Dataskyddsbeskrivningen

DATASKYDDSBESKRIVNING FÖR SHVS:S PATIENTREGISTER

Registrets namn: Studenternas hälsovårdsstiftelses patientregister

Dataskyddsbeskrivningen har utarbetats: 1.5.2018

Dataskyddsbeskrivningen har uppdaterats: 14.8.2018

Uppdaterare: Pekka Koskivirta, Maisa Kuusela

Versionsnummer: 1.01

SAMMANFATTNING AV DATASKYDDSBESKRIVNINGEN

  • Vi har förbundit oss att skydda integriteten av studerande som omfattas av våra tjänster. Ditt förtroende är ytterst viktigt för oss!
  • Vi använder personuppgifter för produktion av hälso- och sjukvårdstjänster, lagstadgad övervakning och statistikföring, statistikföring och planering av vår verksamhet samt genomförande och möjliggörande av forskning.
  • Uppgifterna vi behandlar härstammar från studerandena själva, vår personals iakttagelser och läroanstalter eller har härletts från dessa.
  • Vi erbjuder studerandena nödvändiga möjligheter att påverka behandlingen av sina uppgifter. I avsnitt 8 hittar du en lista över dina rättigheter. Du hittar blanketter till exempel begära kopior på dina patientjournaler och begära om rättelse från SHVS webbtjänster.

DATASKYDDSBESKRIVNINGENS INNEHÅLL

SHVS har förbundit sig att skydda högskolestuderandes integritet enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679), patientlagen (1992/785), lagen om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården (2007/159) och övrig tillämplig lagstiftning.

1. VEM ANSVARAR FÖR BEHANDLINGEN AV UPPGIFTER, VEM KAN JAG KONTAKTA?

Registerföraren är Studenternas hälsovårdsstiftelse (SHVS), Tölögatan 37 A, 00260 Helsingfors.

SHVS:s dataskyddsansvariga är allmänläkare Pekka Koskivirta, nås måndagar kl. 12.30–14.30 tfn 0468769152 eller med webbformulär. Till honom kan du vända dig i alla frågor som gäller behandling av uppgifter och denna dataskyddsbeskrivning.

Skicka inte konfidentiell information som gäller ditt hälsotillstånd eller din behandling per e-post.

2. FÖR VILKET ÄNDAMÅL INSAMLAS PERSONUPPGIFTER OM MIG?

  • Behandlingen av uppgifter i patientregistret baserar sig på det lagstadgade kravet att upprätthålla patientdokument. Vi behandlar personuppgifter endast för på förhand definierade användningsändamål. Dessa är:
  • Planering och genomförande av undersökningar och behandling av patienten: Vi ordnar hälso- och sjukvårdstjänster för studerande bland annat inom mental hälsa, rusmedelsarbete, sexualhälsa och oral hälsa.
  • Främjande av studerandes hälsa och planering av detta: Vi uppföljer och främjar studerandes välbefinnande, hälsa och studieförmåga. Vi organiserar en elektronisk hälsoenkät för alla förstaårsstuderande. Dessutom ordnar vi individuella hälsokontroller enligt behov.
  • Övervakning och statistikföring som grundar sig på hälsovårdslagstiftning. Vi har skyldighet att producera lagstadgade rapporter och statistik om vår verksamhet för övervakande myndigheter såsom Institutet för hälsa och välfärd.
  • Statistikföring och planering av SHVS:s verksamhet: Vi utvecklar våra tjänster kontinuerligt. Vi skapar rapporter och enkäter som stöd för vårt beslutsfattande.
  • Fakturering av patientavgifter: För en liten del av våra tjänster debiterar vi besöksavgifter. Dessutom debiterar vi avgifter för vissa läkarutlåtanden och bokade tider som varken använts eller avbokats.
  • Forskning: Vi producerar forskning om universitetsstuderandes hälsa, hälsobeteende, levnadsvanor, studiemiljö och hälsotjänster. Vi gör också forskningssamarbete med externa forskare och forskningsinstitut. Användning av forsknings kräver alltid myndighetstillstånd. För extern forskning överlåter vi uppgifter endast med tillstånd från dig eller Institutet för hälsa och välfärd (THL).

