentilansa vuoksi pysty arvioimaan suostumuksen merkitystä, saamme luovuttaa tietoja hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Tietojen luovuttaminen vakuutusyhtiölle edellyttää osassa tapauksia kirjallisen suostumuksen.
  • Voimme luovuttaa opiskelijan henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
  • Voimme luovuttaa tietoja tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa tai terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen luvalla.
  • Toimintamme kehittämistä varten voimme luovuttaa yhteistyökumppaneillemme segmenttitietoja opiskelijoista. Yhteistyökumppanit eivät saa yhdistää näitä tietoja niin, että opiskelijan tunnistaminen olisi mahdollista.
  • Luovutamme tietoja valtakunnallisia terveydenhuollon rekistereitä ylläpitäville viranomaisille kyseisten rekisterien tarvitsemassa laajuudessa lainsäädännön perusteella. Edellä tarkoitettuja rekistereitä ovat esimerkiksi:
    • hoitoilmoitusrekisteri
    • syöpärekisteri
    • lääkkeiden haittavaikutusrekisteri
    • rokotusten haittavaikutusrekisteri
    • tartuntatautirekisteri

7. KUINKA KAUAN TIETOJANI SÄILYTETÄÄN?

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti yllä kohdassa 2 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi.

Potilastiedon säilytysaika on säädetty potilasasiakirja-asetuksessa (2009/298) Yleensä säilytysaika on 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta syntymästä. Säilytysajan päätyttyä hävitämme tiedot. Jos tarvitsemme tietoa esimerkiksi tilastointia varten, pseudonymisoimme sen, eli poistamme sellaisen tiedon, jolla se voidaan yhdistää yksittäiseen henkilöön.

8. MILLAISIA VAIKUTUSMAHDOLLISUUKSIA MINULLA ON?

Olemme sitoutuneita ottamaan vastaan opiskelijoiden tietojaan koskevat pyynnöt ja toteuttamaan ne silloin, kun ne ovat oikeutettuja. Käsittelemme pyynnöt kuukauden kuluessa ja annamme tiedon siitä, mihin toimenpiteisiin on ryhdytty, tai tiedon pyynnön hylkäämisestä. Potilasrekisterin tietoihin voi käyttää alla mainittuja oikeuksia.

Tietojen tarkastaminen

Opiskelijalla on oikeus saada kopiot sairauskertomuksistaan ja tarkastaa hänestä kerätyt henkilötiedot. Omien potilastietojen katselu onnistuu helpoiten Kelan Omakanta-palvelussa. Omakannassa on yleis- ja mielenterveyden tiedot alkaen 30.6.2016. Suunterveyden tietoja alamme viemään Kantaan kesällä 2018. Mikäli halutaan tätä vanhempia tietoja, tulee pyyntö kopioista tehdä verkkolomakkeella tai esittää henkilökohtaisesti tai potilasrekisterin tarkastuspyyntölomakkeella opiskelupaikkakunnan YTHS-toimipisteeseen. Tietojen luovuttaminen edellyttää opiskelijan tunnistamista, joten kirjeitse esitetyn pyynnön perusteella annettavat tiedot on noudettava toimipisteestä. Kopioiden pyytäminen/tarkastusoikeuden käyttö on maksutonta kerran vuodessa, erikseen suun terveyden ja yleis- ja mielenterveyden tietojen osalta.

Epätarkan ja virheellisen tiedon oikaiseminen

Opiskelijalla on oikeus vaatia YTHS:ää oikaisemaan itseään koskevat epätarkat tai virheelliset tiedot. Myös meillä on velvollisuus oikaista havaitsemamme virheelliset henkilötiedot. Terveydenhuoltoalan luonteesta johtuen joudumme toisinaan tekemään päätöksiä puutteellisin tiedoin. Tästä johtuen voimme oikaista vain sellaisen tiedon, joka on objektiivisesti virheellinen kirjaushetkellä käytettävien tietojen perusteella. Opiskelijalla ei ole oikeutta päättää, mitä tietoja hänestä kirjataan. Oikaisupyynnön voi esittää suoraan merkinnän tehneelle työntekijälle hoitokontaktin yhteydessä. Mikäli yhteisymmärrykseen ei päästä, tulee pyyntö esittää kirjallisesti Virheen oikaisupyyntölomakkeella opiskelupaikkakunnan YTHS-toimipisteeseen ja esitettävä henkilöllisyystodistus. Oikaisupyynnön toteuttamisesta päättää YTHS terveyspalveluyksikön johtaja tarvittaessa yhdessä johtajaylilääkärin kanssa. Pyynnön hylkäämisen perustelemme kirjallisesti. Oikaistu tieto tulee oikaistuksi myös Kanta-arkistoon.

