Anvisningar för användningen av SHVS e-tjänst

  1. Inte ens med patientens uttryckliga medgivande kan person-, patient- eller vårduppgifter kan sändas via oskyddad e-post. Från 1.9.2013 använder SHVS Medborgarkontot för all kommunikation som gäller patientrelationer enligt beslut 5/2013 fattat av SHVS styrelse.
  2. Uppgiften om att en patientrelation existerar räknas också som en patientuppgift. På eget initiativ får producenten av hälsovården (SHVS) inte via vanlig oskyddad e-post sända klientens namn eller annan information som kunde röja att en patientrelation föreligger vare sig till klienten själv eller till någon annan part.
  3. Via oskyddad e-post får klienten begära allmän information t.ex. om förutsättningarna och praxisen för att erhålla vissa tjänster. Svaren på sådana allmänna förfrågningar får skickas per e-post.
  4. Klienten får inte ombes skicka känsliga person-, patient- eller vårduppgifter via oskyddad e-post. Om klienten trots allt gör detta, får meddelandet tas emot men det får inte besvaras med ett meddelande som innehåller sådana uppgifter som ska hållas hemliga. Om klienten skickar ett meddelande som avses i föregående punkt och om detta av någon anledning besvaras via e-post, ska detta ske genom ett helt nytt meddelande vars innehåll endast får vara av allmän rådgivande art. Detsamma gäller klientresponser, där klienten kan hänvisa till vård som tidigare getts. I dessa fall ska klienten uppmärksammas på att SHVS använder Medborgarkontot som är ett tryggt kommunikationssystem.
  5. Om klienten via e-post hör sig för t.ex. om en tidsbeställning, skickas svaret genom en trygg kommunikations­kanal¹, per telefon eller per brev. Detsamma gäller också andra förfrågningar som inte kan besvaras genom allmän rådgivning utan där klientens namn eller andra klientuppgifter måste yppas.
  6. En följd av dataskydds- och sekretessplikten för SHVS är att SHVS kan sända klienten meddelanden med känsligt innehålla endast via trygga informationskanaler som har tillräckligt stark kryptering där parterna kan identifieras starkt. I följande fall kan SHVS använda sig av SMS per mobiltelefon för att sända information:

    a) Påminnelse om mottagningstider
    b) Avbokning av mottagningstid

Ett villkor för användning av SMS, e-post och trygga informationskanaler inom hälsovården är att patienten gett sitt samtycke.

¹ Trygga kommunikationskanaler är: Medborgarkontot, elektroniska hälsoenkätens responssystem

Källor: Ställningstagande av dataskyddsombudsmannen 1.7.2010, Dnr 1475/41/2009 (på finska)