3. VILKA UPPGIFTER INSAMLAS OM MIG?

Vi insamlar personuppgifter om studerande som är nödvändiga för användningsändamålen som beskrivs i avsnitt 2 av denna dataskyddsbeskrivning. Vilka uppgifter som insamlas i olika situationer beror på användningsändamålet.

Uppgifter som en studerande gett eller som identifierar den studerande:

  • Namn och personbeteckning.
  • Kontaktuppgifter, såsom adress, telefonnummer och e-postadress.
  • Demografiska uppgifter, såsom ålder, kön, modersmål, kontaktspråk och hemland.
  • Läroanstaltuppgifter, såsom högskola, studieort, studieprogram, studieområde, studiernas inledningsår och betalning av hälsovårdsavgiften (rätt att använda SHVS:s tjänster).
  • Uppgifter som behövs för att erbjuda obehindrad service, såsom rörelsebegränsningar och behov av tolk.
  • Tillståndsuppgifter, såsom samtycke till användning av textmeddelande och påminnelser om mottagningstider, säkra meddelanden och blanketter i serviceportalen.
  • Kontaktperson som utsetts av den studerande.
  • Tidsbeställnings- och faktureringsuppgifter.
  • Uppgifter om hälsotillståndet som är nödvändiga för behandlingen.
  • Uppgifter om informering, samtycke och förbud som krävs av Nationella hälsoarkivets Kanta-tjänster.

Uppgifter som härletts ur det ovan beskrivna:

  • Härledda uppgifter avser uppgifter som härletts från den studerandes uppgifter, t.ex. segmentering till en grupp av användare av en viss typs tjänster i statistikförings- och planeringssyfte.

Alla uppgifter som gäller hälsotillståndet utgör s.k. särskilda personuppgifter, vilket betyder att uppgifterna är känsliga. Vi fäster särskild uppmärksamhet vid skyddande av detta.

Vi ordnar patientdokument i logiska helheter och följer myndigheternas krav när vi skapar dem. På detta sätt kan vi använda uppgifterna och vid behov överlåta dem till externa parter t.ex. för fortsatt behandling utan att äventyra uppgifternas tillgänglighet, användbarhet, enhetlighet och oföränderlighet.

4. FRÅN VILKA KÄLLOR INSAMLAS UPPGIFTER?

Personuppgifterna har främst getts av studerandena själva i samband med bedömning av vårdbehovet och behandling.

Vår personal antecknar också andra uppgifter som uppstått i samband med framskridande av undersökningarna och behandlingen. I vårt register sparar vi också behandlingsuppgifter som uppstått i underleverantörtjänster.

Med den studerandes samtycke och i den utsträckning det bestämda tillståndet tillåter mottar vi uppgifter från andra verksamhetsenheter inom hälso- och sjukvården och Kanta-arkivet.

Vi mottar ovannämnda demografiska och läroanstaltuppgifter från Virta-databasen som sköts av utbildnings- och kulturministeriet.

5. VEM BEHANDLAR MINA PERSONUPPGIFTER?

Vår personal har tystnadsplikt och behandlar personuppgifter endast i den utsträckning som deras arbetsuppgifter kräver. Behandling av uppgifter som gäller hälsotillståndet kräver ett vårdförhållande eller någon annan orsak till behandlingen. I vissa situationer kan vi externalisera behandlingen av personuppgifter till tredje parter. Då säkerställer vi med avtalsarrangemang att uppgifterna behandlas enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning och också övrig tillämplig lagstiftning och i övrigt på lämpligt sätt.

Vi överför inte uppgifter utanför EU eller EES om det inte är obligatoriskt t.ex. på grund av serverns läge. Om vi överför uppgifter utanför EU eller EES, ser vi till att skyddet av personuppgifter har en tillräcklig nivå bland annat genom att avtala om frågor som gäller personuppgifters konfidentialitet och behandling på det sätt som lagstiftningen kräver, t.ex. genom att använda standardsavtalsfraser som godkänts av Europeiska kommissionen, och i övrigt så att behandlingen av personuppgifterna sker enligt denna dataskyddsbeskrivning. Vi överför inte uppgifter till internationella organisationer.

6. ÖVERLÅTS MINA PERSONUPPGIFTER TILL TREDJE PARTER?