Puutteellisten tietojen täydentäminen

Opiskelijalla on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä. Yhteystiedot ja asiointikielen voi päivittää Self-opiskelijaportaalin kautta. Terveydentilaa koskevien tietojen osalta merkittävät puutteet käsittelemme kuin yllä kuvattu tietojen oikaisu.

Lokitietojen tarkastaminen

Keräämme lokitietoja potilasrekisterin tietojen käytöstä ja tietojen luovuttamisesta. Käytämme lokitietoja potilastietojen käytön asianmukaisuuden seurantaan. Mikäli opiskelija epäilee tietojensa väärinkäyttöä, hänellä on oikeus pyytää lokitietojen tarkastamista. Pyyntö tulee esittää potilasrekisterin lokitietopyyntölomakkeella opiskelupaikkakunnan YTHS-toimipisteeseen ja esitettävä henkilöllisyystodistus. Lokitietopyynnön toteuttamisesta päättää YTHS terveyspalveluyksikön johtaja yhdessä tietosuojavastaavan kanssa. Loki tarkastetaan viimeisen kahden vuoden ajalta. Terveyspalveluyksikön johtaja antaa tarkastuksesta lyhyen selvityksen. Halutessaan opiskelijalla on oikeus saada kopio lokitiedoista. Pyynnön hylkäämisen perustelemme kirjallisesti.

Tietyt yleiset rekisteröidyn oikeudet, kuten tietojen poistaminen, eivät ole käytettävissä potilasrekisteritietoon johtuen sen lakisääteisestä perustasta.

Jos potilasrekisterin tietoja tuhoutuu, vahingoittuu, katoaa, luovutetaan ilman oikeutta siihen tai varastetaan, ilmoitamme asiasta viipymättä, viimeistään 72 tunnin kuluessa tietosuojavirastolle. Mikäli opiskelijoille on todennäköisesti odotettavissa haitallisia seuraamuksia, ilmoitamme myös heille tapahtuneesta tietoturvaloukkauksesta.

9. MISTÄ SAAN APUA RISTIRIITATILANTEISSA?

Tarvittaessa oikeuksiesi käytöstä neuvontaa antavat tietosuojavastaava Pekka Koskivirta, tavoitettavissa maanantaisin klo 12:30-14:30 puh 046 876 9152 tai verkkolomakkeen kautta tai potilasasiamies Seija Kankare, tavoitettavissa tiistaisin klo 12.30 -14.30 puh 046 710 1182 tai verkkolomakkeen kautta.

Opiskelijalla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavirastolle, jos hän katsoo, että henkilötietoja on käsitelty EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen tai muun voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vastaisesti. Tietosuojavirasto ilmoittaa valituksen tekijälle valituksen etenemisestä, ratkaisusta ja muutoksenhausta ratkaisuun.

10. MITÄ OVAT AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO JA PROFILOINTI JA KÄYTETÄÄNKÖ NIITÄ TIETOIHINI?

Profiloinnilla tarkoitetaan mitä tahansa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa henkilötietoja käyttämällä arvioidaan, analysoidaan tai ennakoidaan piirteitä, jotka liittyvät kyseisen henkilön ominaisuuksiin, esimerkiksi käyttäytymiseen tai terveyteen. Emme profiloi opiskelijoita emmekä käytä automaattista päätöksentekoa opiskelijoiden tietoihin.

11. VOIDAANKO TÄTÄ TIETOSUOJALAUSEKETTA MUUTTAA?

Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojalauseketta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojalausekkeen sisältöön säännöllisesti.