Uppgifter som gäller hälsotillståndet är konfidentiella. På basis av den lagstiftning som styr användning, överlåtelse och skyddande av dem har vi formulerat SHVS:s patientdokumentanvisning som garanterar enhetlig praxis vid hantering av patientuppgifter. Vi säljer aldrig och hyr aldrig ut några personuppgifter. Vi överlåter dem endast i de nedan beskrivna fallen:

  • Vi kan överlåta en studerandes uppgifter till tredje parter om den studerande har samtycket till detta muntligt, skriftligt eller elektroniskt. Samtycke krävs för att uppgifter ska kunna överlåtas till andra aktörer inom hälso- och sjukvården för ordnande av fortsatt vård. Om en studerande t.ex. på grund av sitt hälsotillstånd inte kan bedöma samtyckets betydelse, får vi överlåta uppgifter med samtycke från personens juridiska representant. Överlåtelse av uppgifter till försäkringsbolag kräver i vissa fall ett skriftligt samtycke.
  • Vi kan överlåta studerandes personuppgifter på det sätt som behöriga myndigheters eller andra parters krav förutsätter enligt gällande lagstiftning.
  • Vi kan överlåta uppgifter för vetenskaplig eller historisk forskning förutsatt att uppgifterna har omvandlats till en sådan form att den person uppgifterna gäller inte kan identifieras ur dem eller med tillstånd från Institutet för hälsa och välfärd.
  • För att utveckla vår verksamhet kan vi överlåta segmentuppgifter om studerande till våra samarbetsparter. Samarbetsparterna får inte koppla ihop dessa uppgifter så att det blir möjligt att identifiera den studerande.
  • Vi överlåter uppgifter till myndigheter som upprätthåller nationella hälso- och sjukvårdsregister i den utsträckning registren i fråga kräver enligt lagstiftning. De ovan avsedda registren omfattar t.ex.:
    • vårdanmälningsregistret
    • cancerregistret
    • läkemedelsbiverkningsregistret
    • vaccinbiverknings
    • registretregistret över smittsamma sjukdomar

7. HUR LÄNGE LAGRAS MINA PERSONUPPGIFTER?

Vi sparar personuppgifter endast så länge det är nödvändigt enligt gällande lagstiftning för att genomföra ändamålen som nämnts ovan i avsnitt 2.

Lagringstiden för patientuppgifter regleras i förordningen om journalhandlingar (2009/298). Vanligen är lagringstiden 12 år efter patientens död eller 120 år från födseln. När lagringstiden gått ut förstör vi uppgifterna. Om vi behöver uppgifter t.ex. för statistikföring, pseudoanonymiserar vi uppgifterna, d.v.s. avlägsnar sådana uppgifter som kan koppla uppgifterna till en enskild person.

8. HURDANA MÖJLIGHETER ATT PÅVERKA HAR JAG?

Vi har förbundit oss till att motta studerandes begäran som gäller deras uppgifter och genomföra dem när de är berättigade. Vi behandlar begäran inom en månad och ger information om vilka åtgärder som vidtagits, eller information om att begäran avslagits. Nedan nämnda rättigheter kan användas på patientregistrets uppgifter.

Granskning av uppgifter

Studerande har rätt att få kopior på sina sjukjournaler och kontrollera personuppgifterna som insamlats om den studerande. Enklast kan du granska dina patientuppgifter via Fpa:s tjänst Mina Kanta-sidor. Tjänsten Mina Kanta-sidor innehåller uppgifter om allmän hälsa och mental hälsa fr.o.m. 30.6.2018. Uppgifter om oral hälsa börjar vi överföra till Kanta under sommaren 2018. Om du vill ha äldre uppgifter ska du be om en kopia med vårt webbformulär eller personligen eller med patientregistrets formulär för begäran om granskning som riktas till SHVS:s verksamhetsenhet på studieorten. Överlåtelse av uppgifter kräver att den studerande identifieras, så uppgifter som ges ut på basis av ett brev måste hämtas från verksamhetsenheten. Begäran om kopior/användning av granskningsrätten är avgiftsfri en gång om året, separat för uppgifter om oral hälsa samt allmän och mental hälsa.

Rättelse av inexakta och felaktiga uppgifter

Studerande har rätt att kräva att SHVS:s rättar inexakta eller felaktiga uppgifter. Också vi har skyldighet att rätta fel vi märker i personuppgifter. På grund av hälso- och sjukvårdsbranschens natur måste vi ibland fatta beslut med bristfälliga uppgifter. Därför kan vi endast rätta sådana uppgifter som är objektivt felaktiga på basis de uppgifter som finns tillgängliga vid registreringstidpunkten. Studerande har inte rätt att besluta, vilka uppgifter som registreras om dem. En begäran om rättelse kan i samband med en vårdkontakt riktas direkt till personen som fört in anteckningen. Om samförstånd inte nås ska en skriftlig begäran göras med formuläret för rättelse av fel som riktas till SHVS:s verksamhetsenhet. Dessutom måste legitimation uppvisas. Beslutet om genomförandet av begäran om rättelse fattas av chefen för SHVS:s hälsovårdstjänstenhet vid behov i samråd med den ledande överläkaren. Avslag av begäran motiverar vi skriftligt. Den rättade uppgiften rättas också Kanta-arkivet.

Komplettering av bristfälliga uppgifter

Studerande har rätt till komplettering av bristfälliga uppgifter. Kontaktuppgifter och kontaktspråk kan uppdateras via Self-portalen. Betydande brister som gäller uppgifter om hälsotillståndet behandlas på samma sätt som vid rättelse av uppgifter som beskrivs ovan.

Granskning av logguppgifter

Vi samlar in logguppgifter om användning av uppgifter i patientregistret och överlåtelse av uppgifter. Vi använder logguppgifter för att uppfölja att patientuppgifterna används på ett lämpligt sätt. Om en studerande misstänker att personens uppgifter missbrukas, har personen rätt att be att logguppgifterna kontrolleras. Begäran ska göras med patientregistrets formulär för begäran om logguppgifter och riktas till SHVS:s verksamhetsenhet på studieorten. Dessutom måste legitimation uppvisas. Beslutet om genomförandet av begäran om logguppgifter fattas av chefen för SHVS:s hälsovårdstjänstenhet i samråd med den dataskyddsansvariga. Loggen granskas för de föregående två åren. Chefen för hälsovårdstjänstenheten ger en kort redogörelse av granskningen. Studerande kan få en kopia på logguppgifterna om de vill. Avslag av begäran motiverar vi skriftligt.

Vissa allmänna registrerades rättigheter, såsom avlägsnande av uppgifter, kan inte användas på patientregisteruppgifter på grund av lagstadgade orsaker.

Om uppgifter i patientregistret förstörs, skadas, försvinner, överlåts utan rättighet till det eller stjäls, informerar vi dataskyddsmyndigheten om saken utan dröjsmål, senast inom 72 timmar. Om detta sannolikt förväntas ha skadliga konsekvenser för studerande, informerar vi också dem om datasäkerhetsbrottet.

9. VAR FÅR JAG HJÄLP I TVISTSITUATIONER?

Personen som ansvarar för patientregistret är tf chefsöverläkare Maisa Kuusela, kontakt med webbformulär.

Rådgivning om användningen av dina rättigheter ges vid behov av den dataskyddsansvariga Pekka Koskivirta, nås måndagar kl. 12.30–14.30 tfn 046 876 9152 eller via webbformuläret, eller patientombudsmannen Seija Kankare, nås tisdagar kl. 12.30–14.30 tfn 046 710 1182 eller via webbformuläret.

Studerande har också rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå om den studerande anser att personuppgifter har behandlats i strid med EU:s allmänna dataskyddsförordning eller övrig gällande dataskyddslagstiftning. Dataombudsmannens byrå informerar personen som lämnat in klagomålet om klagomålets framskridande, avgörande och överklagande.

10. VAD ÄR AUTOMATISKT BESLUTSFATTANDE OCH PROFILERING OCH ANVÄNDS DESSA PÅ MINA UPPGIFTER?

Profilering avser all automatisk behandling av personuppgifter, där personuppgifter används för att bedöma, analysera eller förutspå drag som gäller personens egenskaper, t.ex. beteende eller hälsa. Vi profilerar inte studerande och använder inte automatiskt beslutsfattande på studerandes uppgifter.

11. KAN DENNA DATASKYDDSBESKRIVNING ÄNDRAS?

Vi utvecklar våra tjänster kontinuerligt och förbehåller oss rätten att ändra denna dataskyddsbeskrivning utan att informera om det i våra tjänster. Ändringar kan också grunda sig på ändringar i lagstiftningen. Vi rekommenderar att du läser dataskyddsbeskrivningen regelbundet.